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Posten, Teilen, Liken – Events in sozialen Medien bewerben

von David Denne

Auch in der digitalisierten Welt werden Veranstaltungen noch offline auf Plakatwänden oder mit Anzeigen in Magazinen beworben. Diese Maßnahmen können erfolgversprechend sein und sind weiterhin ein wichtiger Faktor in der Veranstaltungsbewerbung. Um jedoch für Verbandsevents die richtigen Zielgruppen unmittelbar anzusprechen, mit ihnen zu interagieren und sie für die eigene Veranstaltung zu begeistern, geht der Weg inzwischen nicht mehr an den sozialen Medien vorbei. Denn anders als bei vielen anderen Möglichkeiten stehen in den sozialen Medien ganz entscheidende Faktoren im Mittelpunkt: Interaktion, Verfügbarkeit und die Netzwerke. Gerade Verbände, die bereits ein breites Netzwerk aus digitalen Branchenkontakten aufgebaut haben, können über die Medien die richtigen Zielgruppen auf die eigene Verbandsveranstaltung aufmerksam machen. Je mehr ein Verband mit den Usern interagiert, desto eher werden die Inhalte zum Event geteilt und desto sichtbarer wird die eigene Veranstaltung – und dabei ist die reine Erstellung eines Social-Media-Accounts erst mal kostenlos.

Das erfolgreiche Veranstaltungs­management auf Social Media presst das eigene Event nicht auf alle Kanäle, sondern konzentriert sich auf die erfolg­versprechendsten Alternativen.

Rahmenbedingungen schaffen

Verbandsprofis wissen, dass sich auf den unterschiedlichen Plattformen auch unterschiedliche Zielgruppen – und somit unterschiedliche potenzielle Teilnehmende – bewegen. Aus diesem Grund ist eine Zielgruppenanalyse immer essenziell. Dazu muss intern also zuallererst geklärt werden, welches Publikum mit der Veranstaltung angesprochen werden soll und auf welcher Plattform dieses Publikum am besten erreicht werden kann. Bei diesen Überlegungen werden sich dann schnell die geeigneten Plattformen herauskristallisieren. So bietet sich Twitter beispielsweise an, um Politik und Medien zu erreichen. Wenn der Fokus eher auf einer jüngeren Zielgruppe liegt, geht der Weg nicht an Instagram oder TikTok vorbei. Mit LinkedIn und XING werden vor allem Personen aus dem Management und Führungskräfte erreicht. Auf Facebook sollte möglichst immer geworben werden, wenn Menschen aus allen Bevölkerungsgruppen erreicht werden sollen – zumal der Veranstaltungskalender dort gut und gerne genutzt wird. Das erfolgreiche Veranstaltungsmanagement auf Social Media presst also nicht das eigene Event auf alle Kanäle, sondern sucht die passendsten und erfolgversprechendsten Alternativen und konzentriert sich auf diese. Ein Grund für dieses Vorgehen ist auch die Wirtschaftlichkeit der Maßnahmen. Die Veranstaltung auf der falschen Plattform zu bewerben kostet in der Regel viele Ressourcen – gegen einen nur geringen Gegenwert in Form von Aufmerksamkeit. Daher ist es ratsam, bereits im Vorfeld zu bestimmen, welche Alternativen für die eigenen Ziele zweckdienlich sind.

Planen und trotzdem spontan bleiben

Auf den meisten Social-Media-Plattformen läuft die Kommunikation über Hashtags. Sie bilden Oberbegriffe, auf deren Grundlage User gezielt nach Inhalten suchen oder anderen Benutzern folgen können. Für die Promotion eines eigenen Events macht es Sinn, eigene Hashtags zu etablieren, mit denen sich die interessierten User mit dem Veranstalter sowie untereinander besser verständigen können. Aber auch Wiedererkennungswert kann durch die konsequente Nutzung des eigenen Event-Hashtags erzeugt werden, schließlich wird dieser den Followern bei jedem Post erneut ins Bewusstsein geschoben. Somit kann auch die Sichtbarkeit des Events in den Feeds der User erhöht und damit effektiver für das Event geworben werden. Klar ist, dass der Hashtag natürlich kurz sein sollte und nicht vorher schon von anderen genutzt wird.

