VERBANDSVERANSTALTUNG

Podiumsdiskussion: Verbandskommunikation interaktiv gestalten

(c)istockphoto.com/timsaKennen Politiker und Medienvertreter die Positionen Ihres Verbandes? Erwarten Ihre Mitglieder Informationen zu aktuellen kontroversen Themen? Möchten Sie mit Experten in den Dialog treten oder gar die Deutungshoheit wiedergewinnen? Die Durchführung von Podiumsdiskussionen kann Ihnen bei einer aktiven Verbandskommunikation helfen, Themen zu besetzen und Zielgruppen zu informieren. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über die wichtigsten Planungs- und Umsetzungsschritte.
Der Nutzen einer Podiumsdiskussion ist zunächst der Austausch unterschiedlicher Meinungen zu einem meist gesellschaftlich/politisch aktuellen oder verbandsbezogenen Thema. Ganz allgemein lassen sich Podiumsdiskussionen nutzen, um bestimmte Zielgruppen (wie z. B. Journalisten, Politiker) auf Standpunkte und Themen (wie z. B. Missstände) hinzuweisen, als Verband die eigene Themenkompetenz in einem Feld zu beweisen oder Mitglieder zu informieren.
Die Diskussion soll die Möglichkeit bieten, verschiedene Positionen zu vergleichen, zu kommentieren und zu bewerten. Mithilfe dieser verschiedenen Standpunkte lassen sich im Idealfall Lösungsansätze für ein zentrales Problem entwickeln.
Organisation und Planung
Für die Organisation einer Podiumsdiskussion müssen zunächst das Kommunikationsziel und das Thema benannt werden. Meist ist Letzteres in einer Leitfrage integriert, die zugleich auch Titel der Veranstaltung sein kann. Die räumliche Planung (Saal, Bühne, Bestuhlung, Technik, Garderobe, Verkehrsanbindung) läuft häufig parallel zur Referenten- und Moderationsabfrage und zur Terminfestlegung.
In der Regel werden Veranstaltungen besser besucht, bei der auch verbandsferne bzw. -kritische Gäste auf dem Podium vertreten sind. Auch Medien berichten über solche Veranstaltungen mit einer höheren Wahrscheinlichkeit. Ebenso wichtig ist die Frage nach einer professionellen und gut vorbereiteten Moderation.
Um das Kommunikationsziel und die damit verbundene Zielgruppe zu erreichen, ist auch das Timing nicht unerheblich. Hier muss neben möglichen Konkurrenzveranstaltungen auch auf die Themenaktualität geachtet werden.
Unser Tipp: Bitten Sie die Podiumsteilnehmer, Ihnen ein bis zwei Tage vor der Veranstaltung ein stichpunktartiges Thesenpapier und eine Kurzvita zuzusenden. Kopiert und ausgeteilt, macht dies auf die Gäste einen professionellen Eindruck und bietet einen hohen Mehrwert. Journalisten erhalten zitierfähiges Material und der Moderator hat die Möglichkeit, seine Fragen gezielter zu stellen.
Lockern Sie die Veranstaltung mit einem Cateringangebot auf. Das kann lediglich ein Stehempfang mit Getränken sein oder aber auch ein gemeinsames Essen am Ende des Abends. In jedem Fall ist Fingerfood zu empfehlen. Weisen Sie auch schon auf der Einladungskarte darauf hin, damit sich die Gäste entsprechend darauf einstellen können.
(c)istockphoto.com/timsa Einladungsmanagement
Stehen die Redner bzw. Teilnehmer der Podiumsdiskussion fest, ist es an der Zeit, die Einladungen zu versenden. Im Idealfall sollten die Einladungen mit zwei Wochen Vorlauf versandt werden. Neben dem Hinweis in verbandseigenen Medien (Zeitschrift, Website) sollten bei öffentlichen Veranstaltungen auch die lokale und die Fachpresse informiert werden. Für den Verband wichtige Medienvertreter sollten ein bis zwei Tage vor dem Termin telefonisch kontaktiert und auf den jeweiligen Berichterstattungsgrund (Nachrichtenwert) hingewiesen werden. Auch Podiumsteilnehmer, Sponsoren und Partner sollten Einladungen erhalten, damit sie ebenfalls auf die Veranstaltung hinweisen können.
