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Mit guter Planung gelingt jedem Verband die Reise durch das nächste Jahr!

(c)istockphoto.com/jamiraeEine gute Vorbereitung ist die halbe Miete, so lautet eine Binsenweisheit, die natürlich auch auf die Jahresplanung zutrifft. Es ist wichtig, jedes Projekt gut vorzubereiten, um Ressourcen und Budget richtig einzusetzen, aber auch um auf alle Eventualitäten vorbereitet zu sein. Doch in vielen Verbänden ist die Sinnhaftigkeit einer Jahresplanung umstritten. Was hilft eine Jahresplanung, wenn die Geschäftsstelle sie bereits im Februar aufgrund neuer Gegebenheiten über Bord werfen muss? Jedoch können bei der richtigen Vorbereitung auf das neue Jahr Ressourcen gespart und die Effizienz gesteigert werden und Verbandsvertreter können bei jeder Gelegenheit fokussiert auftreten. Es gilt, einige Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen Jahresplanung zu beachten.

 

Schritt 1: Visionen brainstormen
Im Grunde ist eine Jahresplanung eine sehr konkrete Angelegenheit. Um aber zu jener konkreten Planung zu kommen, muss zunächst klar sein, wohin der Verband steuern will. Denn wer nicht weiß, wohin die Reise gehen soll, der braucht sie auch nicht anzutreten. Eine Vision zu haben ist nicht nur für den Verband im Allgemeinen eine wichtige Grundlage der täglichen Arbeit, sondern vor allem für die Planung der Kommunikations- oder Öffentlichkeitsabteilung relevant. Denn es ist wichtig, dass der ganze Verband bei seiner Reise in einem Boot sitzt und die Kommunikationsabteilung diese Arbeit intensiv begleitet.

Also heißt es zunächst für die Leitungsebene eines Verbandes, Visionen zu brainstormen: Wo soll die Reise des Verbandes im nächsten Jahr hingehen? Oder anders gefragt: Welche Themen sollen im nächsten Jahr bearbeitet werden? Beim Brainstormen dieser Fragen gibt es keine Beschränkungen. Kein Falsch oder Richtig. Alles kommt auf den Tisch, ob realistisch oder Träumerei. Wichtig ist jedoch, dass alle Planungsverantwortlichen mit am Tisch sitzen, damit die Visionen auch mit den relevanten Entscheidungsträgern im Verband abgestimmt sind. Und dass dies rechtzeitig, spätestens im Oktober des Vorjahres, geschieht.

Unser Tipp: Verlassen Sie Ihre gewohnte Umgebung! Wenn es kein Wochenende an der See oder in den Bergen sein kann, dann nehmen Sie sich einen halben Tag und quartieren Sie sich in einem Konferenzhotel draußen vor der Stadt ein. Denn Ideen und Visionen entfalten sich erst in einem geschützten Umfeld fernab des Alltags.

(c)istockphoto.com/cucubauSchritt 2: Prioritäten setzen
Damit es nicht nur bei Visionen für das nächste Jahr bleibt, lautet der nächste Schritt auf dem Weg zu einer arbeitstauglichen Jahresplanung, Prioritäten zu setzen. Aus den zuvor benannten Visionen entsteht also eine Prioritätenliste, die mit allen anwesenden Entscheidungsträgern und Kommunikationsverantwortlichen abgestimmt ist. Mit der Erstellung einer Prioritätenliste setzt nun auch die eigentliche Planungsphase ein, denn nun entscheidet sich, welche Punkte als so relevant angesehen werden, dass sie im nächsten Jahr verfolgt werden sollen.

Unser Tipp: Bei aller Vision sollte die Prioritätenliste auch realistisch sein. Ordnen Sie daher den zunächst gesammelten Visionen nicht nur eine Priorität für den Verband, sondern auch eine Wertung bezüglich der Umsetzbarkeit zu. Aus der Verbindung dieser beiden Listen entsteht eine praktikable Prioritätenliste.

Schritt 3: Recherche betreiben
Nachdem die allgemeine Stoßrichtung für das nächste Jahr feststeht, doch noch bevor die detaillierte Planung angegangen wird, steht die Recherche schon feststehender Termine des nächsten Jahres an. Für den Verband relevante politische und branchenspezifische Termine werden später das Gerüst der Jahresplanung bilden, zudem kann die Recherche von allgemeinen Jahrestagen neue Impulse für die Öffentlichkeitsarbeit bereithalten. Daher ist es notwendig, die Recherche bereits zu einem frühen Zeitpunkt zu unternehmen. Hilfreich ist es, zunächst alle relevant erscheinenden Termine in einem Kalender zu notieren und zu einem späteren Zeitpunkt irrelevante Termine wieder zu streichen.

