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Connect, Webex, Jitsi: Online-Tools für den Verband

von David Denne

Die Digitalisierung ist in der Kommunikation von Verbandsprofis nicht mehr wegzudenken. Austausch findet zu einem großen Teil über E-Mails, Chats oder Social Media statt – sowohl mit Mitgliedern als auch mit Presse und Politik. Informationen werden mit einem Knopfdruck geteilt, was für Verbandsprofis eine erhebliche Arbeitserleichterung ist. Aber obwohl bereits seit vielen Jahren die Digitalisierung in der Verbandskommunikation Einzug gehalten hat, gibt es trotzdem noch einen Bereich, in dem immer noch vornehmlich auf den Offline-Kontakt gesetzt wird: Veranstaltungen und Events – zu Unrecht.

Die Gründe dafür sind vielfältig, aber vor allem sind Verbandsveranstaltungen ein Ort, an dem persönliche Beziehungen und Netzwerke entstehen. Für digitale Angebote ist es daher schwierig, den persönlichen Austausch zwischen Teilnehmenden genauso sicherzustellen, wie es bei analogen Veranstaltungen der Fall ist. Aber Verbandsprofis wissen auch, dass Kommunikation flexibel und anpassungsfähig sein muss. Kleine wie große Verbände sind nicht davor geschützt, dass ein eigenes Event kurzfristig nicht stattfinden kann. Deshalb sollten Verbände immer einen Plan B in der Hinterhand haben. Dabei können Online-Tools mehr als nur eine Bereicherung sein.

Adobe bietet den Kunden ein digitales Büro, in dem Dateien, Notizen und Layouts sicher gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können.

Adobe Connect: Kommunikation im Paket

Das Softwareunternehmen Adobe ist vor allem für seinen PDF-Reader bekannt, aber auch bei den Online-Tools für Videokonferenzen ist das US-amerikanische Unternehmen ein geeigneter Ansprechpartner. Mit den Angeboten in der Connect-Reihe bietet Adobe Lösungen an, um kleine und größere digitale Events möglich zu machen. Unterschieden wird dabei zwischen drei Paketen: Connect Meetings, Connect Webinars und Connect Learning. Das Basispaket, Connect Meetings, ermöglicht Web-Konferenzen mit bis zu 25 Teilnehmenden und bietet sich daher eher für kleinere Gruppen an. Der Zugriff ist vom Desktop genauso möglich wie von mobilen Endgeräten. Mit dem Angebot bietet Adobe den Kunden ein digitales Büro, in dem Dateien, Notizen und Layouts sicher gespeichert sind und jederzeit abgerufen werden können. Auch Aufzeichnungen von Videokonferenzen werden unterstützt und können später freigegeben werden. Mit Connect Webinars sind sogar noch mehr Möglichkeiten zur individualisierten Nutzung und Anpassung von Inhalten gegeben. Dazu bietet Connect Webinars auch Platz für 100 bis zu 1.000 Teilnehmende und kann somit eine interessante Alternative für die Verbandsveranstaltung sein. Bei Connect Learning liegt der Fokus hingegen stärker auf dem interaktiven Austausch zwischen den Teilnehmenden. Deshalb umfasst das Paket beispielsweise auch ein Whiteboard oder Funktionen, um die Beteiligung zu messen, damit der gemeinsame Austausch sichergestellt wird. Dafür wird Connect Learning allerdings nur für bis zu 200 Teilnehmende angeboten. Mit einem Preis ab 340 Euro monatlich ist Learning auch das teuerste der drei Adobe-Angebote, Webinars schlägt mit Preisen ab 120 Euro pro Monat zu Buche und Meetings ist mit Preisen ab 46 Euro monatlich die kostengünstigste Variante. Das jeweilige Paket sollte daher entsprechend dem geplanten Veranstaltungsformat und der Teilnehmendenzahl abgestimmt werden.

