Haben Sie schon einmal einen professionellen Film produziert? War es Ihr Ziel, die Zuschauer für ein Thema zu interessieren, sie emotional zu involvieren, die komplexen Zusammenhänge einmal spürbar zu machen und in der Lebens- und Sinneswelt der Zielgruppe zu verorten? Und heraus kam am Ende nur eine sehr teure, bewegte Kurzversion Ihrer Informationsbroschüre? Dann sind Sie womöglich an einen falschen Dienstleister geraten, hatten andere Budgetvorstellungen oder der Filmemacher hat Ihr Briefing missverstanden. Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick, was Sie bei einer Filmproduktion alles berücksichtigen müssen.

Aufgrund der hohen Rezipientenkompatibilität ist der Film ein gängiges Instrument für die Verbandskommunikation. Verbände können einen Film ins Internet stellen, bei Veranstaltungen vorführen oder Mitgliedern für deren Kommunikation überlassen. Die grundlegende Stärke eines Films liegt in der Vermittlung von Erlebnissen und komplexen Erfahrungen. Filme setzen an den Emotionen der Zuschauer an, können ihr Publikum öffnen und ganzheitliche Eindrücke vermitteln. Gestalterisch können Verbände dabei alle Register ziehen: Bild, Ton, narrative Dramaturgie, Typografie, Animation etc. Dadurch können Filme auch zu einer barrierearmen Kommunikation beitragen und helfen, Menschen mit sinnlichen oder kognitiven Einschränkungen besser zu erreichen.

Am Anfang steht das Konzept
Nehmen Sie sich zusammen mit Ihrem Dienstleister ausreichend Zeit für die Konzeption. Durch eine sorgfältige Abstimmung können Sie viel Zeit, Nerven und Geld sparen. Seien Sie mutig und setzen Sie Schwerpunkte, die „Eier legende Wollmilchsau“ gibt es auch beim Film nicht.

Ein Film ist kein Wundermittel und sollte immer im Zusammenhang mit Ihren anderen PR-Maßnahmen gesehen werden. Um dem Medium Film gerecht zu werden, sollten Sie vermeiden, Ihre Werbebroschüre einfach in ein Bewegtbildformat zu „gießen“. Stellen Sie sich als Erstes die Frage: Was möchte ich in meinem Film zeigen, was ich mit den anderen Medien so nicht transportiert bekomme?

Sie müssen sich also entscheiden, wie Sie den Film primär auswerten wollen, und sollten bereits in der Konzeption entscheiden, ob es eine Kurz- und eine Langfassung des Films geben soll. Und natürlich ist die Frage nach der Hauptzielgruppe entscheidend. Wie viele Informationen braucht die Hauptzielgruppe, wie müssen diese aufbereitet sein (soll es ein emotionaler Animationsfilm werden oder eher ein seriöser Interviewfilm?) und über welchen Präsentationskanal erreichen Sie Ihre Zielgruppe am ehesten?

Unser Tipp: Bereiten Sie sich vor! Wenn bei der Konzeption bereits die wichtigsten Fragen beantwortet werden, hilft dies später, Dienstleisterangebote einzuholen.

Folgendes in eine Checkliste packen
– Wer ist meine Zielgruppe?
– Auf welchen Personenkreis beziehen sich die Intentionen meines Films?
– Mit welchen Zuschauern würde ich gern später in näheren Kontakt treten?
– Was will ich mit dem Film erreichen?
– Zu welchem Zweck soll der Film später eingesetzt werden?
– Welche Stimmung soll sich auf den Zuschauer übertragen?
– Was sollen die Zuschauer nach dem Ansehen des Films verstanden haben?
– Welches Bild, welcher Eindruck von der dargestellten Sache soll sich vermitteln?
– Will ich mich mit dem Film von anderen Darstellungen zum Thema abgrenzen?
– Wie will ich den Film auswerten?
– Wie lang soll der Film werden?
– Welche Auswertungskanäle/Vertriebswege sind geplant und welcher wird zentral?
– Brauche ich unterschiedliche Schnittfassungen (z. B. lange und kurze Version)?
– Gibt es bereits feste Termine, zu denen der fertige Film präsentiert werden soll?
– Was ist für die Recherche wichtig?
– Habe ich vorhandene Filme als Vorbild vor Augen, wenn ich über das Projekt nachdenke?
– Habe ich relevantes Recherchematerial (z. B. Filme, Bücher, Broschüren zu dem gleichen Thema), das ich dem Filmhersteller zur Verfügung stellen kann?
– Gibt es Grafiken, Fotos, Tonaufnahmen oder Videomaterial, das ich gern im Film verwenden würde?
– Habe ich die Rechte an diesem Material?
– Gibt es bestimmte Personen, Veranstaltungen oder Orte, die auf jeden Fall im Film vorkommen sollen?

