Veranstaltungsorganisation

Der internationale Verbandskongress

Sie setzen auf globale Dynamik und möchten einen internationalen Erfahrungsaustausch unter Fachleuten und Kollegen Ihrer Branche fördern? Überlegen Sie, Ihre Mitglieder zu motivieren und neue Anreize für Ihre Arbeit zu schaffen? Oder wollen Sie umfassende Informationen, Entwicklungen und Trends mitteilen und dafür sorgen, dass eine intensive und kritische Auseinandersetzung mit den Inhalten stattfindet? Dieser Artikel erläutert Ihnen, worauf Sie bei Konzeption und Planung solcher Events achten müssen, wie die Durchführung zum Erfolg wird und welche Rolle eine solide Nachbereitung spielt.
Kommunizieren Sie Ihre Anliegen mit einem Kongress und nutzen Sie die Chancen dieser Veranstaltungsform. Mit der passenden Zusammenstellung von Fach- und Plenumsvorträgen sowie Workshops und einem unterhaltsamen Rahmenprogramm werden die Kongressteilnehmer sowohl informiert, aktiviert als auch für die weitere Verbandsarbeit motiviert. Während der mehrtägigen Veranstaltung erhalten die Besucher einen profunden Know-how-Transfer zu aktuellen und relevanten Themen. Ferner können sie auf renommierte Gastredner treffen. Es besteht zudem die Möglichkeit, nach Vorträgen, in Diskussionsrunden und Workshops Erfahrungen und Insider-Tipps mit Kollegen und anderen Branchenvertretern auszutauschen. Nicht zuletzt erzielt ein internationaler Kongress öffentliche Aufmerksamkeit und kann bedeutsame Einnahmen für den Verband generieren. Da diese Form der Veranstaltung, die insbesondere im internationalen Rahmen oftmals von weit mehr als 1.000 geladenen Gästen besucht wird, gilt es in Hinblick auf die Planung, Durchführung und Nachbereitung einige Punkte zu beachten, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
Konzeption starten
Zu Beginn ist es wichtig, dass der Verband seine Ziele hinsichtlich des Events festlegt. Der Kongress kann aktuelle Trends und Impulse aufgreifen, aber auch verbandspolitische Ziele verfolgen. Die Basis jeder Veranstaltung ist der Gewinn von Aufmerksamkeit, die Kontaktpflege und der Beziehungsaufbau zu relevanten Akteuren. Daneben steht der Anspruch, Wissen und Information zu transportieren sowie Gefühle und Emotionen zu beeinflussen und folglich konkrete Handlungen auszulösen. Der Verband als Veranstalter hat die Deutungshoheit: In welcher Form sollen Botschaften und Kernaussagen ankommen? Welches Selbstverständnis des Verbandes soll kommuniziert werden? Welchen Mehrwert hat der Kongress für Mitglieder und Teilnehmer? Inwiefern profitiert der Verband (in Hinblick auf das Image und die finanzielle Lage) von dem Event? All dies sind Fragen, die bereits im Vorfeld beantwortet werden müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Planung des Kongresses durch das interne Organisationsmanagement des Verbands oder von einem externen Dienstleister übernommen wird.
Tipp: Eine Agentur, die den Kongress für Ihren Verband (mit)konzipieren soll, benötigt ein professionelles Briefing und eine klare Kommunikation der Ziele. Nur so kann sie sich optimal vorbereiten und ein passendes Angebot erarbeiten. Wichtig ist auch die Definition der Rollen im Gestaltungsprozess: Wer übernimmt was? Wie wird der Informationsfluss sichergestellt? Notieren Sie am besten alles in einer Tabelle und stellen Sie Checklisten auf. Dies schafft Struktur und Transparenz über die Zuständigkeiten, erleichtert das Delegieren und hilft Ihnen, schneller und effizienter zu arbeiten.
Termin finden
Der internationale Kongress ist das Aushängeschild eines Verbands und bedarf daher einer arbeitsintensiven und strategischen Vorbereitung. Der Termin sollte weit im Voraus festgelegt werden. Erfahrungswerten nach ist es sinnvoll, ca. ein Jahr Vorlaufzeit einzuplanen. Auf transnationaler Ebene sollten bei der Terminfindung Überschneidungen mit der Hauptferienzeit, wichtigen religiös-kulturellen Festen (z. B. Weihnachten, Ramadan) sowie anderen großen Events (z. B. Fußball-WM) vermieden werden. Auch die innerbetrieblichen Termine der Mitgliedsunternehmen müssen eventuell mit dem Kongress abgeglichen werden.