30.04.2020 / Ausgabe #88

Digitale Events– Veranstaltungen jetzt neu denken

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

Webex: Events aus einer Hand

Ein weiteres interessantes Angebot stammt vom Telekommunikations­unternehmen Cisco. In der Webex-Reihe von Cisco ist nicht nur Platz für umfassende Lösungen für kleinere Videokonferenzen im Team, auch für digitale Großveranstaltungen hat das Unternehmen einen passenden Service. So bietet Cisco Webex Events eine Plattform für Webinare mit bis zu 3.000 Teilnehmenden oder die Möglichkeit eines Streams für bis zu 40.000 Teilnehmende. Dabei stehen den Referierenden verschiedene Möglichkeiten für einen spannenden Vortrag zur Verfügung. Beispielsweise können sie ihre Präsentation oder ein Whiteboard mit den Zuschauenden teilen, Videodateien streamen oder geteilte Inhalte in Echtzeit kommentieren. Während die Teilnehmenden auf den Start des Events warten, kann vorher aufgenommenes Videomaterial oder Wartemusik zugeschaltet werden. Es ist zudem möglich, parallel zum Vortrag Umfragen zu starten und Fragen aus dem Publikum nachzuverfolgen. Damit können die Referierenden erkennen, welche Inhalte Interesse bzw. Desinteresse im Publikum hervorrufen.

Für die Teilnehmenden zeichnet sich das Tool von Cisco vor allem durch Flexibilität aus. So kann das Layout ganz nach den individuellen Wünschen einfach angepasst werden. Zudem können die Teilnehmenden während des Events öffentlich oder privat mit den Referierenden oder anderen Teilnehmenden chatten. Damit bietet Cisco den Usern viele Freiheiten bei der Nutzung des eigenen Dienstes und auch Raum für den Austausch zwischen den einzelnen Teilnehmenden.

Auch im Bereich des Veranstaltungsmanagements kann Cisco Webex Events wichtige Aufgaben übernehmen. So können mit dem Tool automatisiert Einladungen, Bestätigungen und Erinnerungen verschickt werden, aber auch die Registration der Teilnehmenden läuft über das Tool. Damit die Veranstaltung zu einem langfristigen Erfolg wird, können über Cisco Webex Events auch nachgelagert automatisierte E-Mails, beispielsweise mit Videoaufzeichnungen oder für Umfragen, verschickt werden. Daneben können die Veranstaltenden, auf Grundlage von statistischen Kennzahlen zum Nutzungsverhalten der Teilnehmenden während des Events, die eigene Veranstaltung tiefer gehend analysieren und weiterentwickeln. Preislich bewegen sich die Webex-Pakete von Cisco zwischen ca. 13 und 26 Euro pro Monat, wobei es sich dabei allerdings um Angebote für Gruppen bis zu 200 Personen handelt. Auch eine kostenlose, aber weniger umfangreiche Version ist verfügbar. Bei dieser sind beispielsweise die Videoanrufe auf eine Dauer von 40 Minuten begrenzt. Für Cisco Webex Events, also das Tool, das sich vor allem für größere Veranstaltungen anbietet, muss der Preis individuell beim Vertrieb des Unternehmens nachgefragt werden.

Jitsi: Kostenlos und kurzfristig

Wer nicht auf die Angebote von größeren Softwareunternehmen zurückgreifen will, kann auch OpenSource-Lösungen für Videokonferenzen nutzen. Ein solche OpenSource-Lösung bietet beispielsweise Jitsi Meet. Die Anwendung ermöglicht das Starten von Videokonferenzen aus dem Browser und damit ohne die vorherige Installation eines gesonderten Programms. Jitsi Meet ist ohne vorherige Anmeldung nutzbar und zudem kostenlos. Damit ist das Tool besonders attraktiv, wenn es schnell gehen muss. Die Bildschirmfreigabe während der Videokonferenz, z. B. bei Präsentationen, wird auch ermöglicht. Daneben können Teilnehmende mit einer personalisierbaren URL einfach zur Videokonferenz eingeladen werden. Mit dem nötigen technischen Know-how ist es auch möglich, das Tool über einen eigenen Server laufen zu lassen und damit die eigenen Daten effektiver zu schützen. Für größere Veranstaltungen eignet sich Jitsi Meet allerdings nicht unbedingt. So sind theoretisch zwar Videokonferenzen mit bis zu 75 Gästen möglich, dennoch sind bereits bei geringeren Teilnahmezahlen starke qualitative Einbußen zu spüren. Für eine große Web-Konferenz reichen die Kapazitäten des kostenlosen Tools also nicht, aber für den Gebrauch bei Organisation und Planung oder für kleinere Gremiensitzungen kann Jitsi Meet eine gute und kostengünstige Alternative sein. Für Verbandsprofis kann es sich daher lohnen, das Tool im Hinterkopf zu behalten. Denn ohne Installation, Kosten und Anmeldung kann es in vielen Fällen als eine einfache und schnelle Lösung dienen.

