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Von der Idee bis zur Umsetzung – Projekte erfolgreich managen

Das Tagesgeschäft von Verbänden beinhaltet verschiedenste Routinen und Aufgaben, die gemeistert werden wollen. Gleichzeitig beeinflussen gesellschaftliche, interne, politische oder technische Entwicklungen die Handlungsspielräume. Um das Schiff Verband durch dieses dynamische Umfeld zu navigieren und für Herausforderungen fit zu machen, bedarf es in unterschiedlichen Bereichen innovativer und komplexer Projekte, um Strukturen zu entwickeln, zu verändern oder zu modernisieren.

Verbände wollen von ihren Mitgliedern und der Öffentlichkeit wahrgenommen werden. Mögliche Maßnahmen, mit denen eine Profilierung erreicht werden kann, gibt es viele: Die Bandbreite reicht von der Einbindungskampagne der Ehrenamtlichen über eine Neuaufstellung in Bezug auf das politische Umfeld oder eine Neugestaltung des Verbandsdesigns bis hin zur Präsenz auf Social-Media-Plattformen. Der Erfolg solcher Projekte hängt von vielen Faktoren ab. Eine funktionierende Koordination ist dabei das A und O. Damit ein Projekt effizient und zur Zufriedenheit aller erfolgreich umgesetzt werden kann, bedarf es einer fundierten Planung. Neben einem konkret formulierten Ziel und einem festen Zeithorizont ist ein Zuständigkeiten- und Budgetplan zur Projektorganisation essenziell. Des Weiteren müssen wichtige Aspekte bezüglich der Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamt sowie verbandsspezifische Entscheidungslogiken berücksichtigt werden.

Erst die Ziele definieren
Ein gemeinsames Ziel bei Projekten zu finden ist ein schwieriger, aber notwendiger Prozess. Verschiedene Anspruchsgruppen in einem Verband sollten berücksichtigt und bei großen Projekten direkt involviert werden. Projektinitiatoren sollten ein Ziel und eine Grundrichtung im Kopf haben, die den verschiedenen verbandlichen Interessen entsprechen müssen. In einem strukturierten Workshop können Ideen und Meinungen ausgetauscht werden, indem subjektive Sichtweisen aus verschiedenen Bereichen bei der Ideensammlung, Strukturierung und Bewertung in die Zielformulierung einfließen. Eine systematische Zielfindung besteht in der Analyse von Protokollen, Beschlüssen oder Erfahrungsberichten. Der Prozess der Zieldefinition kann durch einen externen Akteur moderiert und strukturiert werden, was den Vorteil einer neutralen Vermittlungsinstanz bietet. Die konstruktive Kritik eines Außenstehenden kann für die Projektkonzeption sehr wertvoll sein und neue Richtungen aufzeigen und Impulse geben.

Erst ein allgemein akzeptiertes Ziel, welches zugleich konkret und realistisch ist, hilft dabei, die weiteren Arbeitsschritte erfolgreich und effizient umzusetzen. Da von den Beteiligten viel Zeit und Arbeit investiert werden müssen, sollte neben dem Ziel auch der Nutzen des Projekts für alle Beteiligten transparent und klar sein. Chancen sollten aufgezeigt und Risiken benannt werden. Die Projektziele können für die Planung und Organisation in kleinere Meilensteine aufgeteilt werden, die jeweils für sich messbar und planbar sind.

Unser Tipp: Definieren Sie in Ihren Projektzielen einen konkreten messbaren Zustand, der an einem bestimmten Termin erreicht werden soll. Dabei ist es wichtig, die Wünsche und Bedürfnisse aller Beteiligten zu berücksichtigen. Je höher die allgemeine Akzeptanz, desto erfolgreicher können die Zielvorstellungen erreicht werden. Um die stetige Evaluation zu gewährleisten, sollten die Ziele messbar sein. Dabei müssen alle Aktivitäten des Projekts in Hinblick auf ihren Beitrag für die Zielerreichung überprüft werden können. Zielvereinbarungen müssen nicht starr sein, sondern sollten sich bei bedeutenden Änderungen von äußeren Begebenheiten schnell anpassen lassen.

Systematisch das Projekt planen
Projekte finden nicht im luftleeren Raum statt. Widerstände aus dem verbandlichen Umfeld sind genauso zu erwarten wie heterogene Interessen innerhalb eines Verbands, die ausgeglichen werden müssen. Verbandsprofis müssen ein Gespür dafür entwickeln, wie eine Kritik intendiert ist. Will der Kritiker den Prozess verzögern und die Beteiligten aus der Spur bringen, oder handelt es sich um wertvollen Input von Außenstehenden?

