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ABC der Verbands-PR

Social Collaboration

Social Collaboration ist eine sozio-kulturelle Entwicklung, die die Zusammenarbeit von Menschen im Internet beschreibt. Dabei stehen Projektmanagement oder auch Teambuilding im Vordergrund. Mit Hilfe von Plattformen und Kommunikationskanälen im Internet entsteht so eine „vernetzte Zusammenarbeit“. Dies können besonders Verbände für ihre interne Kommunikation nutzen.

Eine Reihe an Tools stehen zur Verfügung, um die Zusammenarbeit von räumlich oder auch zeitlich getrennten Personen zu fördern. Wichtigstes Tool sind hierbei die Social Media, wie zum Beispiel Blogs, Chat-Systeme. Aber auch Datenverarbeitungsprogramme, wie Wikis oder Google Docs können zum Einsatz kommen. Sie helfen Informationen und Ideen zu bündeln und allen zugänglich zu machen. Technisch bietet sich hierfür das Intranet, ein geschützter Bereich auf den nur bestimmte Personen Zugriff haben, an. Per Zugangsschlüssel erhält der Nutzer hier Zugang zu allen verbandsinternen Informationen.

Für Verbände eröffnen sich durch die vernetzte Zusammenarbeit viele neue Möglichkeiten. So können Mitglieder noch besser und schneller über Wichtiges informiert.  Entscheidungsprozesse können deutlich verkürzt werden. Aber auch Kosten können bei einer sinnvollen Nutzung minimiert werden – beispielsweise durch den Wegfall von Printmedien, wie Newsletter. Durch Tools zur Ideensammlung werden noch mnehr Mitglieder in den Entscheidungsprozess eingebunden. Der schnelle und einfache Informationszugriff spricht auch tendentiell passive Mitglieder an.

Dabei ist es jedoch wichtig, dass für Mitglieder eine Art „Pull-Effekt“ entsteht. Sie müssen sich selbst dafür entscheiden, neue Plattformen des Austausches auch aktiv zu nutzen. Bevor diese eingeführt werden, sollten die Mitglieder daher zu ihren sozialen Wünschen und Bedürfnissen befragt werden, um so die richtigen Instrumente auszuwählen. Steht zum Beispiel der vereinfachte Informationsaustausch innerhalb des Verbands im Vordergrund, sollte z. B. ein Chat-Programm ausgewählt werden. Geht es eher um Datenmanagement wäre Google Drive evtl. eine gute Lösung.

Die Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen (KVN) nutzt beispielsweise das Intranet für Datenverwaltung und -analyse, Dokumentation verschiedener medizinischer Techniken, Hausarztverträge, Qualitätsmanagement, etc.

Unabhängig von der Art der Informationsplattform ist es unerlässlich, dass diese ausreichend geschützt sind. Sensible Verbandsdaten sollten gegenüber Hackerangriffen unbedingt gesichert sein. Gleichzeitig sollten die Plattformen  gut strukturiert und nicht informationsüberladen aufgebaut sein. Denn Mehrarbeit sollte durch social collaboration nicht entstehen – im Gegenteil.


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