ADVERB - » Effiziente Jahresplanung 2017 im Verband

Effiziente Jahresplanung 2017 im Verband

Effiziente Jahresplanung 2017

Die Jahresplanung ist für jeden Verband stets ein Balanceakt: Wer zu viel in Stein meißelt, droht unflexibel zu werden und verschwendet wertvolle Ressourcen. Doch zu wenig Planung im Vorfeld kann dazu führen, dass Kommunikationschancen verpasst werden oder auf wichtige Ereignisse nicht effektiv reagiert werden kann. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps an die Hand, wie Sie dieses Dilemma auflösen und dadurch die Arbeit mit Haupt- und Ehrenamt gestalten können.

 

Schritt 1: Vergangenes auswerten und Themen sammeln
Um sich stets weiterzuentwickeln, ist es wichtig, die Maßnahmen und Themen des letzten Jahres zu analysieren und zu evaluieren. Qualitative Analysen sind allerdings sehr zeitaufwendig, und so greifen Kommunikationsverantwortliche häufig auf leicht verfügbare quantitative Zahlen zurück. Hier können beispielsweise die Anzahl der Erwähnungen in der Presse (auswertbar über Genios oder Google) oder die Reichweite auf Social-Media-Plattformen ins Verhältnis zu eigenen Pressemitteilungen oder Posts gesetzt werden. Highlights der Verbandsarbeit (z. B. Kampagnenstart, Branchenzahlen, Mitgliederversammlung) sollten hier einzeln ausgewertet werden. Das Ergebnis dieses Prozesses sollte eine genaue quantitative Übersicht sein, die die Grundlage für die Analyse von Erfolgsfaktoren (z. B. Kooperation, Timing, Mulitplikatoreneinbindung, Aktualität) darstellt.

Um die Jahresplanung zu beginnen, müssen die Rahmenbedingungen erörtert werden. Eine Abfrage bei Fachabteilungen oder ein Blick in den vergangenen Geschäftsbericht geben thematische Anhaltspunkte, ersetzen aber nicht die persönliche Abstimmung mit den Kollegen. Auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen müssen geprüft werden, die wichtigste Frage dabei lautet: Gibt es Mittel für Sonderetats oder Projektmitarbeiter?

Unser Tipp: Binden Sie alle relevanten Gremien und Akteure von Beginn an ein. Eine Rundmail, in der Sie jeden bitten, die wichtigsten Termine des nächsten Jahres sowie die drei wichtigsten Themen und Meilensteine zu nennen, kann die Arbeit erleichtern.

Jahresplanung

Schritt 2: Themen priorisieren und Botschaften festlegen
Mit den Erkenntnissen aus dem Vorjahr und der Themenrecherche können nun Ziele und Botschaften für das kommende Jahr formuliert werden. Um die Zielsetzung noch enger an die Bedürfnisse der Mitglieder anzupassen, können Mitgliederbefragungen herangezogen werden, um Erwartungshaltungen der Verbandsmitglieder kennenzulernen und in die Planung mit einfließen zu lassen.

Ziele, die sowohl aus dem Verband als auch von den Mitgliedern kommen, stehen dann natürlich ganz oben auf der Prioritätenliste. Mit der Erstellung der Prioritätenliste im Rahmen eines halbtägigen Workshops mit Kommunikationsverantwortlichen setzt nun auch die eigentliche Planungsphase ein. Nun entscheidet sich, welche Themen in welchem Umfang und mit welcher Botschaft verfolgt werden sollen.

Unser Tipp: Ambitionierte Ziele sind wichtig und große Visionen erlaubt, doch die Prioritätenliste sollte realistisch und umsetzbar sein. Hier ist es sinnvoll, eigene Ideen stets mit den betreffenden Fachreferenten abzusprechen und dann gebündelt an die Geschäftsführung zu geben, um interne Prozesse zu beschleunigen. Bevor Sie in die Maßnahmenentwicklung gehen, sollten Sie sich absichern und eine Vorauswahl der Themen der Verbandsspitze vorlegen.