Unser Tipp: Zeigen Sie, was Sie haben, übertreiben Sie es aber nicht. Fahnen, Banner, Stellwände, Give-aways, Imagebroschüren und Mitgliedsanträge: Prinzipiell könnten Sie alles einsetzen. Wählen Sie aber den Mittelweg, schließlich geht es bei dem Event nicht um den Verbandstag, sondern um einen Diskussionsabend. Jeder soll wissen, dass Sie da sind, aber niemand soll denken, Sie wollten den Veranstaltungsort als neue Hauptgeschäftsstelle einrichten.
Verlauf der Podiumsdiskussion
Zu Beginn stellen die Podiumsteilnehmer ihre eigene Position mit den wichtigsten Argumenten dar. Hier ist vom Moderator darauf zu achten, dass jeder Redner die Gelegenheit hat, sein vorbereitetes Profil in einem zeitlichen Rahmen darzustellen, ohne unterbrochen zu werden.
Im weiteren Verlauf der Diskussion, sozusagen in der zweiten Runde, darf jeder die anderen Positionen bewerten. Die dritte Runde wird meist durch eine offene Frage des Moderators zur Veränderung des Diskussionsgegenstandes eröffnet.
Hierbei wird die Problematik aufgegriffen, die aus dem zweiten Teil der Diskussion ersichtlich geworden ist. Aus dieser Frage werden sich erneut unterschiedliche Stellungnahmen entwickeln. Als Gesprächsleiter fasst der Moderator am Ende noch einmal die wichtigsten Punkte sowie offene Fragen zusammen und verabschiedet sich von Zuhörern und Diskussionsteilnehmern.
Unser Tipp: Für einen Artikel in der Verbandszeitschrift oder eine spätere Dokumentation sollte bereits während der Veranstaltung eine Zusammenfassung erstellt werden.
Positiv in Erinnerung bleiben Sie als Veranstalter, wenn die Gäste am Ausgang noch eine Kleinigkeit für den Heimweg überreicht bekommen. Dies kann z. B. ein Traubenzucker mit dem Verbandslogo sein.
Gehen Sie sammeln. An der Garderobe sollten Sie zwei Glasbehälter aufstellen: einen für die Rückgabe der Namensschildchen und einen, in dem interessierte Besucher ihre Visitenkarte hinterlassen können.
(c)istockphoto.com/timsaDank und Dokumentation
Nach der Veranstaltung können die von der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit vorbereiteten Texte mit Originalzitaten aufgefüllt und um aktuelle Fotos ergänzt werden: Je nach Relevanz und Aktualität können diese Informationen an Medienvertreter gesandt werden und in Verbandsmedien (Website, Zeitschrift) publiziert werden.
Unser Tipp: Lassen Sie sich die Zitate noch am Veranstaltungsort von den Podiumsteilnehmern freigeben. Das erspart die spätere Abstimmung.
Professionelle Fotos sind das A und O der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit; dies gilt auch für die Dokumentation der Veranstaltung. Deswegen sollten Sie einen professionellen Fotografen für das Event engagieren und auf der Einladungskarte darauf hinweisen, dass die Bilder für Veröffentlichungen des Verbandes genutzt werden.
Checkliste: Ablauf einer Podiumsdiskussion
– Haben Sie ein passendes Thema gewählt?
– Haben Sie eine passende Location gefunden (Saal mit Bestuhlung und Bühne)?
– Sind technische Anlagen vorhanden (Mikrofone/Lautsprecher/Beamer/Leinwand)?
– Ist ein Datum für die Veranstaltung festgesetzt?
– Hat die Veranstaltung einen zeitlich festgesetzten Rahmen?
– Sind die Teilnehmer (Redner der Veranstaltung) ausgewählt (Einladungen verschickt)?
– Wurde von den Teilnehmern ein Thesenpapier erstellt?
– Sind Presse bzw. Fotografen eingeladen?
– Wird die Podiumsdiskussion multimedial (z. B. Präsentationen) unterstützt?
– Ist ein neutraler Moderator für die Veranstaltung gefunden?
– Sind Gäste als Zuhörer eingeladen (Einladungen verschickt)?
– Ist eine Pressemitteilung mit Thema/Datum/Ort/Zeit herausgegeben worden?
– Ist für eine Methode der Dokumentation gesorgt?
– Ist der zeitliche Ablauf der Veranstaltung organisiert?
– Sind Angebote von Cateringfirmen eingeholt worden?
– Ist für Getränke/Snacks/Fingerfood gesorgt?
– Wurde die Veranstaltung im verbandseigenen Newsletter bekannt gegeben?
von Lisa M. Perl, IFK Berlin
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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 05/2013, S. 4).

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