Zwar lassen sich nicht alle Eventualitäten im Vorfeld durchspielen, eine solide Planung ermöglicht aber, die Ziele effizient und durchdacht zu verfolgen. Je vollständiger und genauer die Aufgaben fixiert sind, desto besser können Ressourcen verteilt werden. Auf diese Weise lassen sich verlässliche Aussagen zu allen notwendigen Aufgaben und Prozessen treffen, die für die Zielerreichung erforderlich sind. Im Zuge dessen muss auch geklärt werden, welche Kosten und welcher Arbeitsaufwand die Arbeitsschritte verursachen, welche Abhängigkeiten der Schritte voneinander bestehen und welche Kapazitäten vorhanden sein müssen. Eine vollständige Übersicht über die einzelnen Teilaufgaben ist bei der zeitlichen, personellen und finanziellen Planung wesentlich. Die Ergebnisse sollten immer schriftlich festgehalten werden. Insgesamt darf nicht vergessen werden: Je besser die Planung, desto reibungsloser verläuft die Umsetzung.

Unser Tipp: Beziehen Sie auch bei der Festlegung der grundlegenden Aufgaben die Kenntnisse und Erfahrungen Ihrer Mitarbeiter ein. Beachten Sie, dass nicht alle Abläufe exakt geplant werden können. Der Planungsaufwand sollte dabei im Verhältnis zum Nutzen stehen. Nach einer fundierten Planung stellen Sie eventuell fest, wie umfangreich das Projekt ist. Diese Erkenntnis kann nützlich sein, um den Ressourceneinsatz höher zu kalkulieren oder die Ziele zu reduzieren.

Die Ressourcen kalkulieren
Nachdem das Arbeitsvolumen schriftlich fixiert worden ist, muss die zeitliche Abfolge der Aktivitäten geplant werden. Erfahrene Projektmanager analysieren, welche Aufgaben wie miteinander verknüpft sind, um zu bestimmen, bis wann welche Teilaufgaben abgeschlossen sein müssen. Um den Faktor Zeit richtig zu planen, kann es nützlich sein, die Planung vom Ergebnis her zu denken. Wenn Aufgaben nicht unmittelbar anstehen, müssen sie nicht schon im Detail geplant werden.

Je näher sie rücken, desto notwendiger ist eine detaillierte Anpassung. Da nicht alle Aufgaben parallel abgearbeitet werden können, sollten Prioritäten festgelegt werden und im Zeitplan erkennbar sein. Die finanzielle Ressource ist stark mit der zeitlichen verknüpft. Projektverantwortliche müssen den finanziellen Etat kalkulieren; hierzu strukturiert ein Projektbudgetplan den Bedarf der verschiedenen Arbeitsschritte.

Unser Tipp: Kalkulieren Sie den Zeitbedarf realistisch und berücksichtigen Sie sachlogische Verknüpfungen der Aufgaben. Bei einigen Teilaktivitäten kann es sich lohnen, Informationen über den zeitlichen Spielraum des Anfangs sowie des Endes anzugeben.
Versuchen Sie stets, Pufferzeiten zu berücksichtigen, die Unwägbarkeiten durch äußere Umstände beziehungsweise fehlende personelle Kapazitäten auffangen können. Ehrenamtler sind aufgrund ihrer beruflichen und zeitlichen Belastung nicht immer in der Lage, jede Frist einzuhalten; berücksichtigen Sie dies mit einem entsprechenden früheren Abgabedatum.

Projektstrukturplan
Ein Projektstrukturplan systematisiert alle Aufgaben und Tätigkeiten in plan- und kontrollierbare Elemente. Er beinhaltet sowohl alle Kommunikations- und Abstimmungsprozesse als auch Informationen über die Inhalte und Dauer der Arbeitsschritte. Eine tabellarische Struktur oder eine Baumstruktur ermöglicht eine übersichtliche und vollständige Darstellung zur effektiven Handhabung.

Das Projektteam zusammenstellen
Nachdem alle Ressourcen und Arbeitsschritte geplant wurden, sollten innerhalb des Projektteams klare Zuständigkeiten festgelegt und Kompetenzen im Sinne des Projektziels zusammengeführt werden. Typische Rollen können beispielsweise durch den Hauptgeschäftsführer, die Mitarbeiter der Geschäftsstelle, ehrenamtliche Mitglieder und externe Dienstleister besetzt werden.

Der Projektleiter (z. B. der Leiter der Kommunikationsabteilung) besitzt sowohl eine formale als auch eine fachliche Führungskompetenz. Bei ihm laufen alle Stränge zusammen. Er ist der Kopf des Projektteams und muss stets den Überblick über den Zeit- und den Budgetplan behalten. Gleichzeitig informiert er die Mitglieder des Projektteams über Prozesse und die damit verbundenen Aufgaben. Sowohl das Moderieren und Motivieren innerhalb des Teams als auch das Verhandeln mit wichtigen Entscheidern sind Kernkompetenzen des Projektleiters. Projektleiter haben eine Zielrichtung im Kopf, die sie engagiert verfolgen, auf der sie aber nicht beharren.

Die Fachreferenten (z. B. Mitarbeiter der Geschäftsstelle) liefern die Expertise für die Umsetzung des Projekts. Sie stellen Informationen und Fachwissen zur Verfügung und führen in Abstimmung mit dem Projektleiter die einzelnen Arbeitsschritte aus.

