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Hybride Events – Veranstaltungen neu denken, Mitglieder begeistern

von Nicola Markwardt

Die Digitalisierung hat grundlegend verändert, wie und wo wir Informationen erhalten. Das ist besonders für Verbände relevant, schließlich sorgen sie vielfach dafür, dass sowohl Mitglieder und Öffentlichkeit über bestimmte Themen informiert sind. Ein wichtiges Mittel für die erfolgreiche Verbandskommunikation sind dabei auch Veranstaltungen. Denn diese bieten einen persönlichen Austausch von Informationen in einem angemessenen Rahmen. Doch auch bei Veranstaltungen wird deutlich, wie sehr sich die Aufnahme von Informationen verändert hat. Stundenlange passive Frontbeschallung ist out. Die konstante Aktualisierung und große Flut von Inhalten führen dazu, dass Themen, die heute noch brandaktuell sind, morgen schon der Vergangenheit angehören. Die Bedürfnisse der Menschen haben sich verändert, die Aufmerksam­keits­ spannen sind kürzer. Umso wichtiger ist es, Verbands- und potenzielle Neumitglieder bei Events auf einer intensiven persönlichen Ebene anzusprechen und sie durch Partizipation in das Geschehen einzubeziehen. So bleiben Ihre Verbandsthemen wirklich im Gedächtnis.

Hybride Events verbinden hierfür zwei unterschiedliche Welten: die physische Primär- mit der digitalen Sekundärebene – das eine ergänzt das andere und schafft somit Synergieeffekte. Durch die Omnipräsenz von Social Media in der modernen Verbandskommunikation haben sich diese sozialen Kanäle bereits in der Vergangenheit für Verbände zu wichtigen Kontaktpunkten entwickelt. Über die Online-Plattformen können Mitglieder effektiver mit einbezogen werden, Feedback wird schneller und umfassender aufgenommen. Kurz: Social Media ermöglichen es, die Kernthemen der Verbandsmitglieder immer im Blick zu behalten. Zufriedene Mitglieder wiederum, die sich verstanden und einbezogen fühlen, werden ihre Inhalte teilen, streamen und das Marketing so in ihre eigenen sozialen Kreise weitertragen.

Die Einbindung digitaler Medien bei Veranstaltungen schafft genau das: Sie erhöht die Teilnehmerzentrierung, die Kommunikation und gleichzeitig die Reichweite. Den Ideen und der Umsetzung sind dabei fast keine Grenzen gesetzt. Die Einbindung kann sowohl vor, während und nach der Veranstaltung, im besten Fall sogar während aller drei Phasen erfolgen. Die Mehrwerte sind denkbar vielfältig und übertreffen die Verwendung von Einzelmaßnahmen aus dem Repertoire des altbekannten Marketing-Mix bei Weitem.

30.04.2020 / Ausgabe #88

Digitale Events – Veranstaltungen jetzt neu denken

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

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Vor der Veranstaltung

Bereits bei der Organisation und im Vorfeld des Veranstaltungstags lässt sich durch die Ergänzung mit digitalen Elementen ein Mehrwert in der Planung des Events erzeugen. Das Erstellen einer Veranstaltung auf Facebook gibt sowohl Teilnehmenden, die bereits im Verband aktiv sind, als auch Interessierten und potenziellen Neumitgliedern einen Raum, um sich untereinander und auch mit den Organisatoren auszutauschen und zu vernetzen. Im Austausch geäußerte Wünsche und Impulse können dazu beitragen, dass die Organisation des Ablaufs optimiert wird. Gleichzeitig steigert dies die persönliche Involviertheit der zukünftigen Besucher. Virtuelle Zusagen zu dem Event streut Facebook derweil gut sichtbar auf die jeweiligen erweiterten Freundes- und Bekanntenkreise der Teilnehmenden. Zusätzlich besteht die Chance, durch die Option des „Teilens“ zusätzliche Besucher zu akquirieren. Facebook misst anhand der Interaktionsrate, also der Zahl von Kommentaren oder „Gefällt mir“-Angaben, wie erfolgreich eine Fanseite ist. Besonders erfolgreich sind also Beiträge, die viele Kommentare oder „Gefällt mir“-Angaben aufweisen, und solche, die besonders häufig geteilt werden. Um eben jene Interaktion bei den Usern hervorzurufen, sollten die Beiträge anschlussfähig in Szene gesetzt werden. Humor, Rätsel oder kreative Herausforderungen sind dabei besonders effektiv. Auch Wettbewerbe oder Gewinnspiele erzeugen diese Art von Interaktion. Der Aufwand für die Erstellung und Betreuung einer solchen Veranstaltungsseite hält sich demgegenüber in Grenzen. Werden zusätzliche Kanäle wie Twitter, YouTube, XING, LinkedIn oder Instagram bespielt, um eine höhere Reichweite zu generieren, sollte stets darauf geachtet werden, dass sich die Plattformen entsprechend sinnvoll ergänzen. Das Nutzen von Hashtags hilft dabei, veranstaltungsbezogene Informationen im Internet zu strukturieren und leichter ausfindig zu machen.

