Egal ob es um Workshops, Seminare, Konferenzen oder Tagungen geht, oft gilt der Leitsatz „form follows function“ auch bei der Veranstaltungsorganisation. Wer also auf der Suche nach einem geeigneten Format ist, sollte sich zuallererst fragen: „Was möchte ich mit meiner Veranstaltung erreichen?“, anstatt die geplanten Themen einfach in ein gängiges Format zu pressen. Wir stellen Ihnen hier vier alternative Möglichkeiten zu den klassischen Formaten vor und gehen insbesondere auf deren Zielsetzung und Eignung ein.

World Café
Bei diesem Format finden sich wechselnde Kleingruppen an mehreren Tischen ein und diskutieren parallel zwei bis drei Fragestellungen.
Geeignet für: World Cafés können bei Gruppengrößen von 15 bis 50 Teilnehmern eingesetzt werden. Das Format eignet sich beispielsweise für Konferenzen, Seminare, Tagungen und Workshops. Durch die entspannte Atmosphäre vereinfacht es zudem, gerade zu Beginn einer längeren oder mehrtägigen Veranstaltung, das Kennenlernen.In der Vorbereitung sollte das Hauptaugenmerk auf die Konzeption der Fragen gelegt werden, die möglichst offen und tief greifend sein sollten, um das Thema gründlich zu beleuchten und eine lebhafte Diskussion zu fördern.
Ziel: Das World Café soll dabei helfen, ein Thema möglichst umfassend und aus verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten. Dabei soll eine offene und lebhafte Diskussionskultur geschaffen werden.
Ablauf: Zu Beginn stellt ein Moderator das Prinzip vor. Jeweils vier bis sechs Teilnehmer und ein Moderator finden sich an einem Tisch ein. Auf der beschreibbaren Tischdecke (aus Flipchart-/Packpapier) werden die Kernergebnisse zusammengefasst. Die Teilnehmer sollen an jedem Tisch zwei bis drei Fragen diskutieren, wofür sie jeweils 15 bis 20 Minuten Zeit haben. Nach dieser Zeit werden die Gruppen durchmischt. Der Moderator führt die neuen Teilnehmer in das Gespräch ein und leitet die Diskussion. Zum Schluss werden die Ergebnisse zusammengetragen und noch einmal im Plenum vorgestellt und reflektiert.
Das gilt es zu beachten: Dieses Format steht und fällt mit den vorbereiteten Fragen. Sie sollten möglichst offen und tief greifend sein, um thematisch breite Diskussionen zu fördern. Zudem sollte ein Moderator zu Beginn im gesamten Plenum die Café-Etikette vorstellen, die das Diskussionsverhalten an den einzelnen Tischen regelt.

Fishbowl
Dieses Format kann als Alternative zur gängigen Podiumsdiskussion gesehen werden. Im Vergleich zur klassischen Variante wechseln die Diskutanten (oder ein Teil von ihnen) permanent.
Ziel: Fishbowl-Diskussionen sollen einen interaktiven Austausch ermöglichen, bei dem die strikte Trennung zwischen Podiumsgästen und Zuschauern aufgehoben wird, da jeder Zuhörer selbst zum Gesprächsteilnehmer auf dem Podium werden und dadurch seine Sichtweise einbringen kann.
Geeignet für: Das Format zeigt seine Stärken vor allem bei Diskussionen, in denen Fragen und Impulse aus dem Publikum eine wichtige Rolle spielen sollen. Besonders interessant wird dies bei Gesprächsrunden mit politischen Vertretern, da auf diese Weise ein aktiver Austausch zwischen Mitgliedern und Praktikern bzw. Betroffenen ermöglicht wird.
Ablauf: Auf dem Podium befinden sich sechs Sessel, rundherum bzw. davor werden Stuhlreihen für das Publikum aufgestellt. Die Diskussion findet lediglich auf dem Podium zwischen vier Experten und dem Moderator statt, aus dem Publikum werden keine Fragen oder Anmerkungen zugelassen. Jedoch können Personen für (z. B. einen Wortbeitrag oder fünf Minuten) Platz auf dem freien Sessel nehmen und sich einbringen. Hierzu können sie an den Moderator ein Zeichen geben oder sich z. B. hinter dem Stuhl (oder am Bühnenrand) anstellen. Zudem steht es jedem Teilnehmer frei, das Podium jederzeit zu verlassen, wenn er das Gefühl hat, alles gesagt zu haben.
Das gilt es zu beachten: Um den gewünschten lebendigen Charakter zu erzeugen, sollte darauf geachtet werden, dass das Publikum auch wirklich eingebunden wird und sich die Podiumszusammensetzung regelmäßig verändert. Hier muss der Moderator routiniert auftreten.

