PRESSE- UND ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

Perfekte Pressekonferenz

(c)istockphoto.com/Picsfive Wollen Sie die Aufmerksamkeit der Medien auf einen bestimmten Sachverhalt lenken? Möchten Sie Journalisten Ihren verbandseigenen Standpunkt zu einem Thema erläutern? Oder können Sie zu einer aktuellen Diskussion einen bedeutenden Beitrag leisten? Ist absehbar, dass Sie zu einem Thema viele Presseanfragen bekommen werden? Dann holen Sie sich die Informationsvermittler für eine Pressekonferenz direkt ins Haus! Dabei gibt es bei der Konzeption, Planung, Durchführung und Nachbereitung einige Punkte zu beachten.
Pressekonferenzen bieten Verbänden die Möglichkeit, mit vielen Journalisten gleichzeitig in den Dialog zu treten. Veranstalter haben dabei in der Regel die Chance, ihre Standpunkte ausführlich darzulegen und können Fürsprecher, Thesen, Fakten und Zahlen präsentieren. Nicht selten orientieren sich die anwesenden Journalisten an den vom Verband vorgegebenen Formulierungen und Bildern. Verpflichtet sind die Journalisten dazu natürlich nicht – auch wenn dies für das ein oder andere Verbandsmitglied überraschend erscheinen mag.
Konzeption: Am Anfang steht das Thema
Zunächst ist es wichtig, dass der Pressesprecher die Ziele der Pressekonferenz festlegt. Dabei geht es nicht automatisch darum eine weltverändernde Neuigkeit zu präsentieren. Die Motivation, eine Pressekonferenz abzuhalten, kann auch (verbands-)politischer Natur sein oder allein den Zweck haben, die Deutungshoheit über einen bestimmten Sachverhalt zu erhalten. Dennoch sollte es ein Kommunikationsziel geben, das Zielgruppen/-medien und Botschaften definiert. Einem Realitätscheck sollte dieses Ziel schon bei der Planung unterzogen werden. Denn gibt es keine objektive Themenrelevanz, erhält der Verband nicht die gewünschte Beachtung und verliert darüberhinaus an Glaubwürdigkeit gegenüber den Medien.
Noch vor der Veranstaltung muss der Verband die Botschaften genau festlegen. Dabei sollten die ‚Rollen‘ der auftretenden Akteure geplant und intern abgestimmt sein. Eine Rednerliste ist hier hilfreich. Darauf sollten neben der Sprecher-Reihenfolge auch die Redezeiten der einzelnen Akteure vermerkt sein.
Bei kritischen Themen bietet es sich an, Fragen und Antworten schon im Vorfeld zu verfassen und ggf. treffende Sprachbilder zu entwickeln, um vor Ort kompetent und anschaulich antworten zu können. Kommunikationsberater können Sie hier mit umfangreichem Know-how unterstützen.
Unser Tipp: Schließen Sie Bündnisse! In diesem Planungsstadium sollten Sie prüfen, ob Sie vielleicht mit „überraschen-den“ (eher verbandsfernen) Experten/Organisationen eine gemeinsame Pressekonferenz veranstalten könnten. Dies bietet sich bei gemeinsamen Standpunkten geradezu an. Es schafft zudem ein höheres mediales Interesse und reduziert häufig sogar die Kosten.
Einladungsmanagement: Nicht zu spät und nicht zu früh
Um Journalisten auf die Pressekonferenz aufmerksam zu machen, wird die Einladungen meist als Presseinformation herausgegeben. Hierbei ist eine Vorlaufzeit von ein bis zwei Wochen sinnvoll, damit die Redaktionen den Termin einplanen können. Bei aktuellen Entwicklungen kann diese Frist natürlich auch entsprechend kürzer ausfallen.
Der Erfolg einer Pressekonferenz steht und fällt mit dem Veranstaltungstermin. Werktags (außer freitags) bis 14 Uhr ist die ideale Zeit für eine solche Veranstaltung. So können die Journalisten noch Hintergründe recherchieren, und ihr Bericht kann in der folgenden Tagesausgabe berücksichtigt werden.
