Mithilfe von Hausausweisen ist es Interessenvertretern beim Deutschen Bundestag in Berlin und bei EU-Institutionen in Brüssel ohne aufwendige Sicherheitschecks und Anmeldungen möglich, deren Eingänge zu passieren. Mittlerweile ist in Brüssel die Registrierung in einem Lobbyregister jedoch zwingende Voraussetzung für einen solchen Ausweis. Dieser Artikel thematisiert das neue „Transparenzregister der EU“ und gibt Hinweise und Hilfestellungen, wie Sie aktuell in Berlin und Brüssel Hausausweise beantragen können.

Aus Sicht von Interessenvertretern sprechen, neben der Möglichkeit einen Ausweis zu erhalten, noch weitere Gründe für eine freiwillige Eintragung in ein Lobbyregister von politischer Institutionen: Beamte und Bedienstete dieser Einrichtung können sich bei einer Anfrage von Ihnen anhand der im Register eingetragenen Daten über Ihre Organisation informieren. So verfügen Ihre Gesprächspartner schon vor dem ersten Zusammentreffen über erstes Hintergrundwissen, das Ihnen weitere Erläuterungen erleichtert. Sie profitieren durch Ihre Akkreditierung von Serviceleistungen der politischen Institutionen. So bieten das EU-Parlament und die Kommission an, Sie automatisch über öffentliche Konsultation aus 35 Politikfeldern zu informieren.

Auf EU-Ebene existiert seit dem 23. Juni 2011 eine Neuregelung, die eine Onlineregistrierung im Transparenzregister von Europäischem Parlament (EP) und Europäischer Kommission als zwingend notwendige Voraussetzung für die Beantragung eines Hausausweises macht.´
Gab es zuvor zwei getrennte Register, so führen seitdem beide Institutionen ein gemeinsames Verzeichnis.

Organisationen, die bereits auf einer der beiden Listen geführt wurden, haben bis Juni 2012 Zeit, sich in das neue freiwillige Register einzutragen. Langfristig ist damit zu rechnen, dass sich der Europäische Rat an dem gemeinsamen Lobbyregister beteiligen und der Eintrag für Interessenvertreter verpflichtend sein wird. 2013 werden Parlament und Kommission die Einführung des neuen Registers evaluieren und mögliche Änderung beschließen.

Das neue Transparenzregister der beiden EU-Institutionen ist unter der Internetadresse http://europa.eu/transparency-register/index_de.htm zu erreichen. Der Registrierungsvorgang findet sich unter dem Button „Anmeldung“ in der Spalte „Registrieren Ihrer Organisation“ zu finden. In der gleichen Spalte können Sie sich unter „Akkreditierung beim Europäischen Parlament beantragen“ einen Hausausweis beim EP beantragen.

Onlineregistrierung: Lobbyisten auf dem Daten-Highway
Die beiden ersten Seiten des Registrierungsvorganges sind die arbeitsintensivsten, weil sie die Angabe sämtlicher Kontaktdaten und der Geschäftstätigkeit Ihrer Organisation fordern. Da die meisten Felder Pflichtfelder sind, gelangen Sie erst durch das vollständige Eintragen aller erfragten Daten auf die jeweils nachfolgenden Seiten der Registrierung. Wenn Sie auf der Hauptseite des Transparenzregisters dem Link „Anmeldeformular ausfüllen“ folgen, gelangen Sie zu einer Kommissionsseite („Exemplar des Anmeldeformulars zur Ansicht“), die die Inhalte des Anmeldevorgangs geordnet nach Organisationskategorien in einer einzigen pdf-Datei zusammenfasst.

Unser Tipp: Betrachten Sie diese zur Ansicht gestellten Dokumente als Chance, sich vorher über die anzugebenden Inhalte zu informieren. Da das Sekretariat nur die Onlineregistrierung über die Webseite anerkennt, sind diese Dateien lediglich als Hilfestellung gedacht und nicht zur „Offline-Anmeldung“ vorgesehen! Für die Bearbeitung jeder Registrierungsseite steht Ihnen ein Zeitfenster von 20 Minuten zur Verfügung. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Registriervorgang automatisch beendet und Sie werden zur Hauptseite zurückgeleitet. Bereits eingegebene Daten sind dann möglicherweise verloren.

