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Vertrauen zählt – mit Hintergrundgesprächen zum Erfolg

von Christian H. Schuster und David Denne

In der politischen Kommunikation von Verbänden gilt: Missverständnisse sind tunlichst zu vermeiden. Das ist aber häufig gar nicht so leicht. Denn politischen Akteur*innen fehlt oft der Zugang zu den Herausforderungen und Nöten von Betroffenen. Dabei kann ihnen die Innenansicht von Verbänden helfen – wenn diese klar kommunizieren. Sie müssen ihre komplexen Themen so vermitteln, dass die Politik sie versteht und die Notwendigkeit Ihrer Verbandspositionen in den Gesetzgebungsprozess einbringt. Fach- und Hintergrundgespräche mit politischen Entscheidungstragenden sind eine gute Möglichkeit, um als Verband den eigenen Positionen Gehör zu verschaffen. Dazu müssen diese Gespräche allerdings detailliert vor- und nachbereitet werden. Mit unseren Praxis-Tipps holen Verbände das Beste aus Hintergrundgesprächen mit Politiker*innen heraus.

Hintergrundgespräche erzeugen Vertrauen

Die politische Arena ist heiß umkämpft. Viele unterschiedliche Interessen mit vielen unterschiedlichen Akteuren kommen zusammen und buhlen um die Aufmerksamkeit der politischen Entscheidenden. Verbände müssen sich von ihrer Konkurrenz abheben, um nachhaltig im Gedächtnis der Politiker*innen zu bleiben. Dazu ist in erster Linie Vertrauen wichtig. Interessenvertretende müssen glaubhaft vermitteln, dass im gemeinsamen Austausch auch Vertrauliches besprochen werden kann. Denn in einem vertrauensvollen Gesprächsumfeld können Verbände wichtige Informationen erlangen und platzieren. Dabei handelt es sich nicht immer nur um Vier-Augen-Gespräche, auch Gespräche mit einer kleinen Gruppe von Politiker*innen können sinnvoll sein. Dazu sollte die Gruppe von Politiker*innen allerdings homogen gestaltet sein, damit bei kontroversen Themen keine unliebsamen Diskussionen entstehen und der Gesprächsverlauf in der Hand der Verbandsvertretenden bleibt. Verbände, die einen geschützten Raum für den vertrauensvollen Austausch mit der Politik schaffen, festigen ihre Beziehungen zu den politischen Akteuren langfristig.

Verbände müssen sich von der Konkurrenz abgrenzen, um nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben.

Im gemeinsamen Gespräch sollten die Verbandsverantwortlichen auf Ehrlichkeit setzen und mit ihren Interessen nicht hinter dem Berg halten. Eine differenzierte Herangehensweise der Interessensvertretenden an Themen macht diesen zu einem ernstzunehmenden Partner für die Politik. Der offene Umgang mit den Stärken und eventuellen Schwächen der Verbandspositionen eröffnet außerdem die Möglichkeit, ebenso offen von den politischen Überlegungen des Gegenübers zu erfahren.

07.10.2021 / Ausgabe #99

Aufbruch – Verbände nach der Bundestagswahl 2021

In jeder Ausgabe des Verbandsstrategen setzen wir mit Best-Practice-Beispielen, Expertenbeiträgen und Interviews einen anderen inhaltlichen Schwerpunkt. Sie interessieren sich für das Thema? Dann schauen Sie doch gleich bei den anderen Artikeln dieser Ausgabe vorbei.

Gespräche auf Augenhöhe

Damit aus einem freundlichen Gespräch auch ein produktives Gespräch wird, sollten Verbände für Gleichgewicht zwischen allen Beteiligten sorgen. Denn nur wenn sich alle Gesprächsteilnehmenden auf einem Level befinden, können Themen angemessen diskutiert und vertrauensvoll besprochen werden. Verbände sollten daher im Vorfeld darauf achten, dass bei mehreren Teilnehmenden beide Seiten immer gleich viele Personen aufweisen. So ist es nicht angemessen, wenn ein Verband mit beispielsweise fünf Personen zum Hintergrundgespräch kommt, der bzw. die Abgeordnete aber allein oder in Begleitung eines bzw. einer Mitarbeitenden. Das numerische Gleichgewicht sollte im Vorfeld stets abgestimmt werden.

Daneben gilt es auch den Status des Gegenübers mit in die Planung einzubeziehen. Je höher der Status ist, desto hochrangiger sollten auch die teilnehmenden Verbandsvertretenden sein. Handelt es sich um ein Treffen mit Minister*in, Staatssekretär*in oder Fraktionsvorsitzenden, sollte zwingend der bzw. die Geschäftsführer*in oder der bzw. die Vorsitzende des Verbands dabei sein.

„Wann haben Sie denn Zeit?“

Politiker*innen sind viel beschäftigte Menschen – gerade beim ersten Kontakt wird es daher schwer, einen geeigneten Termin zum Austausch zu finden. Damit es doch gelingt, sollten Verbände die Terminanfragen per E-Mail oder telefonisch an die Mitarbeitenden oder ans Sekretariat der Politiker*innen stellen. Doch auch dabei müssen die meisten Verbände Geduld aufbringen. Meist bekommen nur große Verbände zeitnah einen Gesprächstermin. Kleinere Verbände werden eher warten müssen. Eine Wartezeit von vier bis acht Wochen ist keine Ausnahme, bei Minister*innen kann es bis zum gemeinsamen Gespräch auch mal sechs Monate dauern.

