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Im Austausch bleiben – via Online-Tools ins Büro

von David Denne

Der größte Unterschied zwischen Büroalltag und Homeoffice? Die Gespräche mit den Kollegen an der Kaffeemaschine werden ersetzt durch uninspirierende Monologe mit der Kaffeemaschine in der heimischen Küche. Dabei ist häufig der Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen ein Garant dafür, dass Verbandsprofis kreative Lösungen in der Kommunikation ihrer Verbandsthemen finden. Denn die besten Ideen für den erfolgreichen Twitter-Post, für die neue Veranstaltungsreihe oder den neuen Artikel für das Mitgliedermagazin ergeben sich häufig aus den Gesprächen und Dynamiken im Büroalltag. Gerade aus diesem Grund ist es wichtig, auch den visuellen Kontakt zu den Kollegen zu halten. Deshalb stellen wir Ihnen im Folgenden Videocall-Tools vor, mit denen Sie vielleicht räumlich nicht in der Nähe des Büros sind, aber trotzdem auch im Homeoffice vom Input Ihrer Kollegen profitieren können.

Die Konstante – Skype

Skype ist sicherlich der bekannteste Name unter den Videocall-Anbietern und bringt viele Funktionen mit, die den Alltag im Homeoffice verbessern können. Als Instant-Messaging-Dienst besitzt Skype eine Chatfunktion, über die auch Dateien mit einer Größe von bis zu 300 MB einfach per Drag & Drop geteilt werden können. Wenn das Chatfenster mal zu unübersichtlich wird, kann zudem auch gezielt nach geteilten Dateien im Chatverlauf gesucht werden.

Bekannt geworden ist Skype jedoch vor allem durch die Videoanrufe, an denen inzwischen bis zu 50 Personen teilnehmen können. Gerade auch für das Homeoffice ist es nützlich, dass mit Skype auch die eigene Bildschirmansicht mit den Teilnehmern des Anrufs geteilt werden kann. Das kann die Verständigung mit Kollegen und Kunden aus dem Homeoffice deutlich erleichtern. Die Videoanrufe auf Skype können außerdem aufgezeichnet werden, um beispielsweise nochmals auf wichtige Informationen oder Entscheidungen zugreifen zu können. Nützlich kann zudem auch die Weichzeichner-Funktion für den Videohintergrund sein, besonders wenn die Kollegen nicht unbedingt die eigene Inneneinrichtung sehen sollen. Mit einem eigenen Plug-in für Outlook kann Skype außerdem auch mit dem eigenen E-Mail-Postfach verbunden werden, sodass der Wechsel zwischen Chats, E-Mails und Videoanrufen noch schneller und effizienter erfolgen kann. Damit Skype-Anrufe auch von unterwegs möglich sind, bietet das Unternehmen Apps für das Smartphone und für das Tablet an.

Skype hat zudem auch einen anderen Vorteil: Man kann auch Personen erreichen, die keinen Account beim Videocall-Anbieter besitzen. Gegen eine kleine Gebühr ist es über Skype auch möglich, Anrufe ins Mobilfunk- und Festnetz zu tätigen. Das kann sich besonders bei Anrufen ins Ausland rechnen. Auch die klassischen SMS können gegen eine Gebühr über Skype versendet werden.

Die Unbekannte – join.me

Als Anbieter für Telefon- und Videokonferenzen ist join.me nicht so bekannt wie Skype, bietet allerdings trotzdem zahlreiche Funktionen, um mit Kollegen und Mitgliedern im Gespräch zu bleiben. Charakteristisch für das Tool sind die Videoblasen, die über den Bildschirm wandern und das Webcam-Bild der Teilnehmenden zeigen. Aber auch Telefonkonferenzen macht das Tool möglich, indem sich die Teilnehmenden über eine Konferenznummer einwählen und mit der Eingabe eines Codes der Telefonkonferenz beitreten.

Bei einer Videokonferenz können, ähnlich wie bei Skype, der eigene Bildschirm oder auch nur einzelne Fenster auf dem Desktop freigegeben werden. Mit dem Moderatorenwechsel bietet join.me daneben noch an, dass auch andere Teilnehmer ihren Bildschirm für die Konferenz freigeben können. Außerdem können die Teilnehmer einer Konferenz Inhalte der Besprechung direkt kommentieren oder hervorheben.

Neben diesen grundlegenden Funktionen gibt es bei join.me zudem ein digitales Whiteboard, um die gemeinsame Projektarbeit aus dem Homeoffice zu erleichtern. Mit der App für iPhone und iPad kann dieses digitale Whiteboard gestartet und für alle Teilnehmenden sichtbar gemacht werden. Mit dem Whiteboard können dann nach Belieben Ideen gesammelt oder Konzepte ausgearbeitet werden. Die Whiteboards sind jederzeit bearbeitbar und können im Anschluss zudem als Datei geteilt oder an andere Anwendungen wie Trello, Evernote, Facebook oder Twitter gesendet werden.

Ein weiteres Merkmal von join.me ist die Möglichkeit zur Personalisierung. So kann der Moderator das Hintergrundbild des Videocall-Raums anpassen und einen personalisierten Link erstellen, über den der eigene Raum für Teilnehmer geöffnet wird. Bei der kostenfreien Variante von join.me können bis zu drei Personen an einer Online-Konferenz teilnehmen. Wenn das nicht reicht, bietet das Unternehmen verschiedene Pakete an. Die Pro- und Business-Varianten des Anbieters beinhalten daneben noch andere Funktionen, beispielsweise zur Terminplanung oder zur Aufzeichnung der Videokonferenzen.