Unser Tipp: Aktivieren Sie in Ihrem Browser daher die Speicherfunktion für Formulardaten und fertigen Sie längere Eingabetexte vorher an, so dass Sie diese bei der eigentlichen Registrierung nur noch mittels „Copy“ und „Paste“ einzufügen brauchen.

Das Register verlangt, dass Sie Ihre Organisation in eine von sechs Kategorien einordnen. Gemäß dieser Einordnung variieren auf der zweiten Seite im Abschnitt „Angaben zu Finanzen“ die einzutragenden Daten. Es ist möglich, dass das Transparenzsekretariat hier unter Punkt 2 das Gesamtbudget Ihrer Organisation abfragt, „einschließlich einer Untergliederung nach Hauptfinanzierungsquellen“ (u.a. aus öffentlicher Finanzierung, Zuschüssen). Oftmals wird zudem die Höhe Ihrer geschätzten Kosten für die Lobbyarbeit eines Geschäftsjahres eingefordert. Organisationen der Kategorien I (Beratungsfirmen, Anwaltskanzleien und selbständige Berater) und II (In-House-Lobbyisten, Gewerbe- und Berufsverbände) sind verpflichtet „Betrag und Quelle der Finanzmittel aus den EU-Institutionen im Finanzjahr n-1 der Registrierung“ anzugeben (Punkt 4). Von Organisationen der Kategorie I wird zudem eine vollständige Liste aller Klienten verlangt, in deren Auftrag sie Lobbytätigkeiten bei den EU-Institutionen durchgeführt haben. „Wenn Sie keine derartige Liste erstellen, wird die Registrierung als nicht zulässig betrachtet“, wie das Sekretariat betont.

Am Ende der Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungsmail, die die Kennnummer Ihrer Organisation und den Benutzernamen enthält. Sie benötigen diesen und Ihr selbst gewähltes Passwort, um Ihre Angaben jederzeit aktualisieren zu können. Ihre Angaben im Register müssen Sie einmal pro Jahr zum ursprünglichen Datum der Registrierung bestätigen, da Ihr Eintrag sonst erlischt.

Brüssel/Straßburg: Zugang zum EU-Parlament
Da das EP weiterhin selbst für die Ausstellung von Hausausweisen für das verantwortlich ist, kann der Antrag über dessen Homepage gestellt werden (http://www.europarl.europa.eu/de). Nach aktueller Aussage des Europäischen Parlaments wird das Verfahren für die Ausgabe von Zugangsausweisen gerade überarbeitet. In der Zwischenzeit gilt die Regelung, dass längerfristige Besucherausweise nur diejenigen Vertreter von Interessengruppen beantragen können, die entweder als Einzelpersonen im Transparenzregister eingetragen sind, oder deren Organisation dort aufgeführt ist. Jedoch berechtigt die Registrierung nicht automatisch zur Ausstellung eines solchen Zugangsausweises, wie Artikel 22 der interinstitutionellen Vereinbarung über das Transparenzregister betont.

Um das für die Beantragung eines Dauerausweises notwendige Word-Dokument zu finden, geben Sie in die Suchfunktion der EP-Webseite „Transparenzregister Einführung“ ein. Sie gelangen dann zu der ersten Seite der Rubrik „Akkreditierte Interessenvertreter“, wo Sie in der Dokumentenliste am Seitenende unter dem Namen „Formular (*.doc)“ eine Aufführung aller Unterlagen und Nachweise finden, die das zuständige Referat von Ihnen verlangt. Der direkte Link lautet: http://www.europarl.europa.eu/pdf/lobbyists/2011/DE.doc. In diesem Dokument ist aufgeführt, welche Dokumente und Nachweise von Ihnen verlangt werden.