Zusätzliche Unterstützung können externe Dienstleister (z. B. Druckerei, Programmierer, Lobbying-Experte) bieten. Sie helfen bei konkreten Aspekten der Projektumsetzung und ergänzen mit ihrem Know-how die Kompetenz des Projektteams. Vorab sollten sich Projektverantwortliche eine Bestätigung der Fristen einholen und die Konsequenz einer Nicht-Einhaltung abklären.

Wenn verschiedene Personen an einem Projekt arbeiten, treffen verschiedene Stärken und Schwächen auf fachlicher und menschlicher Ebene aufeinander, deren Koordination eine anspruchsvolle Führungskompetenz verlangt. Innerhalb des Projektteams darf eine kritische und ehrliche Kommunikation herrschen, wenn sie dialog- und zielorientiert ist. Jedes Projektteam kann sich auf eigene Regeln einigen, welche die positive Zusammenarbeit erleichtern. Projektleiter finden Platz für Lob und befürworten auch Regeln für Kritik.

Unser Tipp: Halten Sie die Entscheidungszeiten kurz; dazu zählt auch eine autonome und schnelle Reaktionskompetenz. Vergewissern Sie sich, dass der Projektleiter Kompetenzen und Verantwortung hat, die er verantwortungsvoll und erfolgreich umsetzen kann. Dabei spielen soziale Führungsqualitäten eine enorme Rolle. Die Festlegung der Kompetenzen und Zuständigkeiten sollte schriftlich in Form einer Tabelle oder Übersicht festgehalten und für alle Projektmitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Projektbudgetplan
Bei Projekten muss der Kostenbedarf stets ermittelt werden. Die benötigten finanziellen und personellen Ressourcen müssen geplant und in einem Projektbudgetplan zusammengefasst werden. Die Kosten für Material und externe Dienstleister können präzise abgeschätzt werden. Andere Kosten können mit einem gewissen Puffer geplant werden. Der Projektbudgetplan dient einer schriftlichen Übersicht der anfallenden Kosten, um im Projektverlauf strategisch handeln zu können.

Den Prozess und die Ergebnisse evaluieren
Der Verlauf eines Projekts kann trotz sorgfältiger Planung nie in Gänze vorherbestimmt werden. Ein frühzeitiges und stetiges Monitoring sowie Controlling kann aber dabei helfen, Probleme schnell zu erkennen und die Projektplanung im Ernstfall nachjustieren zu können. Es geht dabei nicht um die Kontrolle von individuellen Arbeitsleistungen, sondern vielmehr um eine allgemeine Bestandsaufnahme. Um sich einen Überblick über den Ist-Zustand zu verschaffen, eignen sich regelmäßig stattfindende Meetings des Projektteams oder schriftliche Berichte der einzelnen Fachreferenten an den Projektleiter. Wenn große Meilensteine erreicht werden, empfiehlt es sich, diese zu würdigen, da dies einen motivierenden Effekt für die Beteiligten hat.

Konnten Zwischenziele nicht erreicht werden, sollte zunächst die Ursache lokalisiert und vom Projektteam bewertet werden. Anschließend empfiehlt es sich, zeitnah Lösungsmaßnahmen einzuleiten, um das Erreichen des Projektziels weiterhin gewährleisten zu können. Am Ende des Projekts steht die abschließende schriftliche Projektdokumentation, in der der Projektverlauf und die Ergebnisse beschrieben werden.

Unser Tipp: Die Evaluation der Projektdurchführung ist ein Prozess, den Sie ständig wiederholen sollten. Bedenken Sie die Folgen einer Kurskorrektur immer aus mehreren Perspektiven. Wenn ein Problem gelöst ist, tauchen womöglich an anderer Stelle drei neue auf. Vertrauen Sie bei der Problemlösung auf die Kompetenzen und Sichtweisen des gesamten Projektteams.

Erfahrungen für die Zukunft nutzen
Jedes Projektmanagement bringt neue Erfahrungswerte, die für zukünftige Projekte wichtig sind. Nicht immer sind die vorher gesteckten Erwartungen mit den Ergebnissen deckungsgleich, was sich nicht zwangsläufig in Unzufriedenheit ausdrücken muss. Ebenso können äußere Entwicklungen das Projektergebnis nachhaltig beeinflussen. Projektmanagement kann trotzdem eine erfrischende Wirkung auf Verbandsstrukturen haben. Wenn Ehrenamtler sich bei einem Projekt motiviert beteiligen, kann sich daraus neues Engagement für den Verband entwickeln. Erfahrene Praktiker wissen: Erfolgreiche Projekte wirken über das eigentliche Ziel hinaus.

Unser Tipp: Dokumentieren Sie den gesamten Projektverlauf und halten Sie Ergebnisse und Erkenntnisse schriftlich fest. Bevor Sie ein neues Projekt angehen, sollten Sie sich die Zusammenfassung noch einmal vor Augen führen und gewonnene Erfahrungen in die Planung von neuen Projekten einfließen lassen.

von Heike Hoffert & Christian Hengstermann, IFK Berlin

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