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Check the list!

VerbandsmarketingVeranstaltungen zu organisieren kann zu einem schwierigen Unterfangen werden. Denn mit der Teilnehmerzahl und Dauer der Veranstaltung wächst häufig auch die Zahl der Fallstricke, die es in den einzelnen Phasen zu beachten gilt. Die Eventmanagerin Melanie von Graeve kann davon – nach über 23-jähriger Laufbahn – ein Lied singen. Sie weiß, worauf es ankommt: „Die Abläufe müssen auf den Punkt stimmen und die Dienstleister ihren Beitrag leisten.“ Um dieses Ziel effizient zu erreichen, schrieb Graeve das Handbuch für Veranstaltungsorganisation „Events professionell managen“.

Die Aufgaben bei der Vorbereitung, Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen sind sehr vergleichbar. Egal ob es sich um Informationsveranstaltungen (Seminare, Tagungen, Kongresse, etc.), Mitarbeiterveranstaltungen (Sommerfeste etc.) oder Fortbildungsveranstaltungen handelt. Aber „jede Veranstaltung – auch wenn es sich um einen wiederkehrenden Anlass handelt – stellt den Veranstalter immer wieder vor neue und individuelle Herausforderungen“, warnt Graeve. Sie weiß, dass es nichts Gefährlicheres und Fehleranfälligeres als eingefahrene Strukturen gibt. Zum einen lauert hier der Fehlerteufel und zum anderen geht der Mut verloren, Abläufe und Formate infrage zu stellen.

Graeve liefert ein solides Arbeitsbuch mit über 70 kommentierten Checklisten und Arbeitshilfen. Gerade für Einsteiger ist das Buch eine wahre Fundgrube: mit vielen Hilfestellungen und Strukturierungshilfen. Egal ob es um den richtigen Zeitpunkt für die Referentenansprache (6–9 Monate vorher), den richtigen Umfang für Teilnehmer-Feedbackbögen (nicht länger als eine Seite) oder Ausstattungs-Tipps für das Tagungsbüro (Pflaster, aber „keine Schmerztabletten an Teilnehmer ausgeben!“) geht.

Alte Hasen werden nach der Lektüre dankbar die eigene Checkliste an der einen oder anderen Stelle ergänzen. Gleichzeitig werden sie in dem Buch vergeblich nach beliebten, neuen Interaktionsformaten (wie World Cafes, fish-bowls oder Postersessions) suchen. Solche dramaturgischen Inspirationen müssen woanders gesucht werden. Dafür hält der Leser eine fundierte Management- und Organisationsfibel in der Hand, die bei der Konzeption keines Events fehlen sollte.

Übrigens: Wichtige Tipps für alle Bereiche der Verbandskommunikation haben wir bereits für Sie zusammengestellt:
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Melanie von Graeve (2014):
Events professionell managen – Das Handbuch für Veranstaltungsorganisation
ISBN-13: 978-3-86980-260-2
248 Seiten, broschiert, 24,80 EUR

rezensiert von Christian H. Schuster, IFK Berlin

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