Zwischen Homeoffice und digitaler Mitglieder­versammlung

Erfahrungen aus der Praxis: Verbandsexperten berichten von ihrem Umgang mit der Corona-Krise, von virtuellen Mitgliederversammlungen, der Akzeptanz von neuen Kommunikationskanälen in der Geschäftsstelle und warum das physische Zusammentreffen so wichtig ist.

Wir entschlossen uns zu einer Kombination aus Homeoffice und Präsenz im Büro.

Stephanie Strehl-Dohmen
Referentin Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
VERBAND DER UNIVERSITÄTSKLINIKA DEUTSCHLANDS E. V.

Der persönliche Austausch fehlt

Als im März die erste Corona-Welle anrollte, bereiteten sich unsere Mitglieder, die 34 deutschen Uniklinika, auf den Ausnahmezustand vor. Sie übernahmen die Behandlung schwer erkrankter Covid-19-Patient/innen und zentrale Koordinierungsaufgaben in der Region. Den wichtigen Austausch zwischen den Häusern haben wir organisiert. Dazu musste die Technik in der Geschäftsstelle genutzt werden. Also entschlossen wir uns zu einer Kombination aus Homeoffice und Präsenz im Büro. Anwesend waren meist weniger als die Hälfte der 10 Kolleg/innen. Den Austausch im Team haben wir über tägliche Team-Videokonferenzen ermöglicht. Auch die Vorstände aus den Uniklinika tauschten sich so regelmäßig aus. Ausschüsse und Arbeitsgruppen wurden ebenfalls digital organisiert. Große Veranstaltungen sagten wir ab. Die Krisensituation hat gezeigt, dass Verbandsarbeit zumindest zeitweise auch über Videokonferenzen funktioniert. Aber: Der persönliche Austausch – auch abseits der Tagesordnung – bleibt unverzichtbar und ist hoffentlich bald wieder möglich.

27.08.2020 / Ausgabe #91

Umbruch – Zukunft der Verbände in und nach der Pandemie

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

Die positiven Rückmeldungen aus dem Verband zeigen, dass konkrete Erfahrungen mehr überzeugen als jedes Konzeptpapier.

Marc Boos
Leiter des Bereichs Kommunikation und Medien in der Bundeszentrale des Dt. Caritasverbandes
DEUTSCHER CARITASVERBAND E. V.

Caritas: Rückenwind für digitale Projekte

Die Digitale Agenda der Caritas war schon vor Corona ein Schwerpunkt unserer Arbeit. Durch die Pandemie hat sie einen enormen Schub erhalten. Auf einmal wurde greifbar, welches Potenzial in einem verbandsweiten digitalen Wissensmanagement schlummert.

Über Nacht realisierten wir eine Corona-Infobörse im CariNet, dem Intranet unseres Verbands. Ein ad hoc zusammengestelltes Redaktionsteam bündelte die Flut an Informationen aus Ministerien und anderen Quellen, bewertete und bearbeitete diese und stellte sie täglich online. Der Nutzwert für die Menschen in den Einrichtungen und Diensten bundesweit drückte sich schnell in Zahlen aus: Die Zugriffe waren enorm hoch. Wir mussten die Anwendung auf leistungsstärkere Server umziehen. Natürlich war das eine Ausnahmesituation. Doch die positiven Rückmeldungen aus dem Verband zeigen, dass konkrete Erfahrungen mehr überzeugen als jedes Konzeptpapier. Für uns heißt das: Wir treiben unsere digitalen Projekte künftig mit mehr Unterstützer/innen voran.

Corona hat bei uns für die notwendige Akzeptanz der neuen Kommunikationskanäle gesorgt.

Christoph Minhoff
Hauptgeschäftsführer
BUNDESVEREINIGUNG DER DEUTSCHEN ERNÄHRUNGSINDUSTRIE E. V.

Die Krise schweißt zusammen

Für uns hat die Covid-19-Krise neue Horizonte der internen Kommunikation geöffnet. Schon zu einem frühen Zeitpunkt ist unser Team ins Homeoffice umgezogen. Begleitet von engmaschigen Web-Konferenzen. Das Ergebnis: Eine bessere Information aller über die relevanten Themen, weil die Präsenz – bei ausfallenden Dienstreisen – deutlich höher ist. Gleiches gilt auch für digitale Kommunikationsangebote an die Mitglieder.

Top-Event war dabei die erste virtuelle Mitgliederversammlung. Mit transparenten Abstimmungselementen und einem Bewegtbild-Rechenschaftsbericht, der zuvor in Teilen in einem virtuellen Studio aufgezeichnet worden war. Corona hat bei uns für die notwendige Akzeptanz der neuen Kommunikationskanäle gesorgt. Die Krise hat uns dabei zusammengeschweißt. Als Konsequenz bauen wir die Möglichkeiten von „spontanen“ und virtuellen Sitzungen sowie Online-Umfragen zur Entscheidungsfindung weiter aus.

Trotzdem bin ich überzeugt, dass es auch weiterhin physische Treffen der Mitglieder geben muss. Der Mensch ist und bleibt ein soziales Wesen! Wir brauchen auch den unmittelbaren Kontakt. Und: Verbände leben von der Nähe zu ihren Mitgliedern, sind ein Stück „Heimat“ gemeinsamer Interessen und Ziele.

Digitale Kommunikation kann das zwischenmenschliche Netzwerken
nicht ersetzen!

Ulrich Köster
Pressesprecher
DEUTSCHES KRAFTFAHRZEUGGEWERBE

In der Krise voll auf Sendung

Im Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (ZDK) als einem Spitzenverband von 14 Landes- und 35 Fabrikatsverbänden war das Tagesgeschäft vor dem Lockdown geprägt von Präsenzveranstaltungen verschiedener Gremien, vom direkten Austausch mit Verbänden und Institutionen sowie von öffentlich wirksamen Formaten. Den Schalter Richtung mobiles Arbeiten konnten wir ab dem 16. März sehr schnell und sehr erfolgreich umlegen. Die Herausforderungen für das Team in der Bonner Zentrale und im Berliner Hauptstadtbüro waren auch deshalb immens, weil der Automobilhandel fünf Wochen lang vom Lockdown betroffen war, die Kfz-Werkstätten aber weiter geöffnet blieben. Entsprechend groß war (und ist) der Informationsbedarf der bundesweit rund 36.000 Kfz-Innungsbetriebe, die sich auf der Website kfzgewerbe.de über alle Themen rund um Corona informieren können. Was die digitale Kommunikation jedoch nicht ersetzen kann, ist das zwischenmenschliche Netzwerken am Rande der vielen Präsenzveranstaltungen. Das sollte bald wieder möglich werden.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #89 2020, S. 22.

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