Tipp: Nutzen Sie Termin- und Mediendienste und informieren Sie sich im Vorfeld Ihres Kongresses über mögliche Überschneidungen zu anderen Events etc. Verschiedene Anbieter haben sich darauf spezialisiert, sowohl nationale als auch internationale Termine zusammenzutragen, und nehmen Ihnen auf diese Weise viel Arbeit ab, die entsteht, wenn Sie sich einen solchen Überblick selber zusammenstellen.
Kalkulieren
Grundsätzlich gilt: „Sparen ja – aber nicht um jeden Preis!“ Die Qualität eines Kongresses darf nicht unter dem Budget leiden. Wichtig ist die Planung, nach der die Kosten auf die einzelnen Bereiche verteilt werden. Wo sollen Schwerpunkte gesetzt werden? Faktoren, die ins Gewicht fallen sind, z. B. die Dauer des Kongresses, die Teilnehmerzahl, der Veranstaltungsort, Reise- und Übernachtungskosten, das Honorar für die Referenten und möglicherweise auch die Agentur, Bewirtungskosten, das Rahmenprogramm, die Incentives für die Teilnehmer sowie das Einladungsverfahren.
Tipp: Da Geselligkeit bekanntlich durstig macht, kann hier eine enorme Kostenfalle entstehen. Bei einem mehrtägigen Kongress mit großer Teilnehmerzahl sollten Sie mit dem Hotel so verhandeln, dass die Getränke in der Tagespauschale enthalten sind. Kommunizieren Sie auch Ihren Teilnehmern explizit, welche Kosten im Teilnehmerbeitrag enthalten sind und welche nicht. Wasser, Softdrinks und Kaffee sollten Sie als Gastgeber übernehmen. Alkoholische Getränke und die Minibarrechnung sollten die Gäste privat bezahlen. Insgesamt ist es ratsam, bei der Budgetplanung immer einen Puffer von ca. zehn Prozent einzuberechnen, um unvorhergesehene Kosten ausgleichen zu können.
Veranstaltungsort finden
Größere Hotels mit Tagungsräumen sind für alle Arten von Großveranstaltungen sehr gefragt und werden bereits gern ein Jahr vor dem Event geblockt. Dies gilt ebenso für den Kongress. Wichtig für die Gäste, die aus aller Welt kommen: Das Hotel sollte gute Anreisemöglichkeiten und eine gute Verkehrsanbindung haben. Die Gäste werden nach ihrem Flug müde sein und eine unkomplizierte Anreise begrüßen. Auch Stil und Service des Hauses müssen für einen internationalen Kongress angemessen sein. Dies betrifft sowohl die Mehrsprachigkeit des Personals als auch die Küche, die Landeskulturen und Religionen respektieren sollte. Grundsätzlich gilt: Je exklusiver die Gäste, umso exklusiver sollte die Wahl des Hotels sein, denn das Hotel bleibt erfahrungsgemäß in langer Erinnerung an den Kongress bestehen.
Tipp: Sie wissen nicht genau, wie viele Gäste Sie bei Ihrem Kongress erwarten? Dies stellt in der Regel kein Problem dar. Definieren Sie realistische Erwartungswerte. Bei der Reservierung eines größeren Hotels sind die Stornofristen oft so gestaltet, dass Sie bis zu sechs Wochen vor dem Event noch kostenlos stornieren können. Im Falle einer Stornierung in der Woche vor dem Kongress müssen Sie jedoch in vielen Fällen 100 Prozent des Betrags zahlen. Um mehr Planungssicherheit zu erhalten, empfehlen wir, im Einladungsschreiben auf einen Frühbucherrabatt und auf eine Vergünstigung für verbandsinterne Mitglieder hinzuweisen.
Rahmenprogramm gestalten
Studien belegen, dass die Konzentration von Menschen nicht länger als 90 Minuten am Stück beansprucht werden soll. Damit der drei- bis viertägige Kongress die Besucher nicht überfordert und lange positiv in Erinnerung bleibt, sollte Information mit Entertainment gekoppelt werden. Das sogenannte Infotainment trägt dazu bei, dass neue Eindrücke diskutiert und Erfahrungen ausgetauscht werden. Die Besucher des Kongresses werden zu involvierten und motivierten Teilnehmern, wenn ihnen ein abwechslungsreiches, attraktives und publikumsgerechtes Rahmenprogramm geboten wird. Die Variation von Fachvorträgen, Workshops und Infodesk-Ausstellungen sowie ein geselliges Evening-Event verleihen dem Kongress eine positive Gruppendynamik und einen unvergesslichen Charakter.