Angebote einholen
Ein Film kostet vergleichsweise viel Geld und Zeit. Damit es während der Produktion keine bösen Überraschungen gibt, ist eine sorgfältige Vorbereitung unverzichtbar. Dazu gehört es auch, die konzeptionellen Vorstellungen mit dem Dienstleister abzusprechen.

Leider lassen sich die Kosten für einen Film nicht pauschal an der Filmlänge festmachen. Je nach technischem Aufwand, Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter sowie Drehort und Drehzeitraum kann z. B. ein 30-sekündiger Werbespot sehr viel mehr kosten als eine 20-minütige Reportage. Es ist üblich, immer zwei bis drei Vergleichsangebote von verschiedenen Dienstleistern einzuholen. Um diese Angebote vergleichen zu können, sollte darauf geachtet werden, dass in der Kostenstruktur alle Leistungsarten jeweils nach Stückzahl und Stückpreis aufgeschlüsselt werden.

Unser Tipp: Wir alle haben jemanden im Bekanntenkreis, der etwas mit Film oder Fernsehen zu tun hat. Doch jedes Filmformat hat seine eignen Anforderungen und kein Regisseur kann alle Filmformate bedienen. Entscheidend sind hier die Referenzen! Lassen Sie sich in jedem Fall Arbeitsproben (auch „Showreels“ genannt) des Regisseurs zeigen, bevor Sie sich für einen Dienstleister entscheiden. Hat er schon einmal einen vergleichbaren Film verantwortet? Bedenken Sie bei der Budgetaufstellung, dass auf die Leistungen von freien Filmschaffenden Künstlersozialkasse-Abgaben (KSK) erhoben werden. Falls Sie unsicher sind, fragen Sie Ihren Dienstleister einfach direkt danach.

Kleingedrucktes
Da während des Produktionsprozesses bereits Kosten entstehen, sind bei Filmprojekten mit einer Laufzeit von mehr als vier Wochen (Auftragserteilung bis Fertigstellung) Abschlagszahlungen üblich. Hier hat jeder Anbieter seine eigenen Zahlungsmodalitäten. Auftraggeber sollten jedoch darauf achten, dass mindestens 25 % der Angebotssumme erst bei Lieferung des fertigen Films fällig werden. Ebenfalls wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass der Liefergegenstand eindeutig definiert wird. Dazu müssen die notwendigen Dateiformate benannt werden, in denen die Filme vom Filmhersteller zur Verfügung gestellt werden sollen, damit eine störungsfreie Verwendung im betrieblichen Medienumfeld des Kunden möglich ist.

In der Regel gehen die Nutzungsrechte am Film erst nach der vollständigen Bezahlung vom Filmhersteller an den Auftraggeber über. Im Optimalfall erhalten Kunden die exklusiven, zeitlich und räumlich unbeschränkten Nutzungsrechte am Filmwerk. Sollte der Filmhersteller jedoch nach Nutzungsarten (z. B. für Veranstaltungen, Internet, TV, Kino, U-Bahn-Fernsehen etc.) und/oder Laufzeit der Nutzung differenzieren, dann sollten Verbände sich gut überlegen, welche Nutzungsarten sie für welchen Zeitraum wirklich brauchen, da sich diese häufig auch auf die Kosten auswirken.

Unser Tipp: Auch wenn eine Betriebshaftpflicht zum Standard gehört, vergewissern Sie sich, dass der Filmhersteller über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügt. Ansonsten können Sie gerade bei kleineren Anbietern im Schadensfall auf den Kosten sitzen bleiben.

Projektmanagement
Nun kann es losgehen: Die Recherche beginnt. Und spätestens jetzt merken Unerfahrene, dass eine Filmproduktion auch den Auftraggebern viel Mitarbeit abverlangt. Für die inhaltliche und organisatorische Zusammenarbeit empfiehlt es sich, dass Verbände einen verantwortlichen Hauptansprechpartner aus den eigenen Reihen benennen. Diese Person sollte befugt sein, mit dem Filmhersteller verbindliche Absprachen über die Filmgestaltung zu treffen. Die Person bündelt alle Fragen nach innen und außen und sollte dabei den Gesamtprozess überwachen. Ein solcher direkter Ansprechpartner ist auch auf der Dienstleisterseite unabdingbar.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass der Filmhersteller den Produktionsprozess für Sie nachvollziehbar macht und entsprechende Drehpläne und Produktions-Checklisten liefert. Dies ist insbesondere dann sehr wichtig, wenn Sie Hilfsmittel zur Verfügung stellen müssen.

Jetzt PDF downloaden: Diesen Artikel finden Sie im Verbandsstrategen Ausgabe 08/2014, S. 6.