Barcamp
Oft auch „Unkonferenz“ genannt, bietet dieses Format einen alternativen Ansatz zu klassischen Konferenzen, da alle (oder ein Großteil der) Seminare, Workshops und Vorträge von den Teilnehmern erst unmittelbar vor Beginn des Camps selbst festgelegt und ausgearbeitet werden.
Ziel: Das Ziel dieses Formats ist es, ein Programm zu gestalten, das möglichst genau auf die Vorstellungen und Wünsche der Teilnehmer zugeschnitten ist.
Geeignet für: Barcamps eignen sich nicht für Konferenzen, die dazu dienen sollen, einen zuvor bestimmten Themenbereich auf eine festgelegte Art und Weise zu behandeln. Vielmehr wird das Format genutzt, um neue Sichtweisen auf ein Thema zu finden oder den kreativen Prozess der Gruppe zu beschleunigen und auch mal neue Redner/Experten zu Wort kommen zu lassen.
Ablauf: Zu Beginn des Barcamps finden sich alle Teilnehmer ein, um das Programm gemeinsam auszuarbeiten. Dabei kann jeder Teilnehmer kurz sagen, zu welchem Thema er gerne einen Vortrag halten / Workshops leiten würde. Nach einer Abstimmung per Handzeichen wird entschieden, welche Formate und Inhalte über den Tag verteilt stattfinden sollen. Die Koordination dieses Prozesses übernimmt ein Moderator, der auch die grundlegenden Regeln und Ziele vorstellt. Zum Abschluss ist es zudem seine Aufgabe, die Ergebnisse zusammenzufassen und den Erfolg des Camps zu beurteilen.
Das gilt es zu beachten: Wichtige Experten der Branche sollten eingeladen werden, sich in diesem neuen Format einzubringen, damit nicht am Ende unliebsame Fortschrittsverweigerer eine Bühne bekommen. Dennoch können Sie auf die Selbstregulierung der Gruppe vertrauen. Viele Verbände haben mit diesem sehr neuen Format gute Erfahrungen gemacht. Die Infrastruktur sollte dem „Open Space“-Konzept des Formats Rechnung tragen, wobei vor allem ausreichend Material wie Stifte, Flipcharts usw. vorhanden sein sollte sowie verschiedene Räume, die mit der entsprechenden Technik ausgestattet sind.

Poster-Session
Statt klassisch Vorträge auf Bühnen zu halten, bereiten die Präsentierenden jeweils ein Poster vor und die Teilnehmer des Workshops / der Konferenz können von Poster zu Poster gehen und sich die Ansätze und Ideen erklären lassen.
Ziel: Dieses Format soll den Teilnehmern ermöglichen, selbst freier zu entscheiden, welche Inhalte sie interessieren, und ihnen zudem ermöglichen, direkt mit dem Referenten ins Gespräch zu kommen. Geeignet für: Poster-Sessions eignen sich vor allem für Konferenzen, bei denen ein möglichst breites Themenspektrum abgebildet werden soll. Zudem ist es hier leichter möglich, Kontakte mit den Referenten zu knüpfen und einzelne Punkte intensiver zu diskutieren – was für beide Seiten vorteilhaft ist. Auch Gruppenarbeiten aus Workshops lassen sich so gut darstellen.
Ablauf: Der Veranstalter der Session stellt jedem Referent im Vorfeld ein identisches Poster zur Verfügung bzw. gibt eine Größe vor. Das Poster sollte die Kontaktinformationen des Referenten beinhalten und sonst primär auf Grafiken bzw. Bilder setzen, um es für die Teilnehmer leichter zu machen, die Idee schnell zu verstehen. Die Poster-Session selbst findet in einem vorgeschrieben Zeitrahmen statt, in dem sich die Teilnehmer frei bewegen können.
Das gilt es zu beachten: Die Infrastruktur sollte ermöglichen, dass jedem Poster genug Platz eingeräumt wird, damit auch bei größeren Ansammlungen vor dem Poster noch eine geregelte Organisation möglich ist. Idealerweise hängen die Poster in zwei Metern Höhe, sodass Teilnehmer auch aus der Ferne Inhalte erkennen können.

Neben diesen Konzepten gibt es selbstverständlich noch zahlreiche Abwandlungen und alternative Methoden, die Auswahl an klassischen und modernen Formaten ist schier unerschöpflich. Doch beim Versuch, neue Ansätze umzusetzen, sollte nicht vergessen werden, dass diese Veranstaltungen natürlich einen grundlegenden Zweck erfüllen: den Wissensaustausch. Es geht nicht darum, ein hippes Format des Coolness-Faktors wegen zu etablieren. Die Kunst besteht also letztendlich darin, das passende Format für Ihre Zielgruppe zu finden, das es ermöglicht, die eigenen Ziele zu erreichen und gleichzeitig nicht in ein altes Standardmuster zu verfallen.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe 12/2016, S. 6.
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