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Anschreiben an Abgeordnete: So geht‘s

von Claire Bilgen-Berthod

Was denken Sie, was den Arbeitsalltag im Abgeordnetenbüro ausmacht? Frage ich meine gute Freundin, eine Mitarbeiterin im Abgeordnetenbüro, beim Feierabend-Drink nach ihrem Tag, so kriege ich diese Schlagwörter zu hören: Stress, zeitlicher Druck, Überflutung an Anfragen und Präsenten von Interessenvertreter*innen.

Tagtäglich muss sie mit dem „Buhlen um Aufmerksamkeit“ von vielen verschiedenen Seiten umgehen. Als Mitarbeiterin erhält sie meist als Erste die enorme Zahl an Anfragen, Anschreiben und Einladungen, die ihren Chef erreichen sollen. Diese muss sie in kürzester Zeit sichten und entscheiden, ob sie für ihn überhaupt relevant sind. Als „Gatekeeperin“ hat sie sich einen Filterprozess angeeignet, um aus der Masse an Anfragen eine überschaubare Zahl an relevanten Informationen und Einladungen weiterleiten zu können. Das Anschreiben muss also sowohl inhaltlich als auch formell überzeugen, um nicht sofort aussortiert zu werden. Aber: Was macht ein ideales Anschreiben für politische Entscheidungsträger*innen überhaupt aus?

Fassen Sie sich kurz …

… denn Abgeordnete und ihre Mitarbeiter*innen haben wenig Zeit und erhalten neben Ihrem Anschreiben eine Vielzahl weiterer Anfragen und Informationen. Besonders während der Sitzungswochen bleibt kaum eine ruhige Minute, um die eingegangene Post zu studieren. Deswegen gilt: Formulieren Sie kurz und präzise!Ihr Ziel sollte sein, das Interesse der politischen Entscheidungsträger*innen zu wecken – nicht, sie mit komplexen Hintergrundinformationen, schwierigen Fachbegriffen und detaillierten Erklärungen zu überfordern. Bringen Sie Ihr Anliegen auf den Punkt: kurz, prägnant und überzeugend. Verlieren Sie sich dabei nicht im Detail!

Tipp: Wesentliche Bestandteile Ihres Anschreibens sollten Ihre konkrete Erwartungshaltung an den bzw. die Abgeordnete, Kontaktinformationen sowie weiterführende Informationen als PDF-Dokument oder als Link sein. Die Kunst ist, dabei nicht an den falschen Stellen zu kürzen.

Integrieren Sie die politischen Interessen in Ihr Schreiben …

… denn warum sollte sich ein bzw. eine Mandatsträger*in mit den Anliegen Ihres Verbands befassen, wenn es die eigenen Interessen und die der Wähler*innen des Wahlkreises nicht unterstützt? Ihr Anschreiben ist vor allem dann interessant, wenn der bzw. die Abgeordnete einen Nutzen im Austausch mit Ihrem Verband sieht. Daher sollte Ihr Anliegen auf die individuellen Interessen des MdB zugeschnitten sein. Wenn Abgeordnete exklusive Informationen aus Ihrem Verband für die politische Arbeit nutzen können, ist die Chance groß, dass sie sich Ihre Interessen und Forderungen anhören oder sogar als politisches Sprachrohr für Ihre Forderungen fungieren. Besonders erfolgreich ist ein Verband dann, wenn er sich in seinem Anschreiben als erster Ansprechpartner für ein relevantes politisches Thema platzieren kann. So kann er ein Thema auf die politische Agenda bringen.

Tipp: Informieren Sie sich genau über die politischen Ziele Ihres bzw. Ihrer Empfänger*in. Auf www.bundestag.de erfahren Sie mehr über die Biografie, Reden, Anfragen, das Abstimmungsverhalten und Mitgliedschaften in Ausschüssen der Abgeordneten. Die politische Arbeit kann als Aufhänger für Ihr Anschreiben dienen.

Denken Sie die Persönlichkeit mit …

… denn politische Entscheidungsträger*innen sind trotz ihres politischen Amtes auch nur Menschen mit individuellen Interessen und Hobbys. So bietet es sich an, sich über diese persönlichen Belange im Voraus zu informieren und zu ermitteln, ob die Verbandsposition mit den Interessen des bzw. der Abgeordneten übereinstimmt. Warum sollten politische Entscheidungsträger*innen Verbandspositionen vertreten, die ihnen persönlich widerstreben? Wenn der bzw. die Mandatsträger*in die Interessen des Absenders teilt, sind die Erfolgschancen größer, dass dieser bzw. diese Ihre Forderungen unterstützt.