Hybride Events in der Kundenkommunikation

Eine aufwendigere, aber noch intensivere Möglichkeit bietet eine zu diesem Zweck programmierte Event-App. Über eine derartige Applikation lassen sich alle Informationen rund um die Veranstaltung ganz bequem auf Mobilgeräte wie Smartphones, Tablets oder Notebooks laden. Reiseinfos, Cityguides, Locationpläne, Tagesagenden, Handouts oder Präsentationen sind somit jederzeit und von überall aus abrufbar. Änderungen im Ablauf können zeitnah übermittelt, mögliche individuelle Termine im Voraus koordiniert werden. Bild- oder Film-Teaser wecken das Interesse bei den Gästen. Weitere Ausgestaltungsmöglichkeiten sind zahlreich. So bietet eine solche App möglicherweise die Option, sich je nach Kernthemen des Verbandsmitglieds und Menge der angebotenen Vorträge einen persönlichen Zeitplan zu erstellen. Die Tools, die auf dem Event genutzt werden sollen, sind im besten Fall direkt eingebunden. Einen weiteren positiven Effekt hat die Event-App außerdem noch parat: Durch die Einsparung von Papier und CO2-Emissionen bei der Anreise wird aktiv die Umwelt geschützt.

Am Veranstaltungstag

Das Potenzial eines hybriden Events zeigt sich aber nicht nur in der Vorbereitung, sondern auch während der Veranstaltung selbst. Angenommen, ein Verband veranstaltet ein Event oder einen Kongress, dessen übergreifendes Thema auch für Personen außerhalb des bestehenden Verbandskreises von Relevanz ist. Aufgrund diverser Gründe wie knapper Budgets, großer Distanzen oder unvorhergesehener Ereignisse können nicht immer alle interessierten Einzelpersonen oder Interessen­vertreter persönlich vor Ort sein. Kein Problem für hybride Veranstaltungen! Per Livestream im Internet können Teilnehmende von überall auf der Welt den verschiedenen Programmpunkten beiwohnen. Völlig unabhängig von Hotelkapazitäten, Locationgröße oder Aufenthaltsort. Zusätzliche Teilnahmegebühren steigern dennoch die Umsätze, während gleichzeitig die Möglichkeit besteht, neue Mitglieder zu akquirieren, denn die Vorzüge des Verbands und dessen Arbeit können über die Veranstaltung hinaus einem größeren Publikum optimal präsentiert werden. Dank der im Vorfeld entwickelten und bereits zur Verfügung gestellten App können alle externen Teilnehmenden, genauso wie Kongress­besucher/innen vor Ort, interaktiv teilnehmen. Ein integriertes Chat-Tool ermöglicht es, während der Vorträge Fragen direkt an die Referierenden zu stellen, und bietet die Möglichkeit, diese live zu beantworten. Ebenso ist es möglich, an Abstimmungen oder Meinungsumfragen teilzunehmen, die in Echtzeit übermittelt und ausgewertet werden können. Wurde in der Vorbereitungsphase schon ein Hashtag etabliert, bietet der Einsatz sogenannter Social Walls die Möglichkeit, dass Eventbesucher/innen nicht nur ihre Gedanken vor Ort in Echtzeit veröffentlichen, sondern gleichzeitig weitere Interessenten durch Verlinkungen einbeziehen. Externe Teilnehmende können auch hier das Geschehen aktiv beeinflussen. Alle Postings, die während des Events geschrieben wurden, können jederzeit online nachgelesen werden. Der enge Austausch zwischen Teilnehmenden und Referierenden fördert das effiziente Erarbeiten und Austauschen von Informationen. Die verschiedensten Interessen der Mitglieder auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen wird auf diese Weise erleichtert. Aufgezeichnete Vorträge können online für ein nochmaliges Einsehen zur Verfügung gestellt werden.

Nach dem Event ist vor dem Event

Dieser Punkt leitet optimal zur Nachbereitung über. Feedback und ein gutes Follow-up sind essenziell, um mögliche Schwachstellen für kommende Planungen zu berücksichtigen. Auf der qualitativen Seite bietet Social-Media-Monitoring eine Möglichkeit, die im Verlauf der Organisation und Durchführung der Veranstaltung aufgenommenen Stimmungen und Meinungen der Verbandsteilnehmenden übersichtlich abzubilden. So wird ein tieferer Einblick in die Welt und die Bedürfnisse der Interessengruppen abgebildet. Die Verlängerung der Interaktion stärkt das Image, Maßnahmen wie positiv zusammenfassende Mini-Dokumentationen erhalten auch im Nachgang der Veranstaltung die Verbundenheit mit und zwischen den Gästen. Die Gestaltung hybrider Events birgt somit unzählige Möglichkeiten – der Kreativität sind keine Grenzen gesetzt. Mut und neue Ideen sowie ein spielerischer Umgang sind der Schlüssel, um bisherige und neue Mitglieder zu begeistern und nachhaltig zu binden. Jetzt ist die Zeit, um das Eventmarketing neu zu definieren.

Nicola Markwardt unterstützt bei ADVERB das Team der Beratung. Ihre Analyse und Kommunikationsexpertise, die sie durch mehrjährige Tätigkeit im Bereich der politischen Medien- sowie Public- Affairs-Arbeit sammeln konnte, bringt sie hier für NGOs und Verbände ein.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #88 2020, S. 32.

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