Unser Tipp: Füllen Sie das Dokument sorgfältig aus und beachten Sie die verlangten Formalien, da schon ein unvollständiger Kopfbogen auf dem Begründungsschreiben beanstandet werden kann.

Berlin: Zugang zum Deutschen Bundestag
Im Mai 2011 verabschiedete der Ausschuss für Wahlprüfung, Immunität und Geschäftsordnung des Bundestages auf Vorschlag der Sicherheitsbeauftragten der Fraktionen strengere Regeln für die Vergabe von Hausausweisen, die dann vom Ältestenrat am 30. Juni 2011 beschlossen wurden. Bisher war es möglich, als Interessenvertreter einen Hausausweis zu erhalten, wenn fünf Abgeordnete dem Antrag schriftlich zustimmten oder ein(e) Parlamentarische Geschäftsführer(in). Der Ausweis berechtigt zum Zutritt zum Bundestag und zu allen Parlamentsgebäuden und ist ein Jahr lang gültig.

2011 wurden diese Zugangs- und Verhaltensregeln für den Bereich der Bundestagsliegenschaften vom 2. Januar 2002 in der Fassung vom 25. Mai 2005 für Interessenvertreter insoweit geändert (Abschnitt II. Nummer 2 Satz 5 und Satz 6), dass nun ausschließlich benannte Parlamentarische Geschäftsführer einen Antrag befürworten müssen: „Für Interessenvertreter ist es erforderlich, dass die Antragsteller mit einem durch eine/n Parlamentarische/n Geschäftsführer/in einer Fraktion gezeichneten Antrag nachweisen können, dass sie die Gebäude des Deutschen Bundestages nicht zuletzt im Interesse des Parlaments häufig aufsuchen müssen.“

Die zeichnungsberechtigten Parlamentarischen Geschäftsführer werden von ihren Fraktionen dem Referat „Polizei, Sicherungsaufgaben“ der Bundestagsverwaltung (ZR 3) gemeldet. Aktuell sind dies:
– Bernhard Kaster, CDU/CSU-Fraktion
– Iris Gleicke, SPD-Fraktion
– Jörg Van Essen, FDP-Fraktion
– Volker Beck, Grünen-Fraktion
– Dr. Dagmar Enkelmann, Fraktion Die Linke

Zudem werden alle Antragsteller der Bundestagsausweise mit Hilfe des polizeilichen Informationssystem des Bundeskriminalamtes (INPOL) überprüft. Verbände erhalten auf Antrag so viele Ausweise, wie sie namentlich Verbandsvertreter in der „öffentlichen Liste über die Registrierung von Verbänden und deren Vertretern“ beim Präsidenten des Deutschen Bundestages gemeldet haben.

Diese Liste verlangt zur Registrierung eines Verbandes neben den üblichen Namens- und Adressangaben eine kurze Beschreibung der inhaltlichen Verbandsschwerpunkte und eben der Verbandsvertreter (Abschnitt 7). Die gemachten Angaben sind dann öffentlich im Bundesanzeiger und unter dem Link http://www.bundestag.de/dokumente/lobby/index.html einsehbar.
Aufgrund von gestiegenen Sicherheitsanforderungen wird die Anzahl der Hausausweise für Verbände allerdings beschränkt: „Einem Verband werden höchstens fünf Ausweise erteilt“, so die neue Zugangsregel.

Benötigt ein Verband mehr als diese fünf Ausweise oder beantragt er Ausweise für Personen, die nicht zu den gemeldeten Vertreten gehören, dann ist dafür die Zustimmung von einem der oben genannten Parlamentarischen Geschäftsführer notwendig. Bei Vorlage aller notwendigen Nachweise können Verbände dann einen Hausausweis bei der Zentralen Ausweisstelle im Referat ZR 3 erhalten.

Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass Ihre Angaben beim BT zu Ihren gemeldeten Verbandsvertretern immer aktuell sind, dann ersparen Sie sich den „Umweg“ eine(n) der zuständigen Parlamentarischen Geschäftsführer erreichen zu müssen.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe 12/2012, S. 7.