Bei Interesse an digitalen Veranstaltungs­formen sollten Verbandsprofis immer über die aktuellen Entwicklungen informiert sein.

Junge Lösungen: Frischer Wind für digitale Veranstaltungen?

nun auch zunehmend junge Unternehmen. Dazu zählt zum Beispiel die App „Run the World“. Gegründet wurde das Unternehmen von zwei ehemaligen Facebook-Mitarbeiterinnen. Gemeinsam haben sie eine App entwickelt, mit denen auch Events im größeren Rahmen digital veranstaltet werden können. Denn die App bietet nicht nur bis zu acht gleichzeitige Livestreams von verschiedenen Referierenden, sondern fördert zudem den direkten Kontakt zwischen den Teilnehmenden – auch ohne räumliche Nähe. Mit der Funktion „Fireside Chat“ ist es für Teilnehmende möglich, sich bei Live-Sessions unmittelbar zu beteiligen, mit der Funktion „Cocktail Party“ können Teilnehmende das private Gespräch mit anderen Personen aus dem digitalen Publikum suchen. Die Teilnehmenden können sich zudem mit einem kurzen Videoprofil vorstellen und auf dieser Grundlage mit anderen Teilnehmenden des gleichen Fachgebiets verbunden werden. Daneben bietet Run the World zudem Möglichkeiten bei der Planung des Events, zum Beispiel durch Vorlagen für Teilnehmerlisten oder beim Ticketverkauf. Dadurch finanziert sich das Unternehmen auch vornehmlich: Von der Teilnahmegebühr behält Run the World 25 Prozent ein. Hopin beinhaltet ähnliche Funktionen. Die Software aus London ist noch nicht zugänglich für die Öffentlichkeit, Interessierte können sich allerdings für eine Early Access Phase anmelden. Während Run the World Veranstaltungen für bis zu 10.000 Teilnehmende anbietet, wird Hopin in Zukunft wohl sogar bis zu 100.000 Teilnehmende bei Online-Veranstaltungen möglich machen. Die beiden Beispiele von Run the World und Hopin zeigen, dass es viel Bewegung auf dem Markt gibt. Bei Interesse an digitalen Veranstaltungsformen sollten Verbandsprofis deshalb immer über die aktuellen Entwicklungen informiert sein – denn vielleicht steht das optimale Tool für die eigene Veranstaltung erst noch in den Startlöchern.

Die Suche beginnt!

Egal ob Webinar, Gremiensitzung, Mitgliederversammlung oder große Konferenz – wie unsere kleine Auswahl an möglichen Tools zeigt, gibt es inzwischen eine Reihe von Möglichkeiten, um Verbandsveranstaltungen in die digitale Welt zu verschieben. Teilweise bringen diese Online- Alternativen sogar Vorzüge gegenüber den klassischen Events. Digitale Veranstaltungen sind offener und zugänglicher für Interessierte, schließlich entfallen sowohl die Anreisekosten als auch der Zeitaufwand, welche beim Besuch einer analogen Veranstaltung anfallen. Aus dem Büro oder dem Homeoffice ist die Teilnahme deutlich bequemer, was sich in den Teilnehmendenzahlen niederschlagen kann. Aber auch für Verbände können Online-Events kosten- und zeitsparender sein als die Organisation eines klassischen Events, denn es entfallen beispielsweise die Miete einer Location und der Aufbau von Kulissen. Die Wahl eines geeigneten Tools zur Durchführung kann aber dennoch eine Herausforderung sein. Schließlich gibt es inzwischen zahlreiche Tools, die sich nur leicht hinsichtlich Funktionalität und Stabilität unterscheiden. Dabei müssen Verbände sich immer die eigenen Anforderungen an ein solches Online-Tool vergegenwärtigen, um eine geeignete Lösung zu finden. Denn je nach Veranstaltungsformat unterscheidet sich auch, welche Funktionen ein Online-Tool erfüllen sollte. Neben dem Rückgriff auf interne oder externe Experten für digitale Kommunikation können auch die kurzen und kostenlosen Testphasen, die die meisten Unternehmen anbieten, genutzt werden. Damit kann Vergleichbarkeit zwischen den Tools hergestellt werden und die beste Lösung gefunden werden.

David Denne unterstützt bei ADVERB das Beratungsteam. Durch seine Erfahrungen aus Medien und Politik hilft er Verbänden bei redaktionellen Inhalten und der richtigen Ansprache von Verbandsmitgliedern.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #88 2020, S. 6.

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