30.04.2020 / Ausgabe #88

Digitale Events– Veranstaltungen jetzt neu denken

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

Ein Redaktionsplan ist das Herzstück und die Grundlage einer erfolgreichen Social-Media-Strategie, denn er gibt dem Organisationsteam eine klare Struktur und einen Zeitplan zur Orientierung. Er sollte alle Posts für alle Plattformen umfassen und permanent angepasst und überarbeitet werden. Planbare Posts (zur Referentengewinnung, Tipps zur Anreise, Zusammenfassung von Keynotes) können dort schon frühzeitig vorbereitet werden. Aufgrund der Schnelllebigkeit in den sozialen Medien sollte allerdings auch immer Raum für Spontanität sein. Wenn der Redaktionsplan zu strikt ist, kann nicht entsprechend auf Trends oder neue Hashtags reagiert werden, gerade dann, wenn diese eine gute Möglichkeit bieten, die eigene Veranstaltung in den Vordergrund zu schieben. Dennoch ist der Redaktionsplan ein wichtiger Bestandteil, damit die Veranstaltung erfolgreich beworben werden kann.

Ein gelungener Beitrag muss informativ und relevant sein.

Die richtigen Worte finden

Entscheidende Bedeutung bei der Event-Werbung auf Social Media hat, wie auch bei allen anderen Kommunikationsmaßnahmen in den sozialen Medien, der Inhalt der Beiträge. Denn wenn der Content nicht auf den ersten Blick interessant ist, werden die User einfach weiterscrollen. Ein gelungener Beitrag muss deshalb informativ und relevant sein. Doch was bedeutet das für die Veranstaltung, die beworben werden soll? Im Zentrum sollte bei der Erstellung von Content immer stehen, was die User bei einer möglichen Teilnahme an der Veranstaltung erwarten dürfen. Wenn das Event nicht zum ersten Mal stattfindet, kann es sich beispielsweise lohnen, einen Blick auf die vergangenen Jahre zu werfen. Gab es besondere Impressionen oder großartige Momente auf der Veranstaltung? Solche Rückblicke bieten sich an, da sie schon zu einem frühen Zeitpunkt ein Bild vermitteln, was die Teilnehmenden erwartet. Gerade wenn das endgültige Programm noch nicht steht, aber das Event bereits angekündigt ist, können diese Rückblicke Lücken im Redaktionsplan überbrücken, bis es konkrete Ankündigungen zu vermelden gibt. Es wird also nicht nur die kontinuierliche Bespielung der Kanäle sichergestellt, die User erhalten zugleich informative und relevante Inhalte.

Darüber hinaus sollte das Social-Media-Team immer darauf achten, dass die Einzigartigkeit des eigenen Events hervorgehoben wird. Zeichnet sich das Event beispielsweise durch ein außergewöhnliches Format oder besondere Speaker aus? Die einzigartigen Merkmale der Veranstaltung sollten auch in den sozialen Medien aktiv kommuniziert werden. So kann es sich beispielsweise anbieten, die Referierenden im Einzelnen kurz vorzustellen sowie diese mit ihren jeweiligen Accounts, sofern erwünscht, zu verlinken. So kann auch das Netzwerk der Referierenden auf die Veranstaltung aufmerksam gemacht werden. Denn auf diese Weise werden wahrscheinlich auch Personen erreicht, die zwar nicht zu den eigenen Followern zählen, aber trotzdem zur Zielgruppe gehören.