Checkliste

Schritt 3: Kalender erstellen und Maßnahmen entwickeln
Bevor mit der Maßnahmenkonzeption begonnen wird, erstellen viele Pressesprecher zunächst einen Wandkalender mit wichtigen Terminen. Dieses Grundgerüst, das auch für die weitere Planung genutzt werden kann, sollte relevante Wahlen sowie wichtige Fachmessen und Gremiensitzungen beinhalten. Außerdem können nationale Gedenk- und Feiertage eine sinnvolle Ergänzung sein. Bei der Erstellung helfen verschiedene Internetquellen, wie die Wikipedia-Seite „2017“, die relevante Ereignisse und Jahrestage zusammenfasst und ebenfalls die „Liste von Gedenk- und Aktionstagen“ bereithält. Politische Termine finden Kommunikationsstrategen auf der Webseite des Deutschen Bundestages oder im kostenpflichtigen Kalender der Deutschen Presseagentur.

Unser Tipp: Nutzen Sie Vorlagen! Einen Jahresplaner für Verbände mit den wichtigsten Terminen aus Politik, Wirtschaft und Sport sowie zahlreichen Jahres- und Aktionstagen können Sie unter www.verbandskalender.de abrufen. Der Kalender enthält außerdem wichtige Messen und Schulferien und bietet Platz für eigene Termine.

Jahresplanung 2017

Steht diese Terminübersicht und sind wichtige verbandsinterne und -externe Ereignisse eingetragen, müssen nun die Kommunikationsmaßnahmen eingearbeitet werden. An welchen Daten sollen Pressemitteilungen verschickt werden, um durch Fakten und Hintergründe zu aktuellen Ereignissen, wie Jahrestagen, Messen etc., möglichst viel Aufmerksamkeit für Verbandsthemen zu erzeugen? Zu welchem Zeitpunkt im politischen Prozess lohnt es sich, Expertenmeinungen zu veröffentlichen, die die eigene Position stärken? Wann sollten Branchenzahlen oder Studien veröffentlicht werden, um die Fachöffentlichkeit von der Branchenbedeutung zu überzeugen? Was soll in den Phasen passieren, die kaum kommunikative Anlässe bieten?

Unser Tipp: Seien Sie kreativ! Jeder Verband hat einige Tage, die für die gesamte Branche wichtig sind, und auch bei wichtigen politischen Ereignissen sollten Sie selbstverständlich präsent sein. Doch wer nichts wagt, der nichts gewinnt. Nutzen Sie also auch Tage, die auf den ersten Blick gerade nichts mit Ihrem Themenbereich zu tun haben, um kreativ und überraschend auf Ihre Position aufmerksam zu machen. Schließlich ist es nicht sinnvoll, alle Verbandsthemen in nur eine Woche spielen zu wollen.

 

Fazit
Zum Abschluss noch eine Binsenweisheit: „Planung ist die halbe Miete“. Selbstverständlich ist eine effiziente Planung wichtig und erleichtert die Arbeit enorm, doch eines ist klar: Vollständig planbar ist ein gesamtes Jahr nicht. Das politische Weltgeschehen folgt keinem genau definierten Mechanismus, und auch national ist es stets wichtig, schnell und adäquat auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.

Doch wer sich gewissenhaft vorbereitet, ist gut gewappnet für das kommende Jahr, und mit den hier aufgezeigten Schritten ist es möglich, relevante Themen öffentlichkeitswirksam zu platzieren oder auf bereits gesetzte Schwerpunkte einzugehen und sie für die eigene Kommunikation zu nutzen.

 

von Christian H. Schuster und Lorenz Rombach, ADVERB

 

Weitere Informationen
- Jetzt solche Artikel abonnieren: Greifen Sie zu, und tragen Sie sich für ein kostenloses Frei-Abonement des “Der Verbandsstrategen – Servicemedium für professionelle Verbandskommunikation” ein.
- Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen (Ausgabe 10/2016, S. 7).

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken

Merken


Ähnliche Beiträge:

Kommentare