Tipp: Giveaways können gut ankommen – müssen es aber nicht! Vor allem in Zeiten, in denen das Thema Nachhaltigkeit weit oben auf der Agenda steht, kommen kleine verpackte Aufmerksamkeiten nicht unbedingt gut an. Auch die Frage der Einhaltung von Compliance-Regeln spielt in Zeiten von Korruptionsskandalen eine immer wichtigere Rolle. Zudem können Präsente als unprofessionelle Schmeicheleien interpretiert werden.

Setzen Sie auf Professionalität …

… denn neben dem Inhalt sollte auch die formale Gestaltung Ihres Anschreibens stimmen. Es bietet sich an, die Regeln der DIN 5008 einzuhalten, die Schreib- und Geschäftsregeln für Geschäftsbriefe festlegen. Achten Sie unbedingt darauf, die politischen Entscheider*innen mit der korrekten Anrede (Titel und Funktion) anzuschreiben. Auch Ihre eigene Signatur sollten Sie stets überprüfen. Denn die Erfahrung zeigt, dass sich leider auch bei den eigenen Angaben Fehler einschleichen bzw. eigene Signaturen bei E-Mails vergessen werden können. Selbstverständlich sollten Sie Ihr Anschreiben vor Versand genau auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Formale Fehler im Anschreiben wirken unseriös – und mit einem unseriösen Verband werden die wenigsten MdBs sprechen wollen.

Tipp: Der offizielle „Ratgeber für Anschriften und Anreden“ kann bei Unsicherheiten und Fragen bezüglich Anschriften von politischen Entscheidungsträger*innen helfen (www.protokoll-inland.de).

Behalten Sie bei Einladungen den Sitzungskalender im Blick …

… denn für Abgeordnete und ihre Mitarbeiter*innen gibt es nichts Frustrierendes, als externe Terminanfragen zu erhalten, die unvereinbar mit den Sitzungen und weiteren Verpflichtungen im Bundestag sind. Das passiert aber häufiger, als Sie denken: So verbringen die Mitarbeitenden sehr viel Zeit damit, Interessenvertreter*innen am Telefon zu erläutern, dass die Anreise zu einer Veranstaltung während der Sitzungswoche nicht möglich ist. Ein kurzer Blick in den Sitzungskalender erhöht die Chance, dass der bzw. die Abgeordnete auch wirklich Zeit für Ihre Veranstaltung hat. Dazu gehört auch das Wissen um die Ausschüsse und Arbeitsgruppen, in denen der bzw. die Abgeordnete sitzt.

Politische Anschreiben sind eine gute Möglichkeit, um die Politik mit Ihren Verbandspositionen zu erreichen – aber nur, wenn das Anschreiben gut gemacht ist. Lange, komplizierte oder unprofessionelle Anschreiben landen eher im Papierkorb als auf dem Schreibtisch des bzw. der Abgeordneten. Denken Sie beim Anschreiben stets die Einstellungen und Interessen der Abgeordneten mit und achten Sie darauf, dass die Abgeordneten tatsächlich auf Ihr Anliegen eingehen können. Und dann können meine weniger gestresste Freundin und ich unseren wohlverdienten Feierabend-Drink genießen …

Tipp: Unter www.bundestag.de/sitzungskalender erhalten Sie weitere Informationen zu den Tagungs- und sitzungsfreien Wochen der Abgeordneten. Zudem haben die MdBs in den meisten Fällen einen Terminkalender auf Ihrer Website integriert, den Sie im Zweifel konsultieren können. Bleiben Sie stets informiert über die politischen Verpflichtungen Ihres bzw. Ihrer Empfänger*in. Dies zeugt auch von Professionalität und Umsichtigkeit!

Claire Bilgen-Berthod
berät bei ADVERB Verbände und NGOs in der politischen Kommunikation. Die Konzeption spannender Informationsmaterialien zu gesellschaftspolitischen Inhalten sind Ihre Leidenschaft.

030 / 30 87 85 88 – 41 | cbb@agentur-adverb.de

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #99 2021, S. 22.

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