Unser Tipp: Branchenevents wie Messen, Kongresse und Verbandstagungen finden Sie auf www.messen.de.

Politische Termine wie Wahlen sowie Termine zu möglicherweise anstehenden Gesetzesvorhaben und -änderungen finden Sie kostenpflichtig bei der Deutschen Presseagentur (www.dpa.de/dpa-Termine.571.0.html), beim Berliner Informationsdienst (http://monitoring.tagesspiegel.de/) und über die Web-App „Der Politikkalender“ (www.politikkalender.de).

Allgemeine Jahres- und Feiertage stellt das Deutsche Rundfunkarchiv zusammen, unter: http://www.dra.de/online/hinweisdienste/jahrestage/jt_2015.pdf.

(c)istockphoto.com/MarsBars Schritt 4: Ziele formulieren
Nachdem die Prioritäten für das nächste Jahr feststehen und die für den Verband relevanten Termine recherchiert wurden, heißt es nun die Visionen, die weit oben auf der Prioritätenliste stehen, mit den relevanten Terminen zu verbinden und in Ziele für das nächste Jahr umzuwandeln. Dabei muss nicht die Vision in Gänze erreicht werden, es genügt unter Umständen auch, ein Etappenziel auszuloten. Wichtig ist in jedem Fall, dass die Ziele tatsächlich aus dem Verband heraus entstehen und nicht von außen an den Verband herangetragen werden, zum Beispiel indem man Aktionen von Verbänden, die in Konkurrenz zum eigenen Verband stehen, nachahmt. Stattdessen lohnt sich eine Mitgliederbefragung unter den eigenen Verbandsmitgliedern mit der Frage, welche Ziele der Verband aus ihrer Sicht im nächsten Jahr erreichen sollte im nächsten Jahr erreichen sollte. Die Ziele, die sich mit der eigenen Prioritätenliste überschneiden, sollten unbedingt weiterverfolgt werden.

Unser Tipp: Die formulierten Ziele sollten „SMART“ sein: „s“ wie spezifisch (eindeutig definiert), „m“ wie messbar, „a“ wie akzeptiert (von denjenigen, die sie umsetzen sollen), „r“ wie realistisch und „t“ wie terminiert (mit zeitlicher Vorgabe).

Schritt 5: Detailliert planen
Die Grundlage für die Jahresplanung ist nun durch die recherchierten Termine und die gesetzten Ziele geschaffen. Was nun folgt, ist die detaillierte Planung. Hierbei ist es wichtig, die Ziele in kleinere Etappen einzuteilen. Wann soll die Vorarbeit geleistet sein? Wann fällt der Startschuss für das eigentliche Projekt? Wann ist der Höhepunkt erreicht und wie soll dieser aussehen? Was soll in der Nachbereitung erfolgen und bis wann? Und gibt es einen Schlusspunkt für die einzelnen Projekte?

Zusätzlich sollte auch vorgemerkt werden, welche Mitarbeiter für die einzelnen Etappen der Projekte eingebunden sein müssen. So wird auch frühzeitig abzusehen sein, welche Personalressourcen zur Verfügung stehen und an welcher Stelle eventuell nachgebessert werden muss.

Unser Tipp: Bei veränderten Rahmenbedingungen sollten Sie nicht stur am ursprünglichen Plan festhalten. Nur weil das Ziel feststeht, heißt es nicht, dass unterwegs nicht ein anderer Weg dorthin eingeschlagen werden kann oder sogar sollte. Die Jahresplanung dient als Orientierung und Überblick und nicht als unumstößliche Vorgabe.

Schritt 6: Plan visualisieren
Es ist hilfreich, den Jahresplan in einem Programm zu visualisieren. Im besten Falle werden auch immer die Fortschritte der einzelnen Projekte in diesem Programm festgehalten. So hat jeder jederzeit den Überblick, ob das aktuelle Projekt im Zeitplan liegt oder nicht. Hierfür können eigene Excel-Tabellen angelegt oder auf bereits vorhandene Programme wie „Smart Tools Jahreskalender“ zurückgegriffen werden. Soll der Zugriff auch von außerhalb des Büros möglich sein, so empfiehlt sich ein internetgestütztes Programm wie der Google-Kalender.

Unser Tipp: Fangen Sie an, sich mit einem Wandkalender einen ersten Überblick zu verschaffen. Später können Sie diesen digitalisieren und gegebenenfalls den Veränderungen anpassen.

von Simon Hüther

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– Jetzt pdf downloaden: Diesen Artikel finden Sie im IFK Verbandsstrategen (Ausgabe 10/2014, S. 6).


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