Sprechfähigkeit

Mandats- und Funktionsträger für die Krise rüsten

Für immer und ewig: Erfolgreich neue Verbandsmitglieder gewinnen und langfristig bindenGehört die Interaktion mit der Öffentlichkeit zum Alltagsgeschäft Ihres Verbandes? Sind Sie darauf angewiesen, dass Ihr Verband als eine handlungsfähige, erfolgreiche und vor allem transparent agierende Organisation wahrgenommen wird? Und besteht das Risiko, dass eine unvorhergesehene Krise die Reputation Ihres Verbandes zu gefährden droht? Dann ist die Sicherstellung der Sprechfähigkeit der wichtigen Mandats- und Funktionsträger Ihres Verbandes eines der Hauptkriterien für das Bestehen in der Öffentlichkeit.
Mandats- und Funktionsträger eines Verbandes bilden die Schnittstelle zwischen der Öffentlichkeit und dem Verband als Organisation. Sie repräsentieren den Verband nach außen hin und eine Großzahl ihrer Handlungen und Aussagen in der Öffentlichkeit fallen direkt auf den Verband zurück. So kann die Kommunikation von Mandats- und Funktionsträgern helfen, ein positives Image aufzubauen und das Vertrauen der Öffentlichkeit zu gewinnen. Gleichzeitig lauern jedoch einige Gefahren, wenn unbedacht Informationen verbreitet oder ungünstige Äußerungen von der Gegenseite aufgegriffen und negativ dargestellt werden. Erschwert wird die Situation im Falle einer plötzlich auftretenden Krise, bei der sofortiges Handeln gefragt ist. Hierbei ist es umso wichtiger, dass Mandats- und Funktionsträger des Verbandes vorher schon bspw. im Umgang mit den Medien geschult und auf Ausnahmezustände vorbereitet werden.
Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg
VorbereitungEinige Maßnahmen können und sollten verbandsintern vorbereitet werden, bevor (!) es zu einer Krise kommt. So hilft spezielles Medientraining, um Funktionsträger, die im Krisenfall oder generell den Standpunkt des Verbandes öffentlich vertreten sollen, sprechfähig zu machen. Beim Medientraining werden diese z. B. im Verhalten vor der Kamera geschult oder erlernen, wie sie erfolgreich eine Interviewsituation bestehen. Ein solches Training schafft Sicherheit und gibt das nötige Selbstvertrauen, um unter den Augen der Öffentlichkeit zu bestehen.
Tipp: Üben Sie den Überfall. Die meisten Krisen kündigen sich nicht lange vorher an. Vielmehr muss oftmals binnen kürzester Zeit auf kritische Situationen reagiert werden. Lernen die Mitglieder ihres Verbandes sich schon vorher in harten, kritischen Interviews ohne große Vorbereitung zu behaupten, sind sie für den Echt-Fall gerüstet.
Sensibilisierung in Sachen Social Media
Social MediaSoziale Netzwerke sind aus der heutigen Kommunikation nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen schnellstmögliche Verbreitung von Informationen und den anschließenden Dialog mit dem Publikum. Viele Verbände nutzen soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter, um Inhalte zu teilen oder Menschen zu mobilisieren. Doch auch individuelle Verbandsmitglieder werden durch persönliche Profile in sozialen Netzwerken mehr oder weniger freiwillig zu Botschaftern des Verbandes. Vor allem solche, die als Person mit dem Verband in Verbindung gebracht werden können.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Mitglieder für ein verantwortungsvolles Verhalten innerhalb sozialer Netzwerke zu sensibilisieren. Sogenannte Social-Media-Guide-
lines können helfen, über Risiken der Kommunikation im Internet aufzuklären, den Grundsätzen des Verbandes entsprechende Richtlinien festzulegen und Hilfestellung zu geben.
Tipp: Orientieren Sie sich an Best-Practice-Beispielen. Auf der Internetseite Social-Media-Guidelines.com findet sich unter anderem eine Reihe von Unternehmen und Verbänden, die es geschafft haben, sinnvolle Richtlinien für den Umgang mit Social-Media-Netzwerken zu implementieren.
