Ehrenamtskommunikation

Informieren, leiten und zur Seite stehen

Die Zahl des bürgerlichen Engagements ist in den letzten Jahren stark gestiegen. Laut einer Studie, die im Auftrag der Bertelsmann Stiftung und des Stifterverbands für die Deutsche Wissenschaft in Auftrag gegeben wurde, findet ehrenamtliches Engagement in rund 615.000 Vereinen, Verbänden, Stiftungen und gemeinnützigen Gesellschaften statt. Die Kommunikation und Steuerung von Ehrenamtlern ist nicht immer leicht: Einerseits brauchen sie jemanden, der ihnen den Weg aufzeigt und eine Richtung vorgibt. Dabei dürfen die Engagierten nicht vergrault werden. Andererseits brauchen sie auch ihre Freiräume und das Gefühl eigenverantwortlich zu agieren.
Grundsätze festlegen
Um eine Strategie zur Ehrenamtskommunikation festlegen zu können, sollte eine Bestandsaufnahme gemacht und wichtige Parameter analysiert werden. Wie viele Ehrenamtler engagieren sich bereits im Verband? In welchen Bereichen und auf welchen Ebenen findet dieses Engagement bisher statt? Sind diese Fragen beantwortet, gilt es herauszufiltern, ob der ehrenamtliche Einsatz effizient ist: Stehen die Kosten zur Kommunikation und Koordinierung des Ehrenamts im Verhältnis zum Ertrag? Ist die Zahl der Ehrenamtler innerhalb des Verbands sinnvoll verteilt? Die Analyse der verbandsspezifischen Rahmenbedingungen ist ein wichtiger Schritt, um interne Strukturen zu etablieren sowie Aufgaben und Befugnisse für die Ehrenamtlichen zu bestimmen.
Unser Tipp: Beachten Sie, dass es verschiedene Typen von Ehrenamtlichen gibt, die unterschiedliche Bedürfnisse haben. Dementsprechend sollten Sie berücksichtigen, welche Anforderungen Sie an die ehrenamtlich Engagierten stellen. Gegebenenfalls müssen an der ein oder anderen Stelle, was beispielsweise die Verfügbarkeit oder Professionalität betrifft, Zugeständnisse gemacht werden.
Mehrwert schaffen und transportieren
Neben den Bedürfnissen haben Ehrenamtliche ganz unterschiedliche Motivationen für ihr Engagement. Zum einen können materielle Gründe entscheidend sein. Sei es, dass die ehrenamtliche Arbeit im Verband zur eigenen Kundenakquise genutzt wird, oder sei es der betriebswirtschaftliche Nutzen, der durch Wissensvorsprung erreicht wird. Auch immaterielle Gründe, wie die persönliche Sinnstiftung, die eigene Verwirklichung oder der Zugewinn von Selbsterfahrung, können Beweggründe sein, warum sich Menschen engagieren. Hauptamtliche können diese Motivationen nutzen und es jedem Einzelnen ermöglichen, seine Stärken und Kompetenzen für die Verbandsprojekte einzubringen.
Koordinierung
Um den Einsatz der ehrenamtlichen Tätigkeiten zu steuern, sollten innerhalb der Geschäftsstelle klare Zuständigkeiten festgelegt werden. So ist die Zusammenstellung eines Teams, das die Koordinierung, Professionalisierung und Kommunikation der Ehrenamtler vornimmt, ein wichtiger Schritt.
Unser Tipp: Kommunizieren Sie Ihren Ehrenamtlern, welche Personen innerhalb des Verbands für sie zuständig sind, und geben Sie ihnen die Kontaktdaten weiter, damit sie bei Fragen oder Problemen wissen, an wen sie sich wenden können.
Umsetzung und Instrumente
Das einzig wahre Patentrezept zur erfolgreichen Ehrenamtskommunikation gibt es sicherlich nicht. Dennoch sollten die folgenden fünf goldenen Regeln beachtet werden.