Je nach Bedeutung des Themas bietet es sich an, auch Termindienste (wie z.B. den der dpa) über die Veranstaltungen zu informieren. Denn diese Dienstleister versorgen Medien tagesaktuell mit einem Überblick der wichtigsten Termine.
Unser Tipp: Bieten Sie Service! Bereits bei der Einladung sollten Sie einen festen Ansprechpartner für Rückfragen benennen; und falls Sie ein geeignetes Fotomotiv für Bildjournalisten zu bieten haben, weisen Sie bereits bei dieser Gelegenheit darauf hin (inkl. eventueller Abweichungen von Uhrzeit oder Ort) und laden ggf. die Bildredaktionen gesondert ein.
Ablauf: Die Show beginnt
(c)istockphoto.com/NeustockimagesAuf Pressekonferenzen hat sich eine feste Sitzordnung etabliert: Bevorzugt sitzen die Sprecher nebeneinander in einer Reihe (selten auch im Halbkreis) gegenüber den Medienvertretern (parlamentarische Bestuhlung, evtl. mit Tisch).
Ein Moderator, der sachlich und neutral durch die Pressekonferenz führt, sitzt meist direkt neben dem Hauptredner. Er begrüßt die Journalisten und stellt die Redner sowie sich selbst kurz (mit ein bis zwei Sätzen) vor. In der Regel erteilt er dem Hauptredner recht schnell das Wort, damit zeitnah in den Fragenteil übergegangen werden kann.
Wenn die Fragen abflachen, dankt der Moderator den Medienvertretern für ihr Kommen und erläutert, welche Verbandsvertreter im Anschluss für Interviews und Einzelgespräche zur Verfügung stehen.
Von Beginn an haben die Journalisten die wichtigsten Informationen an ihren Plätzen liegen. In den Pressemappen befinden sich neben der aktuellen Pressemitteilung auch Hintergründe zum Verband, zu den Sprechern und den Themen.
Unser Tipp: Weniger ist mehr! Sorgen Sie dafür, dass die wirklich wichtigen Informationen nicht in einem riesigen Papierstapel untergehen, und verzichten Sie im Zweifel auf Material, das keinen unmittelbaren Bezug zum Thema der Pressekonferenz hat.
Um einen optimalen Ablauf zu gewährleisten, ist es hilfreich, sich als Veranstalter eine kleine Liste mit allen wichtigen Punkten zu erstellen. Denn neben der optimalen Verkehrsanbindung, technischer Ausstattung vor Ort, Garderobe und einer angemessenen Verpflegung müssen noch viele weitere Aspekte beachtet werden. Einen solchen Checklistenentwurf finden Sie unter www.ifk-berlin.org/pressekonferenz .
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Nachbereitung: Arbeit geht weiter
Mit dem Start der Pressekonferenz, spätestens aber direkt im Anschluss an diese, sollten die Informationen auch auf der Internetseite des Verbandes abrufbar sein. So haben nichtanwesende Journalisten die Möglichkeit, schnell an Informationen zu kommen und diese weiterzuverarbeiten. Auch sollte direkt im Anschluss ein Pressesprecher für telefonische Rückfragen bereitstehen: lässt sich dies personell nicht leisten, sollten zumindest die Anrufer mit Name, Medium und Telefonnummer erfasst werden, um sie noch am gleichen Tag zurückzurufen. Zum Presseservice zählt auch, dass abwesende, aber geladene Journalisten die Pressemappe zugeschickt bekommen, damit sie die Veranstaltung nachvollziehen können.
Unser Tipp: Pflegen Sie Kontakt(e)! Prüfen Sie in der Zeit nach der Pressekonferenz die Berichterstattung und ergänzen Sie ihren Verteiler gegebenenfalls um neue Kontakte. Auch sollten Sie anhand der Teilnehmerliste prüfen, welche Medienvertreter noch nicht berichtet haben. Durch einen freundlichen (nicht aufdringlichen!) Anruf können Sie erfahren, warum es zu keiner Berichterstattung kam und welche Informationen Sie eventuell noch nachreichen können.
von Christian H. Schuster & Daniela Steffl, IFK Berlin
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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 12/2012, S. 4).

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