Da Politiker*innen nur wenig Zeit haben, sollten Verbände ihnen auch beim Gesprächsort entgegenkommen. Kurze Wege sind daher sinnvoll. Erfolgversprechender sind Treffen im Politiker*innen-Büro oder in dessen Nähe, aber der Gesprächsort muss zum Verband passen. Ein NGO mit geringem Budget sollte beispielsweise nicht unbedingt ins Edel-Restaurant einladen. Das vermittelt einen falschen Eindruck, den es unbedingt zu vermeiden gilt.

Strategie und Botschaften müssen stimmen

Ein Hintergrundgespräch mit Politiker*innen zu organisieren bedeutet in vielen Fällen einen hohen Aufwand. Damit sich dieser Aufwand lohnt, muss das Gespräch einen gewissen Mehrwert für den Verband liefern. Deshalb sollten Hintergrundgespräche stets gut vorbereitet sein. Es müssen im Vorfeld konkrete Ziele definiert werden, die aus dem Gespräch heraus entwickelt werden sollen. Das Worst-Case-Szenario ist, dass das Gespräch ohne konkretes Ergebnis endet. Indem Verbände das Gespräch zielorientiert angehen, kann dieser Misserfolg in vielen Fällen vermieden werden.

Daneben sollte in der Planung auch festgelegt werden, mit welchen Argumenten der Verband die Politiker*innen am besten überzeugen kann. Prägnante Kernbotschaften, die die Positionierung des Verbands zeigen, sind ein zentrales Element einer nachvollziehbaren Argumentationskette. Um auf die Politiker*innen erfolgreich einzuwirken, sollten Verbände ihnen zudem Mehrwerte aufzeigen, die sich aus der Verbandsposition ergeben. In der Vorbereitung bedeutet das, dass sich Verbände in di Politiker*innen hineinversetzen und überlegen sollten, wie das Gegenüber von der eigenen Position selbst profitiert.

Prägnante Kernbotschaften sind zentrales Element einer nachvollziehbaren Argumentationskette.

Auch wenn eine starke Argumentationslinie in Fach- und Hintergrundgesprächen entscheidend ist, sollten Verbände die Politiker*innen nicht mit zu vielen Informationen überfrachten – schließlich soll sich die andere Seite mit den Verbandsinhalten auseinandersetzen. Verbände müssen sich auf das Wesentliche konzentrieren, zumal Gesprächstermine mit Politiker*innen in der Regel nicht länger als eine Stunde dauern. Hilfreich sind dabei ergänzende Materialien wie kurze Factsheets oder Infografiken, um die Verbandsbotschaft in kurzer Zeit zu erklären. Sinnvoll kann es auch sein, den Büros der Politiker*innen vor dem Termin Informationen zur Vorbereitung zukommen zu lassen. Wenn es im Gesprächstermin um eine konkrete Position des Verbands geht, bietet sich auch ein Positionspapier als ergänzendes Material an. Das Positionspapier sollte aber keinesfalls über zwei Seiten lang sein – ansonsten ist die Gefahr groß, dass die Politiker*innen das Papier nicht lesen werden (siehe Serviceartikel ab Seite 22).

Mit Nachbereitung in Erinnerung bleiben

Ein gutes Hintergrundgespräch braucht viel Vorbereitung – aber eben auch Nachbereitung. Nach dem Gespräch sollten Verbandsverantwortliche die Ergebnisse kurz und knapp zusammenfassen. Sie können beispielsweise zusätzliches Infomaterial schicken, die Abmachungen aus dem Gespräch nochmals festhalten oder einen neuen Termin vereinbaren. Die kurze E-Mail nach dem Gespräch hat aber meist einen ganz anderen Nutzen: Sie sorgt dafür, dass der Gesprächsfaden nicht abbricht. Gerade wenn es um umfangreiche Reformen oder Gesetzesentwürfe geht, ist ein langfristiger Austausch unumgänglich. Eine gute Nachbereitung der Termine hilft dabei, dass der Verband im Gedächtnis bleibt und der Folgetermin vielleicht nicht zwei Monate, sondern nur drei Wochen auf sich warten lässt. Verbände sollten die Nachbereitung von Fach- und Hintergrundgesprächen deshalb als wichtige Chance und nicht als unliebsame Zusatzarbeit ansehen. Mit einer gewissenhaften Nachbereitung können Sie den Fuß in der Tür des Politiker*innen-Büros halten.

Das Gespräch lohnt sich

Fach- und Hintergrundgespräche sind eines der stärksten Mittel der Public Affairs. Im Optimalfall führen sie zu einer vertrauensvollen Beziehung zwischen den Teilnehmenden, vertreten sie die Verbandspositionen persönlich und empathisch und führen zu einem nachhaltigen Netzwerk. Damit das Gespräch zum Erfolg wird, muss es entsprechend vorbereitet werden. Verbände sollten relevante Akteure ansprechen, Kernbotschaften und Argumentationslinien formulieren sowie die passenden Rahmenbedingungen für einen produktiven und vertrauensvollen Austausch schaffen. Die Anliegen des Verbands sollten auch den Politiker*innen einen Mehrwert bieten, damit sie diese Anliegen vertreten. Das ist es aber wert. Vertrauensvolle Beziehungen in die Politik können dafür sorgen, dass Verbände unliebsame Reformen, Gesetze oder Verordnungen unter Umständen verhindern können – und ihren Mitgliedern auf diese Weise die ein oder andere Sorge ersparen.

Geschrieben von David Denne und Christian H. Schuster

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe #99 2021, S. 26.

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