Viele Aufgaben und Aufträge, die aus dem üblichen Tagesgeschäft herausfallen, werden in Verbänden als Projekte bearbeitet. Diese gilt es zu koordinieren, zu organisieren und zu kontrollieren. Damit ist der Grundsatz des Projektmanagements bereits umrissen. Doch was sich so kurz und knapp zusammenfassen lässt, birgt tatsächlich eine Vielzahl von Tätigkeiten, die gründlich beherrscht werden müssen. Was ein Projektleiter zur Bewältigung von Projekten wissen und beachten sollte, weiß Tomas Bohinc, langjähriger Experte für Projektmanagement und Autor verschiedener Fachbücher zum Thema.

Mit „Grundlagen des Projektmanagements. Methoden, Techniken und Tools für Projektleiter“ legt Bohinc ein praktisches Handbuch vor, das Projektleiter auf ihre umfangreiche Arbeit Schritt für Schritt vorbereitet. Von der Projektidee über das Umfangs-, Termin- und Kostenmanagement bis hin zum Personal- und Risikomanagement dient das Buch als Wegweiser durch die vielen Fachgebiete, aus denen Projektmanagement besteht, und gibt einen praktischen Überblick über die notwendigen Arbeitsprozesse.

Der Autor macht gleich zu Beginn des Buches deutlich, dass Projekte „eigene Prozesse und Regeln“ haben und sich nur bedingt ein Standard zur Bearbeitung von Projekten festmachen lässt. Dennoch lasse sich Bohinc zufolge ein allgemeiner Projektverlauf mit verschiedenen Phasen festmachen, der für die Struktur des Projekts entscheidend ist und schließlich auch zum Gelingen des Projekts beitragen kann. Die einzelnen Phasen lassen sich wiederum in Schritte unterteilen. Wie diese inhaltlich beschaffen sein sollten und wie viel Zeit, Kosten und Personal sie für sich beanspruchen, hängt jedoch vom Umfang und vom Ziel des Projekts ab und müsse projektspezifisch individuell bestimmt werden, so Bohinc.

Die Planung eines Projekts vergleicht Bohinc sehr alltagsnah und eingängig mit der Planung einer Urlaubsreise: Vor der Reise werde das Reiseziel festgelegt. Dann werde geplant, wie das Reiseziel am schnellsten und preisgünstigsten erreicht werden kann. Der ausgewählten Flug- oder Bahnroute wird genau gefolgt, bis das Reiseziel erreicht werde. Dennoch verlaufe nicht jede Reise ohne Zwischenfälle. So muss der Reiseplan eventuell neu erdacht und an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst werden, damit das Ziel der Reise trotz der Zwischenfälle erreicht werden kann. Genauso konsequent sollten Bohinc zufolge Projekte angegangen werden. Als Erstes wird das Ziel bzw. das Ergebnis festgelegt, anschließend werden die notwendigen Arbeiten, Kosten und Zeiten geplant und innerhalb des Zeitrahmens ausgeführt. Und im Falle von sich plötzlich ändernder Gegebenheiten oder auftretenden Verzögerungen entscheidet der Projektleiter, welche Schritte getan werden müssen, um das Projekt pünktlich und mit hoher Qualität zum Ziel zu führen.

Den Verlauf eines Projekts beschreibt der Autor sehr verständlich als einen Regelkreis, der sich aus den Komponenten Planen, Ausführen, Überwachen und Steuern zusammensetzt. Anhand dieses Schemas macht der Autor deutlich, dass diese vier Aspekte in einem engen Zusammenhang stehen und im Laufe des Projekts mehrmals durchlaufen werden. Als besonders hilfreiche Eselsbrücke bei der Kontrolle und Evaluierung eines Projekts nennt Bohinc die „SMART“-Formel, nach welcher ein Projekt mittels fünf einfacher Fragen bewertet werden kann:

Spezifisch: Ist das Ziel so konkret wie möglich beschrieben?
Messbar: Mit welchen Kriterien können Sie feststellen, ob das Ziel erreicht ist?
Angemessen: Ist der Aufwand für das Ziel gerechtfertigt?
Realistisch: Ist das Ziel erreichbar?
Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht werden?