Der Alleskönner – Zoom

Zoom kann zwar eine effektive Methode sein, um das Homeoffice mit dem Büro zu verbinden, bietet sich aber vor allem im größeren Rahmen für Verbände oder Unternehmen im Gesamten an. Denn das amerikanische Unternehmen bietet neben einem umfangreichen Paket für Video- und Telefonkonferenzen auch weitere Angebote, zum Beispiel für die Durchführung von Webinaren. Dabei zeichnet sich das Tool auch durch die hohe Bildqualität bei den Videokonferenzen aus. Die kostenlose Variante von Zoom unterstützt Besprechungen mit bis zu 100 Teilnehmenden – allerdings nur für einen Zeitraum von 40 Minuten. Einzig Gespräche mit zwei Personen sind unter dem kostenlosen Plan unbegrenzt möglich. Sollen die Konferenzen doch länger und mit mehr Gesprächspartnern stattfinden, ist der Abschluss eines kostenpflichtigen Plans nötig. Zoom steht Skype und join.me in nichts nach und hat viele Funktionen integriert, die die Tools der Konkurrenz auszeichnen. So bietet Zoom auch die Kalenderanbindung in Outlook oder Google bei der Erstellung von Terminen, das Teilen von Dateien über die Chatfunktion oder auch ein digitales Whiteboard, mit dem Ideen ausgetauscht werden können. Besonders im Bereich des Controllings bietet Zoom einige zusätzliche Features, die beispielsweise für größere Verbände interessante Hintergründe über die interne Kommunikation mit sich bringen könnten. Grundsätzlich lässt sich also sagen, dass Zoom den größten Funktionsumfang im Bereich der Videocalls besitzt. Welches Paket allerdings im Einzelfall am besten zu einem Verband passt, muss, gerade mit Blick auf die Kosten und die Wirtschaftlichkeit, immer individuell entschieden werden.

Der Exot – Discord

Discord ist ein großer Name im Bereich von Videocalls und Voice-Chat – allerdings eher in der Welt des Gamings. Denn besonders bei Fans von Videospielen ist das Tool beliebt, um beim Spielen nebenher mit Freunden zu sprechen. Allerdings kann Discord auch eine interessante Lösung für die Kommunikation zwischen Büro und Homeoffice sein. Trotz des eher informellen Interface bietet das Tool eine Reihe an Funktionen, die für die Kommunikation mit den Kollegen nützlich sein können. Denn der grundsätzliche Aufbau des Tools ähnelt durchaus dem des Instant-Messaging-Dienstes Slack. Dazu sind viele Funktionen von Discord bereits in der kostenfreien Variante enthalten, was bei einem kurzfristigen Bezug des Homeoffice durchaus eine interessante Alternative darstellen könnte.

Zentral für Discord sind der Text- und der Voice-Chat, über die die User auf eigenen Servern miteinander kommunizieren können. Bei Discord können sogar Server eingerichtet werden, in denen nur über Voice-Chat kommuniziert wird. Nützlich ist dafür auch das Push-to-Talk-Feature, bei dem das Mikrofon mit einem Knopfdruck schnell an- und ausgeschaltet werden kann. Mit 5.000 möglichen Teilnehmern an einem Voice-Chat sollte auch genug Platz sein, damit alle Gesprächspartner an einer Unterhaltung teilnehmen können. Discord bietet auch Videocalls an, allerdings sind diese deutlich begrenzter als der Voice-Chat. Bei einem Videocall über Discord können neun weitere Personen teilnehmen. Unterstütz wird dabei allerdings auch, wie bei den anderen Anbietern, die Bildschirmübertragung. Im Gegensatz zu den anderen vorgestellten Tools funktionieren bei Discord auch Videocalls, die großen Stärken liegen allerdings vielmehr im Text- und Voice-Chat. Deshalb steht Discord nicht in direkter Konkurrenz mit Anbietern wie Skype oder Zoom. Dennoch ist Discord immer noch ein Tool, das sich besonders an die Fans von Videospielen richtet. Für die berufliche Kommunikation in einem geschlossenen Team kann das intuitive Design beim Text- und Voice-Chat durchaus angenehm sein. Aber als Kommunikationslösung mit Geschäftspartnern bietet sich der Dienst deshalb weniger an. Die Benutzeroberfläche ist auf die eigentliche Zielgruppe, die Gamer, ausgerichtet und daher recht informell gehalten. Um einen professionelleren Eindruck zu machen, sollte beim Kontakt mit Geschäftspartnern eher auf ein anderes Tool gesetzt werden.

Doch nicht allein im Homeoffice?

Im digitalen Zeitalter gibt es zahlreiche Möglichkeiten, um auch aus dem Homeoffice effizient mit Kollegen oder Geschäftspartnern in Kontakt zu treten. Aber auch mit diesen Tools kann es immer wieder zu Verständigungsschwierigkeiten kommen. Dennoch können Videocall-Tools eine willkommene Abwechslung zu den klassischen Anrufen oder Chats sein. Welches Tool für die Bedürfnisse eines Verbands oder für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden am passendsten ist, muss dabei immer im Einzelfall entschieden werden. Klar ist aber auch: Das Homeoffice ist nicht von der Außenwelt abgeschnitten, Kommunikation mit Kollegen oder Mitgliedern ist jederzeit möglich – solange nicht die Waschmaschine ausgeschaltet oder dem Kind eine neue Beschäftigung gegeben werden muss.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #86 2020, S. 4.

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