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Über die Kunst, brillante Präsentationen zu entwickeln

Die goldene Regel der Design-Agentur Duarte Design lautet: „Halten Sie niemals eine Präsentation, die Sie nicht selbst von vorne bis hinten anhören möchten.“ Nur gibt es leider viel zu viele eben solcher Präsentationen, bei denen einem der Gedanke kommt, dass die Zeit besser genutzt werden könnte, als sich die Präsentation anzuhören. Und ganz ehrlich, zu oft sind die Vortragenden selbst nicht von ihren Präsentationen überzeugt. Nancy Duarte, Geschäftsführerin von Duarte Design, erklärt in ihrem Buch „Slide:ology“ Einsteigern und Profis, wie Präsentationen gelingen können: vom Aufbau über Foliendesign bis hin zu der Darstellung von Daten und dem richtigen Einsatz von Bildern und Videos.

Wenn Präsentationen keine Geschichte erzählen, stattdessen Texte auf Folien kopiert und Statistiken in unübersichtlichen Grafiken vorgestellt werden, dann hat der Vortragende die Aufmerksamkeit der Zuhörer schon verloren, davon ist Nancy Duarte überzeugt. So weit ist dies eigentlich auch jedem Kommunikationsverantwortlichen bewusst. „Slide:ology“ bietet aber eine Rundumversorgung von Informationen zu allen Aspekten, wie eine Präsentation nicht nur den Vortragenden, sondern auch die Zuhörer überzeugt. Das Buch selbst ist so gestaltet, wie eben auch eine Präsentation gestaltet sein sollte: die Bedürfnisse der Leser/Zuhörer im Mittelpunkt, die wichtigsten Inhalte konkret auf den Punkt gebracht und die Aussagen mit Grafiken und Bildern (sowie Best-Practice-Beispielen und Vorher-Nachher-Vergleichen) unterstützt und übersichtlich gestaltet.

Die zwölf Kapitel des Buches orientieren sich an den logischen Schrittabfolgen bei der Erstellung einer Präsentation. Dadurch können Kommunikationsverantwortliche in Verbänden anhand des Buches einen kompletten Vortrag Schritt für Schritt erarbeiten oder bei spezifischen Fragen direkt einen Blick in das jeweilige Kapitel werfen. Nach einer kurzen Einführung über die zentrale Bedeutung der Präsentation in der Arbeitswelt zu Beginn des Buches, steht im ersten und zweiten Kapitel die Forderung nach einer neuen Ideologie beim Präsentieren im Mittelpunkt. Diese neue Ideologie sieht Duarte darin, dass Präsentationen nicht nur gehalten werden, damit sie gehalten wurden, sondern dass sie eine Geschichte erzählen, die den Zuhörern zeigen, was die Vortragenden sagen. Dazu müssen statt Folien Ideen entwickelt werden. Der erste Schritt der Konzeption liegt also weit bevor der oder die Vortragende sich an die Umsetzung der Präsentation in einem Computer-Programm setzt. Zunächst müssen die Bedürfnisse der Zuhörer festgestellt werden. Vortragende müssen sich folgende Fragen über ihr Publikum stellen: Wie sind sie? Warum sind sie da? Was bereitet ihnen schlaflose Nächte? Wie können sie ihr Problem lösen? Wozu wollen sie die Anwesenden bringen? Welche Einwände können sie haben? Wie kann das Publikum am besten erreicht werden? Duarte empfiehlt nun, Ideen zu entwickeln, wie diese Fragen beantwortet werden können. Aus diesen Ideen entsteht eine Präsentationsstruktur – oder noch besser ein Storyboard. Die Entwicklung des Storyboards nimmt dabei fast ebenso viel Zeit in Anspruch wie die Erstellung der eigentlichen Präsentationsfolien.

Nach diesen grundlegenden Überlegungen folgen in den Kapiteln drei bis neun praktische Anweisungen, wie die Folien der Präsentation aussehen sollten, damit die Aussagen des Vortrags gut unterstützt werden. Die Betonung liegt hierbei auf „unterstützt“, denn die Präsentationsfolien dürfen nicht im Mittelpunkt stehen oder sogar das Publikum vom eigentlichen Vortrag ablenken. Vielmehr unterstützen sie grafisch oder mit starken einfachen Worten die Vortragenden. Zunächst lernt der Leser, welche Diagrammarten für welche Aussagen geeignet sind und wie diese umzusetzen sind, damit sie auch die gewünschte Wirkung erzeugen. Bei der Darstellung von Daten, beispielweise aus einer Mitgliederbefragung, sind dabei drei wesentliche Punkte zu beachten: die Wahl der Darstellungsform, die Hervorhebung der entscheidenden Daten für die Unterstützung der Aussage und die Einfachheit der Darstellung. Bei der Erstellung von Folien und ihrer Anordnung ist auch ein gestalterisches Händchen gefragt: Den Kontrast optimieren, die Hierarchie logisch anordnen, die Einheitlichkeit beachten, ausreichend Abstand schaffen, den Lesefluss garantieren, den Hintergrund einfach halten, passende Farben auswählen und noch einige weitere Faktoren sind entscheidend bei der Erstellung einer Präsentation, der das Publikum leicht und schnell folgen kann. Duarte gibt auch hier praktische Anweisungen, wie das Design der Folien professionell gelingt. Bilder – Fotos, Illustrationen sowie Videos – können dabei die Präsentation aufwerten und die Aussagen unterstreichen, jedoch muss darauf geachtet werden, dass sie dem Zweck dienen und nicht ablenken, irritieren oder gar überfordern. Sie müssen also dezent eingesetzt werden und dürfen die Logik der Präsentation nicht unterbrechen. Zum Ende des Buches stellt sich noch die Frage, wie der oder die Vortragende das Publikum so erreicht, dass die Ideen letztendlich auch übermittelt werden. Drei Tipps gibt Duarte dem Leser mit auf den Weg: erstens den Folientext auf ein Minimum zu kürzen, zweitens die Präsentation auf eine überschaubare Länge und die nötigen Informationen zu begrenzen und drittens die Präsentation ab und an zu unterbrechen und in einen persönlichen Dialog mit den Zuhörern zu treten.

Fazit: Das Buch beantwortet alle Fragen, die sich bei der Kreation und Erstellung einer Präsentation ergeben. So ist es für jeden Kommunikationsexperten, der für die Mitgliederkommunikation oder Öffentlichkeitsarbeit Präsentationen hält – egal ob Neustarter oder Profi – ein absolutes Muss. Auch für die Aufbereitung von Zahlenmaterial, z. B. bei der Präsentation von Umfrageergebnissen, finden sich in dem Ratgeber hilfreiche Hinweise. Des Weiteren werden wertvolle Tipps und neue Ideen anschaulich aufbereitet und mit praxisnahen Beispielen verdeutlicht. Durch die vielen Anwendungsbeispiele werden selbst die komplexeren Aspekte bei der Erstellung einer Präsentation leicht verständlich, sodass die nächste Präsentation sicherlich leichter fallen wird als je zuvor.

Übrigens: Wichtige Tipps für alle Bereiche der Verbandskommunikation haben wir bereits für Sie zusammengestellt:
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Bewertung:
Duarte, Nancy (2009): slide:ology: Oder die Kunst, brilliante Präsentationen zu entwicklen
ISBN: 978-3897219397
296 Seiten, 34,90 EUR

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rezensiert von Simon Hüther, IFK Berlin


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