Gestaltung und Pflege einer Verbandswebsite
Um wichtige Mandats-und Funktionsträger des Verbandes in der Öffentlichkeit sprechfähig zu machen, ist eine zeitnahe und umfassende Information über aktuelle Verbandsnachrichten oder Krisenfälle das A und O. Dies ermöglicht zum einen die Verbandswebsite, auf der Fakten und Hintergründe ausführlich dargestellt werden können. Die Verbandswebsite sollte übersichtlich gestaltet sein und regelmäßig aktualisiert werden. Eine professionelle Gestaltung und Pflege ist unerlässlich. Auch das Einrichten eines verbandsinternen Intranets oder einer internen Mailingliste kann hilfreich sein, um Mitglieder über aktuelle Geschehnisse zu informieren, ohne dabei eine zu große Öffentlichkeit mit einzubeziehen.
Tipp: Eilmeldungen im Krisenfall sollen auffallen. Damit die wichtigen Neuigkeiten auf Ihrer Website nicht untergehen, sollten sie im Mittelpunkt der Seitengestaltung stehen und sich vom Rest der Seite abheben. Dies kann unter anderem durch eine auffällige Gestaltung mithilfe von Farb- oder Bildeffekten erreicht werden, die sich von der restlichen Gestaltung der Website unterscheidet, aber dennoch ins Gesamtbild passt.
Die Umsetzung
UmsetzungEine naheliegende Methode, um wichtige Mandats- und Funktionsträger des Verbandes zu informieren und sprechfähig zu machen, ist die Telefonkonferenz. Sie ermöglicht die gleichzeitige Vernetzung und den Dialog zwischen den Funktionären. Gemeinsam können Strategie und Vorgehen sowie der Umgang mit der Krise festgelegt werden. Eine gewisse Vorbereitungszeit sollte aber eingeplant werden. So müssen zum einen alle Teilnehmer erreicht und ein gemeinsamer Termin vereinbart werden. Auch ist es sinnvoll, mehrere Telefonanbieter hinsichtlich Kosten und Leitungen bezüglich einer Konferenz miteinander zu vergleichen. Auch SMS-Verteiler können hilfreich sein, um einen relevanten Personenkreis zeitnah zu erreichen.
Unabdingbare Voraussetzung ist die kontinuierliche Pflege der Mitgliederdaten. Telefonnummern müssen bekannt sein und bei Änderung aktualisiert werden. Während die Methode des SMS-Versands im Krisenfall in Sachen Geschwindigkeit unschlagbar ist, fehlt es an der inhaltlichen Tiefe, denn die Zeichenanzahl ist bei manchen Endgeräten noch immer begrenzt. Diese Art der Informationsverbreitung ist also nur geeignet, wenn wichtige Key Facts in wenigen Worten übermittelt werden müssen und eine darüber hinausgehende Erklärung nicht unbedingt notwendig ist.
Im Gegensatz zum SMS-Verteiler ermöglicht der Newsletter-Versand mehr Raum für Inhalt. Das Versenden von E-Mails, um wichtige Informationen zu teilen und Verbandsmitglieder sprechfähig zu machen, ist außerdem kostengünstig. Bei Ereignissen mit besonders hoher Relevanz für den Verband ist es angemessen – sofern die Zeit dazu besteht, die Mitglieder durch einen persönlichen Brief des Vorstands oder des Präsidenten zu informieren.
Tipp: Verschicken Sie den Newsletter im Krisenfall unbedingt als Mail mit „hoher Priorität“. Außerdem sollte schon in der Betreffzeile in wenigen Worten erklärt werden, worum es eigentlich geht. Dies verringert die Gefahr, dass die Benachrichtigung im Postfach übersehen wird. Generell ist es wichtig, die verschiedenen Methoden je nach Art und Ausmaß der Herausforderung oder Krise gegeneinander abzuwägen. Nicht immer gibt es die perfekte Methode und oftmals ist ein Mix verschiedener Mittel der beste Weg zum Erfolg. Die richtige Vorbereitung aber ist der entscheidende Faktor, der unerlässlich bleibt.
von Miriam Eisinger
 
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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 03/2016, S. 5).

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