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Hintergrundgespräch richtig vorbereiten

(c)istockphoto.com/poligonchikDroht eine geplante Verordnung Ihren Mitgliedern wirtschaftlichen Schaden zuzufügen? Gibt es einen rechtlichen oder strukturellen Missstand, der Ihren Mitgliedern das Leben schwer macht? Dann sollten Sie im politischen Raum Gehör finden und politische Entscheider oder deren Zuarbeiter in einem persönlichen Gespräch von Ihrem Anliegen überzeugen. Das politische Berlin hat seine eigenen Strukturen und Regeln, die bei der Anbahnung und Durchführung solcher Treffen beachtet werden sollten.

Politische Fach- und Hintergrundgespräche dienen der Positionierung des eigenen Verbandes im politischen Umfeld, der Beeinflussung politischer Vorhaben, der Informationsbeschaffung sowie dem Aufbau und der Pflege eines belastbaren Netzwerkes. Doch Vorsicht: Sie müssen sich über Ihre Botschaften klar sein, die Sie platzieren wollen, und Ihr Anliegen so verpacken, dass es auch Ihrem Gegenüber einen Mehrwert verspricht. Eine gute, sich an den eigenen strategischen Zielen orientierende Vorbereitung hilft, Fach- und Hintergrundgespräche als wirkungsvolles Tool der politischen Kommunikation optimal zu nutzen.

Wir müssen reden…
Das politische Umfeld ist ein eng besetztes Feld mit vielen konkurrierenden Playern. Um den eigenen Verband und dessen Positionen bekannt zu machen, von den anderen Playern abzuheben und politische Initiativen anzustoßen oder im eigenen Sinne zu beeinflussen, helfen verschiedene Formate der politischen Kommunikation. Hierzu zählen etwa Mailingaktionen an Abgeordnete, Parlamentarische Abende oder eben politische Fach- und Hintergrundgespräche. In der Regel handelt es sich dabei um Einzelgespräche mit Politikern, Ministerialbeamten oder anderen Stakeholdern aus dem politischen Umfeld. Das Format dient dem Austausch von Positionen, Einschätzungen und Informationen.

Wichtig ist, dass Interessenvertreter ihrem Gesprächspartner glaubhaft vermitteln, dass er sich in einem geschützten Raum befindet, in dem auch Vertrauliches ausgetauscht werden kann. Gelingt dies, dann lassen sich über dieses Format wichtige Informationen erlangen oder auch platzieren und gleichzeitig nachhaltige, vertrauensvolle Beziehungen zu wichtigen politischen Stakeholdern aufbauen und pflegen.

Unser Tipp: Haben Sie ein Thema oder Anliegen, das für mehrere Personen gleichzeitig interessant ist, dann können Sie auch ein Gespräch mit allen zugleich durchführen. Achten Sie allerdings darauf, dass diese Gruppe homogen ist. Dies gilt insbesondere für kontroverse Themen, bei denen andernfalls Ihre Kontrolle über den Gesprächsverlauf in Gefahr geraten kann.

Kontaktmanagement: Stakeholderanalyse hilft bei strategischer Planung
Freunde zu gewinnen, bevor man sie benötigt, ist eine der Grundregeln des Lobbyings. Sich wahllos mit jedem zu treffen ist allerdings sehr zeitaufwendig. Professionelle Interessenvertreter überlegen sich deshalb vorher, was ihre strategischen Ziele und Erwartungen im Hinblick auf ein mögliches Gespräch mit einem für sie wichtigen politischen Stakeholder sind. Eine eingehende Stakeholderanalyse hilft ihnen zu entscheiden, ob ein Termin tatsächlich Sinn macht: Ist ihr Thema überhaupt relevant für den möglichen Gesprächspartner? Welche politischen Einfluss- und Gestaltungsmöglichkeiten hat er im Hinblick auf dieses Thema? Ist es realistisch, ihn für dieses Thema zu gewinnen? Dies hilft Lobbyisten gleichzeitig, sich in den Gesprächspartner hineinzuversetzen und so Aufschlüsse darüber zu gewinnen, wie sie ihm gegenüber ihr Anliegen am besten adressieren.

Unser Tipp: Lassen Sie sich beraten! Bedenken Sie, dass politische Entscheidungen nicht von Ministern oder Fraktionsvorsitzenden, sondern oft von relativ unbekannten Fachpolitikern und Ministerialbeamten vorbereitet werden. Public-Affairs-Agenturen helfen Ihnen, die jeweils richtigen politischen Ansprechpartner für Ihr Anliegen zu identifizieren und Gespräche professionell vorzubereiten.

Auf Augenhöhe achten
Es ist wichtig, dass das Treffen auf Augenhöhe stattfindet. Grundsätzlich gilt: Je höher aufgehängt ein Gespräch, desto hochrangiger sollte der eigene Verbandsvertreter sein. Gespräche mit Ministern, Staatssekretären oder Fraktionsvorsitzenden sollte der Verbandsvorsitzende oder -geschäftsführer wahrnehmen, gern begleitet durch einen Fachreferenten, wenn dadurch die Vertraulichkeit des Gesprächs nicht gestört wird.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass die Anzahl der eigenen Gesprächsteilnehmer nicht größer ist als die des Gegenübers. Tritt der Gesprächspartner allein auf, sollte der eigene Verband mit maximal zwei Vertretern in das Gespräch gehen.