Neben allen Hinweisen, wie die perfekten Beiträge zum eigenen Event aussehen sollen, bleibt eine andere Sache doch ganz entscheidend für den Erfolg: Das Organisationsteam sollte mit Begeisterung und Herzblut bei der Sache sein. Denn es ist nicht nur viel schöner, eine liebevoll geplante Veranstaltung zu besuchen, die Begeisterung der Teammitglieder erzeugt auch in den sozialen Medien Interesse am Verbands-Event. Meilensteine in der Organisation oder auch Impressionen „Behind the Scenes“ sorgen dafür, dass diese Begeisterung unter Umständen auf die Follower übergeht – und diese in der Folge an der Veranstaltung teilnehmen. Idealerweise sollten die Mitglieder des Organisationsteams auch dazu animiert werden die Beiträge zur Veranstaltung selbst zu teilen, zu liken oder zu retweeten. Denn genauso wie die Durchführung einer Veranstaltung Teamwork ist, so ist auch die Vorbereitung und Planung – analog und digital – Teamwork.

Erfolge dürfen durchaus kommuniziert werden.

Den Erfolg der Veranstaltung mit der Community teilen

Obwohl mit dem Start der Verbandsveranstaltung keine neuen Teilnehmenden mehr gewonnen werden können, endet die Social-Media-Arbeit nicht an dieser Stelle. Vielmehr bieten sich die Plattformen an, um in Echtzeit vom Event weiter zu berichten und auf diese Weise auch Menschen zu erreichen, die nicht teilnehmen können. Das kann aber durchaus schwierig sein: Schließlich bedeutet ein Event für die Veranstalter immer viel Stress. Aus diesem Grund sollten die Aufgaben im Organisationsteam klar verteilt werden, damit keine Verwirrung entsteht. Bei der Live-Berichterstattung vom Event sollte besonders auf Bilder und Videos, gegebenenfalls sogar auf kurze Livestreams gesetzt werden. Denn einerseits erregen Bilder und Videos deutlich mehr Aufmerksamkeit bei den Usern, andererseits bleibt während des Events meist nur wenig Zeit, um viel Text zu schreiben. Auch an dieser Stelle kann ein Redaktionsplan helfen, in dem bereits konkrete Ideen für Postings vorbereitet sind. Dabei sollte bereits im Vorfeld geschaut werden, welche Programmpunkte sich als Content zur Live-Berichterstattung anbieten. Einen positiven Nebeneffekt hat die Berichterstattung vom eigenen Event auch für die Zukunft: Für das nächste Mal ist bereits viel Rohmaterial vorhanden, das in der nächsten Promotionsphase zu Content gemacht werden kann.

Auch in der ersten Zeit nach der Veranstaltung bietet es sich an, immer wieder mal auf diese Posts einzugehen. So sollte beispielsweise den Speakern und den Teilnehmenden gedankt oder Impressionen des Events mit den Followern geteilt werden. Wie auch in anderen Bereichen der Verbandskommunikation gilt an dieser Stelle: Erfolge dürfen durchaus kommuniziert werden.

Kurz- und langfristig eine gute Idee

Damit eine Veranstaltung zum Erfolg wird, sind viele Faktoren gefragt – auch das richtige Publikum. Die sozialen Medien bieten eine großartige Möglichkeit, um dieses Publikum auch tatsächlich zu erreichen. Aber damit das gelingt, ist einiges an Planung und Vorbereitung vonnöten. Dazu zählen beispielsweise die zielgruppenorientierte Auswahl der jeweiligen Plattformen, aber auch ein detaillierter Redaktionsplan und informativer und relevanter Content. Dabei endet die Arbeit in den sozialen Medien nicht mit dem Start des Events, vielmehr wird ab diesem Zeitpunkt für die Zukunft vorgearbeitet. Denn das Ziel eines Verbands ist es, zukünftig erfolgreiche Veranstaltungen zu etablieren. Indem auch die Berichterstattung während des Events sowie in der Nachbereitung konsequent auf Social Media verfolgt wird, wird auch die Promo für die nächste Veranstaltung einfacher. Die sozialen Medien werden damit zu einem langfristigen Faktor, damit die eigenen Verbandsveranstaltungen erfolgreich werden.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #88 2020, S. 26.

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