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Geschäftsberichte für Verbände – Erfolge kommunizieren und Mitglieder binden

(c) shutterstock.com/ Aleksandr Bryliaev Wollen Sie Ihre Mitglieder über Ihre Arbeit und Erfolge informieren? Ihren Fachabteilungen eine Bühne geben? Den besonders aktiven Ehrenamtlichen eine Plattform verschaffen? Dann ist der Geschäftsbericht oder Jahresbericht das geeignete Tool.

Die Umsetzung eines solchen Projektes ist jedoch gerade für einen Verband nicht ganz einfach. Unter meist geringem Personaleinsatz müssen viele Abstimmungsschleifen und zahllose Wünsche einzelner Akteure beachtet und unter einen Hut gebracht werden. Gleichzeitig müssen die Kosten im Blick und der zeitliche Umfang in Grenzen gehalten werden.

Das Feld abstecken
Ein gut aufbereiteter und hochwertig gestalteter Geschäftsbericht kann je nach Papier, Umfang und Veredelung beim Druck eine enorme Summe an Geld kosten. Deshalb sollte gleich zu Beginn des Projektes ein realistisches Budget festgelegt werden, auf dessen Basis die redaktionelle Erstellung und Produktion geplant werden können.

Eine Finanzierungsmöglichkeit kann die Bereitstellung von Anzeigenflächen sein: Partnern oder fördernden Mitgliedern des Verbandes wird dabei die Möglichkeit angeboten, gegen einen bestimmten Betrag im Geschäftsbericht Anzeigen zu schalten. Das können auch externe Dienstleister sein, beispielsweise der Grafiker, der Lektor oder die Druckerei.

Außerdem sollten sämtliche Projektverantwortlichkeiten festgelegt werden. Wer hält die Fäden in der Hand, überwacht die Zeitpläne und kommuniziert mit externen Dienstleistern? Wie verlaufen die Freigabeprozesse für Texte, Grafiken und Bilder? Wer schreibt die Texte? All das sollte zu Beginn des Projektes geregelt werden, um einen möglichst reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten.

(c) shutterstock.com/ Svetlana Lukienko Erstellen Sie frühzeitig einen verbindlichen Zeitplan!
Auf die organisatorische Planung folgt die Erstellung des genauen und verbindlichen Zeitplans. Bei dieser Planung müssen alle Stufen und Schritte beachtet und für jeden einzelnen Arbeitsgang genügend Zeit eingeplant werden, um Kollisionen mit den folgenden Schritten zu verhindern. Hilfreich ist es, den erstellten Zeitplan mit Puffern zu versehen. Auf diese Weise bleibt für alle denkbaren Verzögerungen und Ausfälle genügend Zeit zur Kompensation.

Als Ausgangspunkt zur Zeitplanung dient der Termin der geplanten Veröffentlichung, beispielsweise die Jahreshauptversammlung. Von diesem Termin werden alle Prozesse rückwärts bis zum Anfang durchgeplant.

Unser Tipp: Kommunizieren Sie niemals Ihren eingebauten Puffer! Machen Sie deutlich, dass Materialien, Wünsche und Anmerkungen nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt angenommen werden können, um alle nachfolgenden Prozesse zeitlich einhalten und planmäßig umsetzen zu können.

Was sollen wir bloß schreiben?
Da für Verbände, im Gegensatz zu Kapitalgesellschaften, keine gesetzliche Publikationspflicht für einen Geschäfts- oder Jahresbericht besteht, gibt es auch für den Inhalt keine gesetzlichen Vorgaben. Üblich ist die Dokumentation der typischen harten Fakten, also Mitgliederzahlen und -entwicklung, durchschnittliche Mitgliedsbeiträge etc. Diese Daten müssen entsprechend erhoben und aufbereitet werden.

Doch der Geschäftsbericht eines Verbands lebt besonders von den Beiträgen der Haupt- und Ehrenamtlichen sowie der Verbandsmitglieder. Einzelne Landes- oder Arbeitsgruppen sollten von ihrer Arbeit und ihren Erfolgen berichten, wichtige Akteure im Verband sollten zu Wort kommen, Ziele können festgelegt und der Mitgliederschaft kommuniziert werden.

Außerdem sind beispielsweise Statements des Geschäftsführers, des Präsidenten und der Landesvorstände zur Entwicklung des Verbands möglich.

Orientierung bei der inhaltlichen Planung kann einerseits der Aufbau des Verbands geben, andererseits können auch die durchgeführten Projekte und Kampagnen den inhaltlichen Rahmen bestimmen.

Unser Tipp: Arbeiten Sie möglichst eng mit allen Landes- und Fachgruppen und Einzelgremien zusammen und beachten Sie deren Befindlichkeiten und Wünsche. Eine „von oben“ aufgedrückte Konzeption wird nicht selten vollständig abgelehnt. Dennoch wird es kaum möglich sein, wirklich alle Wünsche umzusetzen.

Leitfragen zum Verfassen der Texte
– Wer ist im Verband besonders aktiv? Wer sticht durch großes Engagement heraus?
– Welche Landes-, Fach- und Arbeitsgruppen gibt es? Welche Projekte haben sie verfolgt?
– Was hat der Verband im Berichtszeitraum erreicht, auf politischer, gesellschaftlicher, interner Ebene?
– Wann wurden bestimmte Meilensteine erreicht?
– Wo ist der Verband aktiv? (Branche, Orte, Landesverbände)
– Wie hat der Verband seine Ziele verfolgt und erreicht?
– Warum wurden bestimmte Maßnahmen/Kampagnen durchgeführt?

