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Online-Office und File-Sharing

von Carsten Bieler

Das Arbeiten im Homeoffice bringt so manche Herausforderungen mit sich: Was tun, wenn eine Kollegin oder ein Kollege noch einmal schnell etwas Korrektur lesen soll? Wie kann ein ganzes Team an einem Dokument arbeiten, ohne zusammenzusitzen und ohne dass am Ende diverse Versionen zusammengefügt werden müssen? Und wie holt man Feedback für große Video- und Bild- oder PowerPoint-Dateien ein, ohne dass alle auf einen Bildschirm schauen? Für all diese Probleme gibt es einige technische Lösungen.

Gemeinsam arbeiten im Online-Office

Wer gemeinsam an einer Datei arbeitet, ohne auf denselben Server zugreifen zu können, verzettelt sich schnell in den verschiedenen Versionen desselben Dokuments und es herrscht schnell Unklarheit, an welchem Dokument weitergearbeitet werden soll. Hierfür bieten sowohl Google als auch Microsoft passende Lösungen zum gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten.

Google

Mit der „G Suite“ bietet Google eine Reihe von Onlineangeboten, die die Verwaltung und Bearbeitung von Mails, Dokumenten, Bildern und Videos ermöglichen. Viele dieser Angebote stehen auch kostenlos zur Verfügung und erleichtern die Zusammenarbeit, wenn nicht alle zusammensitzen können. Für die Organisation der Arbeit von zu Hause sind besonders vier Angebote interessant: Drive, Docs, Sheets und Slides. Die Nutzung dieser Angebote ist mit jedem Google-Konto und Gmail-Account automatisch möglich. Was können diese Services also? Google Drive ist ein Cloud-Angebot. Hier kann jegliche Art von Daten hochgeladen und gespeichert werden. Die Daten sind passwortgeschützt und können von jedem Computer oder Smartphone abgerufen und bearbeitet werden. Ordner und Dokumente, die hier liegen, können für andere User freigegeben werden. Hier bestehen mehrere Optionen: Textdokumente, Tabellen und Präsentationen können entweder zur Bearbeitung oder nur zur Ansicht freigegeben werden. Verschiedene User können unterschiedliche Nutzungsrechte haben und beantragen. Auch innerhalb von freigegebenen Ordnern können andere Ordner wieder durch weitere Passwörter verschlüsselt werden. Über die drei weiteren genannten Angebote lassen sich Dokumente online bearbeiten. Hierbei steht Docs für Textdokumente, Sheets für Tabellendokumente und Slides für Präsentationen. Mit diesen Programmen erstellte Dokumente sind nicht nur von überall zugänglich und für andere ebenso bearbeitbar, sie können auch von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet werden. Arbeiten mehrere Menschen in einem Dokument, wird dies durch verschiedene Farben der Schrift gekennzeichnet. So ist einfach nachzuvollziehen, wer was beiträgt. Durch die Funktion „Änderungen vorschlagen“ ist es möglich, dass jeder Schritt eines Users gekennzeichnet wird, ohne dass der bestehende Text verändert wird. Dokumente können dann in allen gewohnten Dokumentenformaten und als PDF heruntergeladen und gespeichert werden. Diese Angebote können im Browser oder als App für Android und iOS genutzt werden. Zur schnellen Abstimmung zwischen Mitarbeitenden bietet Google den Messenger Hangouts: Hier sind Chats, Gruppenchats, Anrufe und Videoanrufe möglich, falls es doch zu Unklarheiten in Dokumenten kommen sollte.

19.03.2020 / Ausgabe #87

Verbände im Homeoffice – Zusammenarbeit neu organisieren

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

Zur Gesamtausgabe

Microsoft Office Online

Microsoft Office Online ist ein weiteres Paket aus Tools zur Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten online und offline. Im Vergleich zur kostenpflichtigen Variante des Office-Pakets ist Microsoft Office Online um einige Funktionen reduziert. Office Online beinhaltet eine Cloud (OneDrive, mit 25 GB Speicherplatz) sowie Programme zur Bearbeitung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen (Word, Excel und PowerPoint Online). Zusätzlich ist die Nutzung der Onlineversion des virtuellen Notizblocks OneNote möglich. Genau wie im Angebot von Google ist hier die Bearbeitung eines Dokuments durch mehrere Personen gleichzeitig möglich, deren Beiträge und Änderungen farblich unterschieden werden. Kombiniert mit kostenpflichtigen Angeboten von Microsoft stehen, neben dem Mailprogramm Outlook, noch viele weitere Funktionen und Programme in Microsoft Office 365 zur Verfügung.