Tipp: Gewinnen Sie für Ihren Kongress einen prominenten Akteur aus Ihrer Branche. Ein hochkarätiger und rhetorisch talentierter Referent, welcher Know-how versprüht, wird der Veranstaltung Professionalität und Glanz verleihen. Ihre begeisterten Gäste werden die positiven Eindrücke weiterkommunizieren und somit als Multiplikatoren für Ihren Verband fungieren.
Teilnehmer einladen
Der Kongress sollte den Gästen mit einer groben Agenda und der Bitte um „save the date“ frühzeitig (mindestens sechs Monate im Voraus) bekanntgegeben werden. Das eigentliche Einladungsschreiben mit genaueren Informationen wird rund drei bis vier Monate vor dem Event verschickt. Dieses richtet sich an die Verbandsmitglieder, die Medienpartner, Politiker sowie die Sponsoren und Partner des Verbands. Es ist ratsam, mehr Einladungen zu verschicken, als einen (potenziell) wichtigen Akteur auszuklammern. Entsprechend der Zielgruppe und dem Thema wird die Einladung werbewirksam und repräsentativ gestaltet. Wichtige Informationen (Termin, Ort und Lageplan, Übernachtungsmöglichkeit, Agenda, Information zu den Referenten, Rahmenprogramm, Dresscode) dürfen nicht vergessen werden. In dieser Planungsphase sollten die Eingeladenen ihre verbindliche Zu- oder Absage mitteilen, damit die Koordination mit der Hotelreservierung Hand in Hand geht.
Tipp: Sollten sich Ihrer Meinung nach wichtige Gäste wider Erwarten nicht zurückmelden, fragen Sie persönlich telefonisch nach, ob die Einladung sie erreicht hat oder die Anmeldung eventuell im Alltagsstress untergegangen ist. Viele Gäste sind für einen solchen Reminder dankbar.
Gäste begrüßen
Bei der Ankunft im Hotel schätzen die Gäste die Möglichkeit, sich nach einem langen Flug auf ihrem Zimmer zu erholen und erfrischen zu können. Dennoch suggeriert eine persönliche kurze Begrüßung in der Lobby, dass die Gäste herzlich willkommen sind. Vor Ort muss nun alles stimmen: Sowohl die funktionierende Technik, Moderationskoffer, Beamer und Mikrofone als auch Roll-Ups, Plakate und Türschilder müssen vorhanden sein und einheitlich auf das Event hindeuten. Der Startschuss für den Kongress kann mit einem Welcome-Dinner und einer kurzen Ansprache des Verbandsleiters gegeben werden. Nach Auflockerung und der Möglichkeit des Small Talks unter den Gästen sollte das Organisationsmanagement weiterhin fest in den Händen des Veranstalters liegen. Ein einheitliches und kompetentes Auftreten aller Involvierten muss während des gesamten Kongresses gewährleistet sein.
Tipp: Bei Ankunft der Gäste können Sie diese mit einem Welcome-Package auf dem Zimmer überraschen. Neben einem freundlichen Anschreiben finden sich die genaue Agenda, Namensschilder sowie ein Info-Booklet mit allen wichtigen Kontakten in einem konfektionierten Goodie-Bag. Für einen reibungslosen Ablauf sollte ein sehr genaues Briefing aller Akteure vorab stattfinden. Weiterhin sollten alle Mitarbeiter eine laminierte Agenda erhalten, um stets den Überblick zu wahren. Im Falle von unerwarteten Vorkommnissen empfehlen wir zudem, die Mitglieder des Orga-Teams, die Hostessen und Hotelmitarbeiter mit Headsets auszustatten, damit spontan gehandelt werden kann.
Nach der Arbeit ist vor der Arbeit
Werten Sie zur qualitativen Beurteilung des Kongresses zudem die Evaluationsbögen der Teilnehmer aus. Tauschen Sie sich nach dem Event möglichst zeitnah offen und in Ruhe in einer Nachbesprechung mit dem Organisationsteam aus. Denn dann sind Eindrücke und Erinnerungen noch frisch und mögliche Verbesserungsvorschläge und erkannte Fehlerquellen gehen nicht im Alltag der Verbandsarbeit wieder verloren.
Tipp: Ein Dankesschreiben an alle Helfer und Referenten rundet das Event positiv ab. Fotos, die während der Veranstaltung gemacht wurden, können diesem angehängt werden. So bleiben Ihr Verband und der Kongress bei allen Beteiligten lange positiv in Erinnerung.
von Marta Fischoeder, IFK Berlin
 
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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 05/2015, S. 5).

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