1. Mitglieder informieren!
Um bei allen aktiven Mitgliedern einen einheitlichen Wissensstand zu schaffen, sollten die Ehrenamtlichen regelmäßig über Neuigkeiten aus dem Verband informiert und Sprachreglungen geschaffen werden. Die Nutzung mehrerer unterschiedlicher Kommunikationskanäle ermöglicht es, Inhalte möglichst breit zu streuen und somit viele Personen zu erreichen. Ob mit einem E-Mail-Newsletter, in einem exklusiven Mitgliederbereich auf der Verbandswebsite oder in einer Mitgliederzeitschrift, die Ehrenamtlichen sollten durch diese Instrumente mit den wichtigsten Informationen aus den Gremien und der Geschäftsstelle versorgt werden.
Aber auch der persönliche Kontakt zu den Ehrenamtlichen ist wichtig, um Neuigkeiten direkt und schnell zu vermitteln. In Notfällen zahlt sich eine gründlich geführte und stets aktualisierte Datenbank mit allen Mitgliederdaten aus. Neben den postalischen Adressen sollten auch Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Mitglieder für alle Mitarbeiter, die unmittelbar mit den Ehrenamtlichen kommunizieren, schnell verfügbar sein. Hierbei gilt es jedoch unbedingt, die Bestimmungen zum Datenschutz beim Umgang mit diesen sensiblen Daten zu beachten.
Unser Tipp: Ein Sonderservice kann die exklusive Vorabinformation mittels Sammel-SMS sein. Auf diese Weise gelingt es Ihnen, schnell und einfach eine größere Anzahl an Ehrenamtlichen zu erreichen und die Sichtweise bzw. Sprachregelung der Geschäftsstelle breit zu streuen.
2. Ehrenämter professionalisieren!
Neben der Weitergabe von Informationen sollten Verbände ihren Mitgliedern Weiterbildungsangebote zu wichtigen allgemeinen Themen oder zu bestimmten inhaltlichen Aspekten des Verbands bieten. Diese können zum Beispiel im Bereich der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, des Lobbyings, des Vereinsrechts oder der Jahresplanung liegen. Für den Verband hat das einen großen Nutzen: Durch das Angebot an Workshops oder Seminaren wird das Ehrenamt professioneller und effizienter, gleichzeitig aber werden die Mitglieder an den Verband gebunden. Idealerweise transportieren die Mitglieder den Mehrwert der Verbandsmitgliedschaft nach außen und hinterlassen bei potenziellen Neumitgliedern einen positiven Eindruck.
Unser Tipp: Stellen Sie neuen Ehrenamtlichen „alte Hasen“ als Mentoren zur Seite. Die Neulinge können so von den praktischen Erfahrungen des anderen profitieren und sich schnell in das Themen- bzw. Aufgabengebiet einarbeiten.
3. Arbeit erleichtern!
Um die Ressourcen der Ehrenamtler zu schonen und sie bei der Ausübung ihrer freiwilligen Tätigkeit zu unterstützen, sollten administrative Aufgaben für sie so gering wie möglich gehalten werden. Handreichungen zu bestimmten Themen und Checklisten können den Ehrenamtlichen bei ihrer täglichen Arbeit helfen und Handlungsabläufe erleichtern (wie zum Bespiel: Wie organisiere ich eine Podiumsdiskussion? Wie rechne ich Ausgaben für den Verband ab?). Dabei ist nicht die möglichst große Anzahl an umgesetzten Maßnahmen entscheidend, sondern vielmehr welche Bedürfnisse die Mitglieder haben und welche Formen der Unterstützung sie benötigen.
Unser Tipp: Finden Sie heraus, wie Sie individuell und effektiv mit Ihren ehrenamtlich Engagierten kommunizieren können und welche Instrumente für Ihren Verband realisierbar sind. Eine Umfrage unter den Ehrenamtlern, in der die Wünsche und Bedürfnisse der Mitglieder abgefragt werden, kann hier sehr hilfreich sein.