In den darauffolgenden Kapiteln geht Bohinc auf zahlreiche weitere Aspekte der Projektleitung ein, namentlich auf das Termin-, Kosten-, Qualitäts-, Personal-, Kommunikations-, Risiko-, Beschaffungs- und Integrationsmanagement. Vor allem das Kommunikationsmanagement ist dem Autor zufolge eine wichtige Säule für das Gelingen von Projekten, bei denen viele verschiedene Personen zusammenarbeiten. So ist nicht selten fehlende Kommunikation einer der häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten. Bohinc zitiert Rita Mulclay, eine der bekanntesten Trainerinnen für Projektmanagement. Sie sagte, dass ein Projektleiter 90 Prozent seiner Zeit im Projekt für die Kommunikation aufwende. Als wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektkommunikation nennt der Autor die konsequente Einbindung aller Stakeholder des Projekts. Hierzu empfiehlt er, schon in der Projektplanung eine Stakeholderanalyse durchzuführen. Außerdem müsse bedarfsorientiert konzipiert und dokumentiert werden, welcher Stakeholder wie, wann, wie oft, worüber und durch wen informiert werden muss. Um dabei den Überblick zu behalten, stellt der Autor dem Leser zahlreiche verständliche Schemata, Listen und Pläne zur Verfügung, die bei der Planung und Dokumentation aller Kommunikationsbedürfnisse äußerst hilfreich sind. Außerdem betont Bohinc, wie wichtig eine eindeutige Kommunikation für den Erfolg eines Projekts ist. Obwohl es so einfach klingt, werde sie in der Praxis immer wieder vernachlässigt.

Fazit: „Grundlagen des Projektmanagements“ ist mit 192 Seiten ein recht handliches Buch für die Aktentasche. Es besticht dabei aber durch sehr viel Wissen, das in kurzen Kapiteln bündig und präzise aufbereitet wird. Der Leser ist dadurch in der Lage, sich relevante Fakten auf einfache Weise anzueignen. Die theoretischen Ausführungen werden durch zahlreiche Abbildungen, Checklisten und Tabellen ergänzt und ermöglichen dadurch eine gute Verständlichkeit und Eingängigkeit.

Viele der Tabellen und Checklisten können zudem leicht auf spezifische Projekte adaptiert werden. Das Gelesene kann darüber hinaus in Übungen am Ende der Kapitel praktisch angewendet werden. Durch ein Verzeichnis der Checklisten, ein umfangreiches Stichwort- sowie ein Literaturverzeichnis ist das Buch außerdem besonders zum schnellen Nachschlagen geeignet.

Obwohl sich einige Übungen und Beispiele auf handwerkliche Arbeiten, beispielsweise auf die umfangreiche Renovierung eines Hauses, beziehen, sind sie so konzipiert, dass sie sich problemlos auf andere Arten von Projekten übertragen lassen. So ist Bohincs Handbuch sowohl für Einsteiger als auch für Profis geeignet und bietet somit auch für Verbandsvertreter, die sich mit einem oder mehreren Projekten konfrontiert sehen und den Erfolg ihres Projekts nicht dem Zufall überlassen möchten, eine wertvolle Hilfestellung.

Bewertung:
Zielgruppe
Einsteiger
Profis
Nutzen für
Fundraising
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Lobbying
Mitgliederkommunikation
Theorie/Praxis
Praxisnähe
Theoretisch unterfüttert

Tomas Bohinc (2013): Grundlagen des Projektmanagements. Methoden, Techniken und Tools für Projektleiter.
Offenbach.
ISBN: 3869361212
192 Seiten, € 19,90