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Was ist bei der Organisation von Veranstaltungen zu beachten?

Wir haben vier Experten aus Verbänden gefragt, worauf bei der Durchführung von Veranstaltung unbedingt geachtet werden sollte. Hier lesen Sie die Antworten.
„Die richtige Zielsetzung“
Kai Falk, Geschäftsführer vom Handelsverband Deutschland, meint:
„Vor allem muss klar sein, wen und was man mit einer Veranstaltung erreichen will. Danach richten sich dann die Location, die Redner, das Programm. Ein Parlamentarisches Frühstück hat zum Beispiel immer ein ganz konkretes Thema. Es richtet sich an Mitglieder des Bundestages, die gezielt angesprochen werden und mit einem konkreten Informationsbedarf kommen. Hier gilt: In der Kürze liegt die Würze, der Tag ist noch lang. Anders ein Sommerfest. Hier geht es um entspanntes Networken nach einem langen Bürotag. Die Atmosphäre ist informell, das gastronomische Angebot spielt eine besondere Rolle. Wichtig ist die Zusammenstellung der Gästeliste, damit Geben und Nehmen stimmen.“
„Raum für Begegnung und Austausch“
Anne Dreyer, Pressesprecherin der Diakonie Katastrophenhilfe, meint:
„Für eine gelungene Veranstaltung ist es wichtig, zunächst Zielsetzung, Botschaften und Zielgruppe zu definieren. Referenten und Programm müssen für die Gäste attraktiv sein. Rede- und Medienbeiträge sollten nicht zu lang sein. Moderierte Gespräche bieten sich deshalb an. Kurze Impulsvorträge können den Einstieg in die Diskussion erleichtern. Bei internationalen Gästen ist es wichtig, vorab zu kommunizieren, in welcher Sprache die Veranstaltung stattfinden wird, und im Idealfall eine Simultanübersetzung anzubieten. Im Nachgang sollte Raum gelassen werden für Begegnung und Austausch. Stehtische sind empfehlenswert. Bei gesetzten Essen kommt das Netzwerken häufig zu kurz.“
„Detaillierte To-do-Liste“
Nicole von Stockert, Pressesprecherin des Bundesverbands der Deutschen Tourismuswirtschaft, meint:
„Natürlich steht und fällt eine Veranstaltung meist mit der Wahl der Themen, Redner und Location. Und doch hat mich die Erfahrung gelehrt, dass nicht diese großen Dinge schiefgehen, sondern der Teufel häufig in organisatorischen Details steckt. Deshalb mein Tipp: Auf jeden Fall eine detaillierte To-do-Liste mit Fristen und personellen Zuständigkeiten für möglichst viele Einzelschritte erstellen (egal ob als Word-Dokument oder in einer professionellen Kampagnen-Software) – und erledigte Aufgaben tatsächlich klassisch abhaken. Das mag auf den ersten Blick aufwendig und übervorsichtig wirken – das Wissen um die Häkchen entspannt aber in den stressigen Wochen vor dem Kongress immens und die Liste lässt sich meist recht schnell auf die nächste Veranstaltung übertragen.“
„Langer Planungsvorlauf“
Klaus Gräff, Geschäftsführender Vorstand des Art Directors Club für Deutschland e. V., meint:
„Voraussetzung für einen erfolgreichen Kongress ist die inhaltliche Klammer und die Auswahl der Referenten. Beides sollte auf Wissens-Bedürfnisse des Marktes abzielen. Es ist ein langer Planungsvorlauf wichtig, da viele internationale Referenten über lange Zeit im Voraus gebucht sind. Wir suchen Referenten aus der Praxis – das macht Auswahl und Planung schwieriger. Ein Thema zu entwickeln, dass Monate später noch aktuell und relevant ist, erfordert eine hohe Expertise und intensive Recherche. Hier hat der ADC einen deutlichen Vorteil: Die Mitglieder und das ADC-Präsidium, allesamt führende Köpfe der Kreativbranche, geben unserem Team wertvollen Input, um Marktentwicklungen und Trends zu antizipieren, das richtige Kongressthema zu entwickeln und die richtigen Speaker zu gewinnen.“
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