Immer auf dem aktuellen Stand – auch bei großen Dateien

Wer nicht auf die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten angewiesen ist, sondern diese nur mit Verbandsmitgliedern, Kolleginnen oder Kollegen teilen möchte, ist nicht auf die genannten Cloud-Anbieter angewiesen. Unkomplizierter wird es, wenn gemeinsame Dokumente online geteilt werden können, ohne dass diese in das jeweilige Format des Anbieters umformatiert werden müssen oder diverse andere Dienste mit der Cloud einhergehen. Hierzu gibt es im Wesentlichen zwei Ansätze: Der erste Ansatz ist das Ablegen von Dokumenten in einem Ordner, auf den alle, die eine Einladung erhalten, zugreifen können. Der zweite Ansatz ist das Versenden von Dateien über einen Download-Link. Über diesen können einzelne Dateien oder Ordner einmalig heruntergeladen werden. Der Vorteil gegenüber dem Senden per Anhang an einer E-Mail ist, dass sehr viel größere Dateien und ganze Ordner verschickt werden können. Hierfür bieten sich aus unserer Erfahrung zwei Dienste besonders an: Dropbox und WeTransfer.

Dropbox

Dropbox ist eine Cloud-Anwendung, die auf allen Betriebssystemen funktioniert. User können über den Browser auf diese zugreifen, sie lässt sich jedoch auch, wie ein gewöhnlicher Ordner, auf dem eigenen Computer ablegen. Kostenlos stellt Dropbox 2 GB Speicherplatz zur Verfügung. Alle, die Zugang zu einem Dropbox-Ordner erhalten haben, können hier Dokumente jeder Art ablegen und auf die Dokumente anderer zugreifen. Zum Bearbeiten muss ein Dokument heruntergeladen und anschließend wieder hochgeladen werden. Es ist also nicht möglich, parallel zu arbeiten, und Dokumente können nur mit einer Internetverbindung hoch- und heruntergeladen werden.

WeTransfer

Beim Versenden von großen Dateien geraten E-Mail-Programme immer wieder an ihre Grenzen. Möchten Sie jetzt aber die Fotos der letzten Mitgliederversammlung oder den neuen Videoclip zur Mitgliedergewinnung mit der Geschäftsstelle teilen, obwohl diese im Homeoffice ist, können diese über WeTransfer verschickt werden. Kostenlos ist hier der Versand von Dateien und Ordnern von bis zu 2 GB möglich. Der Versand ist einfach: Wer eine Datei versendet, gibt auf wetransfer.com die E-Mail-Adresse des Empfängers oder der Empfänger und die eigene an und versendet das gewünschte Dokument an eine andere Person. Zunächst erhält die Person, die die Datei versendet einen Bestätigungscode per Mail. Sobald dieser eingegeben wurde, wird die Datei an alle gewünschten Adressen verschickt. Diese erhalten eine Mail mit einem Downloadlink. Klickt man diesen an, kann die gewünschte Datei heruntergeladen werden. In der kostenlosen Version ist der Link für sieben Tage freigeschaltet.

Egal welchen Service Ihr Verband zur Organisation des Homeoffice nutzt, Sie sollten sich immer über die allgemeinen Geschäftsbedingungen sowie Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Anbieters informieren, dem Sie Ihre Dokumente anvertrauen. Wir hoffen, Ihren Arbeitsalltag im Homeoffice mit diesen Tools erleichtern zu können, und wünschen auch von zu Hause viel Erfolg bei der Verbandskommunikation.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #86 2020, S. 12.

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