Längere Wartezeiten einkalkulieren
Wenn (noch) kein direkter Kontakt zu dem Gesprächspartner besteht, fragen Interessenvertreter einen Gesprächstermin am besten telefonisch oder per E-Mail über dessen Mitarbeiter bzw. Sekretariat an. Nur in ganz wichtigen Fällen oder wenn der Verband das nötige Gewicht hat, wird man umgehend einen Termin bekommen. Normalerweise beträgt die Wartezeit bis zu einem Treffen vier bis acht Wochen, bei einem Minister können es auch einmal sechs Monate sein. Bei der Terminanfrage ist es hilfreich, von vornherein mehrere Terminvorschläge anzubieten.

Unser Tipp: Wählen Sie den richtigen Gesprächsort aus! Achten Sie dabei darauf, dass dieser zu Ihnen, Ihrem Anliegen und Ihrem Gesprächspartner passt: Ein Sozialverband, der sich über Kürzungen bei Mutter-Kind-Kuren unterhalten möchte, tut dies besser nicht im Adlon. Da Politiker wenig Zeit haben und kurze Wege schätzen, verabreden Sie sich am besten direkt in deren Büro oder an einem Ort nahebei.

Gesprächsstrategie definiert Ziele und Kernbotschaften
Sobald der Termin steht, hilft eine Gesprächsstrategie dabei, sich optimal auf das Hintergrundgespräch vorzubereiten. Dabei ist es wichtig, konkrete Ziele zu definieren und zu überlegen, wie das Anliegen am besten gegenüber dem Gesprächspartner adressiert werden kann. Zudem muss klar sein, welcher Mehrwert dem Partner daraus entstehen kann, dass er sich eines Themas annimmt. Prägnante Kernbotschaften, die im Einklang mit der Gesamtpositionierung des Verbandes stehen, sind unverzichtbar.


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Gleichzeitig sollten Verbandslobbyisten darauf achten, dass sie das Gespräch nicht überfrachten. Normalerweise dauert ein solcher Termin eine Stunde; es gilt deshalb, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ist die Materie zu komplex, um sie in der Kürze der Zeit verständlich zu machen, dann hilft z. B. eine Grafik als visuelles Hilfsmittel im Gespräch. Ein kurzes Fact Sheet mit wichtigen Informationen zu dem Verband, das dem Gesprächspartner im Vorhinein zur Vorbereitung zugeht, hilft während des Gesprächs, Zeit zu sparen für das eigentliche Anliegen. Schließlich muss die eigene Organisation dann nicht noch langwierig vorgestellt werden.

Unser Tipp: Versetzen Sie sich in Ihren Gesprächspartner! Politiker sind ständig auf der Suche nach Themen, mit denen sie sich profilieren können. Überlegen Sie sich einen Dreh, wie dies dem Politiker im Sinne einer Win-win-Situation auch mit Ihrem Anliegen gelingen kann.

Knackpunkte offen benennen
Nur wenn Verbandslobbyisten von ihrem Gesprächspartner als ehrlich wahrgenommen werden, wird es ihnen tatsächlich gelingen, eine dauerhafte und nachhaltige Beziehung zu ihm aufzubauen. Dazu gehört, dass sie ihn nicht über ihre eigenen Interessen im Unklaren lassen. Wenn er ernst genommen werden will, dann redet der Interessenvertreter nicht nur über die Chancen, sondern auch über die möglichen Herausforderungen, Risiken oder Kosten seines Anliegens.

Unser Tipp: Mitunter dienen Fach- oder Hintergrundgespräche nur dem Austausch von Informationen und Einschätzungen. Sollten Sie zu dem Gesprächsthema bereits eine feste Position vertreten, dann fixieren Sie diese in Form eines ein- bis zweiseitigen Positionspapiers, das Sie dem Gesprächspartner übergeben. Dieses sollte nicht nur Hinweise zur Relevanz des Themas, sondern auch zu möglichen Problemstellungen und Lösungsvorschlägen beinhalten. Mehr als zwei Seiten werden von politischen Entscheidern nicht gelesen.

Nachbereitung ist wichtig
Nach dem Gespräch werden die wichtigsten Gesprächsergebnisse noch einmal kurz und prägnant in einer E-Mail oder einem Brief zusammengefasst. Ziel ist es, sich bei dem Gesprächspartner noch einmal in Erinnerung zu bringen, getroffene Zusagen zu bestätigen und zusätzliche Informationen zu übermitteln.

Unser Tipp: Arbeiten Sie zeitnah! Fertigen Sie nach dem Gespräch eine kurze Notiz über dessen Verlauf und Ergebnisse an. Dies hilft Ihnen, sich daran zu erinnern und bei einem Folgegespräch darauf zurückzukommen.

von Julian Willms, IFK Berlin

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