(c) shutterstock.com/ Valerie Potapova Die Gestaltung angehen
Sämtliche Überlegungen zur Gestaltung sollten vom Corporate Design des Verbands ausgehen. Dabei sollten verschiedene Varianten der Visualisierung in Betracht gezogen werden. Als Faustregel gilt: Je mehr der Geschäftsbericht in Gestaltung und Produktion einem Magazin ähnelt, umso mehr Lust werden die Mitglieder verspüren, diesen auch zu lesen.

Das bedeutet beispielsweise, dass ein Material mit einer Grammatur höher als 80 g/qm gewählt werden sollte. Das Papier kann außerdem mit verschiedenen Matt- oder Hochglanzlacken veredelt werden.

Zu beachten ist, dass die Wirkung der Farben je nach gewähltem Papier und Veredelung variieren kann. Bei den meisten Druckereien können gegen ein Entgelt Druckmuster bestellt werden, die die Auswahl erleichtern.

Auch die Wahl der Schriften ist für das Erscheinungsbild des Geschäftsberichts entscheidend. Hierbei ist jedoch Zurückhaltung geboten. Mehr als drei verschiedene Schriftarten sollten nicht verwendet werden, um eine unruhige Wirkung zu vermeiden. Die Schrift sollte gut lesbar und der Fließtext so angeordnet sein, dass er angenehm zu lesen ist. Um die Wirkung eines Magazins zu erzielen, sollte eine möglichst klare Schrift ohne Serifen gewählt werden.

Die erhobenen Statistiken sollten dazu passend hochwertig aufbereitet werden. Statt der üblichen Kreis- oder Balkendiagramme sind beispielsweise Infografiken möglich, die den Text illustrieren und zum Betrachten einladen.

Unser Tipp: Besorgen Sie sich in einem gut sortierten Zeitschriftenhandel verschiedene Magazine und lassen Sie sich von den Layouts inspirieren.

Ideen und Anregungen für den eigenen Geschäftsbericht können außerdem Berichte anderer Verbände liefern. Als positive Beispiele sind die Geschäftsberichte des WWF, der DEKRA und des Verbands Deutscher Zeitschriftenverleger zu nennen.

Die richtige Bildauswahl
Bilder erzeugen Emotionen. Die richtige Auswahl von Bildern zur Illustration eines Geschäftsberichtes ist daher von zentraler Bedeutung und sollte nicht willkürlich getroffen werden.

Die ausgewählten Bildmotive sollten selbstverständlich zum Inhalt des jeweiligen Textes passen, den sie illustrieren sollen. Dabei gilt es zu beachten, dass von jeder der abgebildeten Personen das Einverständnis zur Verwendung des Bildes eingeholt wurde. Um keine Urheberrechte zu verletzen, sollte der Fotograf unmittelbar am Bild oder im Impressum bzw. in einem gesonderten Bilderverzeichnis namentlich genannt werden. Außerdem sollte beachtet werden, dass der Geschäftsbericht möglichst gleichmäßig bebildert ist. Text und Bild halten sich idealerweise die Waage.

Unser Tipp: Nutzen Sie Bilder nicht nur zur Illustration Ihrer Texte, sondern auch als Kapitelmotive oder Kapiteltrenner. Das schafft Übersicht, trennt die jeweiligen Kapitel optisch voneinander ab und lockert gleichzeitig auf.

(c) shutterstock.com/ Aleksandr Bryliaev Varianten erzeugen Aufmerksamkeit
Ein Geschäfts- oder Jahresbericht muss nicht immer ein großes, dickes Buch sein. Entsprechend des Budgets und der geplanten Inhalte sind verschiedene Versionen denkbar. Je ungewöhnlicher das Format, desto mehr Beachtung wird der Geschäftsbericht bereits rein optisch finden.

Statt des klassischen Hochformats ist auch ein Quer- oder sogar ein quadratisches Format denkbar. Neben dem umfangreichen Bericht in Buchform kann eine Broschüre mit den zehn wichtigsten Erfolgen des Verbands im Berichtsjahr als Kurzfassung an alle Mitglieder versendet werden.

Druckproduktion
Sind alle Texte und Bilder final im Layout platziert, ist das Lektorat eingearbeitet und hat das Dokument die Reinzeichnung durchlaufen, geht der Geschäftsbericht in den Druck. Dafür stehen verschiedene Verfahren zur Auswahl.

Für große Auflagen empfiehlt sich der klassische Offsetdruck. Die Vorteile dieses Druckverfahrens liegen in der klaren Ausgabe der Farben sowie einem streifenfreien und randscharfen Druck. Der Digitaldruck ist aus Kostengründen nur für kleine Auflagen (bis 250 Exemplare) zu empfehlen. Je nach Druckoptionen und Umschlaggestaltung variieren die Dauer der Druckproduktion und die verfügbaren Termine. Diese Drucktermine sollten bei der ausgewählten Druckerei rechtzeitig erfragt und eingeplant werden.

Zu guter Letzt: Danken Sie Ihren Mitarbeitern!
Das Projekt ist geschafft – der Geschäftsbericht wird druckfrisch angeliefert. Nutzen Sie diesen Moment, um Ihren Mitarbeitern und besonders den Ehrenamtlichen für ihre Arbeit und ihr Engagement beim Geschäftsbericht zu danken. Organisieren Sie zum Beispiel einen kleinen Empfang und teilen Sie die Freude über das abgeschlossene Projekt.

von Janine Engel, IFK Berlin

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