4. Konflikten vorbeugen!
Die Kommunikation mit Ehrenamtlichen kann auch bei bester Planung und Strategie beispielweise durch Streitigkeiten unter den Mitgliedern oder weitreichendere Konflikte innerhalb des Verbands ins Stocken geraten. Um sich anbahnende Konflikte zu erkennen und im entscheidenden Augenblick eingreifen zu können, sollte der Umgang mit solchen Situationen im Vorhinein geklärt werden. Dazu hilft es, sich einen Überblick über verschiedene Techniken und Maßnahmen zu verschaffen.
Im Allgemeinen lassen sich laut dem Konfliktforscher Friedrich Glasl drei Ebenen der Eskalation mit insgesamt neun Abstufungen unterscheiden. Diese reichen von dem ersten Auftauchen von Spannungen über den Gesichtsverlust bis hin zur gegenseitigen Vernichtung. Je nach Grad des Konflikts können spezifische Deeskalations- bzw. Konfliktlösungsstrategien angewandt werden.
Um den Konfliktherd und das Ausmaß des Konflikts innerhalb eines Verbands zu lokalisieren, sollte analysiert werden, ob es sich um eine kleinere Meinungsverschiedenheit zwischen zwei Mitgliedern handelt oder ob sich ein tiefer greifender Konflikt, der das Verbandsimage bedrohen könnte, entwickelt. Hauptamtliche Mitarbeiter sollten diese Entwicklungen erkennen und adäquat handeln können, um zu deeskalieren und Lösungen zu schaffen.
Aber es muss gar nicht erst zu Streitigkeiten kommen: Eine offene Kommunikation, klare Zuständigkeiten und Aufgabenbereiche sowie konstruktive Kritik zwischen allen Beteiligten, sowohl Hauptamtlichen als auch Ehrenamtlichen, sollten Grundvoraussetzungen sein.
Unser Tipp: Holen Sie sich Unterstützung von externen Dienstleistern (z. B. Mediatoren oder Schlichtern), wenn die Fronten sich doch einmal verhärten sollten. Oft kann der objektive Blick von außen auf die Streitigkeit helfen, geregelt und sachlich Argumente auszutauschen und das Problem zu lösen.
5. Engagement honorieren!
Zur Arbeit mit Ehrenamtlichen gehört es auch, das freiwillige Engagement in regelmäßigen Abständen zu würdigen. Sicherlich stehen hinter der ehrenamtlichen Arbeit nicht immer nur soziale Gründe, sondern auch die persönliche Verwirklichung jedes Einzelnen. Das Ehren von vor allem langjährig aktiven Mitgliedern ist ein wichtiger Schritt zur Bindung dieser Mitglieder und Aufrechterhaltung des ehrenamtlichen Einsatzes. Dabei haben silberne und goldene Ehrennadel natürlich ihre Daseinsberechtigung. Verbände sollten aber auch andere leicht realisier- und organisierbare Möglichkeiten nutzen, den Ehrenamtlichen von Zeit zu Zeit ein Zeichen der Wertschätzung des Geleisteten zu geben. Schon durch eine Geburtstagskarte oder exklusive Vergünstigungen (z. B. durch den Verband bezahlte Anreise zur Mitgliederversammlung oder reservierte Sitzplätze) fühlen sich die Ehrenamtlichen in ihrem Engagement bestätigt.
Unser Tipp: Bedanken Sie sich bei Ihren Ehrenamtlichen, indem Sie sie zum Beispiel mit einem besonderen Geschenk überraschen. Sei es ein exklusives Dinner oder ein anderes Event, seien Sie kreativ und organisieren Sie mit den Mitteln, die Ihnen zur Verfügung stehen, ein originelles Dankeschön. Mitunter lassen sich hierfür auch Sponsoren gewinnen, die einen Teil der Kosten übernehmen können.
von Christian H. Schuster und Heike Hoffert, IFK Berlin
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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 07/2014, S. 4).

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